Wat is een personeelsplanning

Terug naar Blog
personeelsplanning

Wat is een personeelsplanning

Een personeelsplanning is zoveel meer dan je medewerkers vertellen wanneer ze moeten werken. Het is een balans tussen de behoefte en de beschikbaarheid van je medewerkers, de wensen van je opdrachtgevers en de doelen van het bedrijf. Anders gezegd, je gaat een medewerker met de juiste skills inplannen op het juiste moment bij de juiste klant.

Doordat je met verschillende behoeftes rekening moet houden en omdat je omgeving continu in beweging is, is het een enorme puzzel om de balans te vinden tussen deze drie factoren. Daarom wil ik je graag mee nemen in wat een personeelsplanning nu eigenlijk is.

Wat is het doel van een personeelsplanning

De planning zorgt voor een overzicht van je medewerkers, de beschikbaarheid, de vaardigheden, het tijdstip en de locatie waar een medewerker ingepland gaat worden. Hierdoor heb je een goed beeld over de huidige en de toekomstige personeelsbehoefte. Door het maken van een personeelsplanning creëer je een optimale personeelsbezetting. Hiermee bedoel ik, dat je altijd beschikt over de juiste aantal medewerkers met de nodige vaardigheden die je in kunt zetten op de juiste plaats.

Waar moet ik beginnen

Je kunt je voorstellen dat dit een hele uitdaging is. Er komen veel zaken bij kijken en het verandert continu. Allereerst is het belangrijk om een overzicht te maken van je huidige medewerkers en bezetting;

  • Start met het maken van een basisrooster
  • Creëer een personeelsbestand
  • Vraag de beschikbaarheid van je medewerkers op
  • Breng je vraag en aanbod in kaart

Een goede personeelsplanning maken

Onze ervaring leert dat de juiste manier van plannen de sleutel is naar een mooie groei van jouw bedrijf. Hierover hebben wij een E-book geschreven. In het boek nemen wij je mee van A tot Z en geven we mooie tips weg. Voel je vrij om het boek hier gratis te downloaden.

Wat is belangrijk voor de medewerkers

Je hebt een goede personeelsplanning, dat wil nog niet zeggen dat het ook de juiste planning is voor jouw medewerkers. Medewerkers hebben meer nodig dan alleen een planning. Ze willen onderdeel zijn van het bedrijf, een doel hebben, zich gehoord voelen, ze willen simpelweg ‘erbij horen’. 

Vaak wordt er vanwege stress en werkdruk niet goed gekeken naar alle factoren. Medewerkers worden ingezet omdat er op dat moment een vraag is en men wil zo snel mogelijk de dienst invullen.

Maar passen de werkzaamheden wel bij deze persoon? Wil de persoon wel op die dag en dat tijdstip werken? Heeft de persoon wel de juiste skills? Voelt de persoon zich wel prettig bij de werkzaamheden?

Een personeelsplanning helpt hierbij, het zorgt voor de juiste communicatie tussen jou en team.

Overzicht

Een goed overzicht creëren is enorm belangrijk, voor jou maar ook voor je team. Dit doe je door de beschikbaarheid en de behoeftes van je medewerkers in kaart te brengen. Tip: Start met een basisrooster.

Doe dit niet eenmalig! Breng regelmatig de behoeftes van je medewerkers in kaart, bijvoorbeeld maandelijks. Hou de tevredenheid in het rooster goed in de gaten. Dit zorgt ervoor dat je kunt blijven voldoen aan hun behoeftes en hierdoor blijft het overzicht duidelijk en actueel.

Dit draagt bij aan

Doordat je beschikt over een actueel overzicht van de beschikbaarheid kun je sneller schakelen bij roosterwijzigingen. Hierdoor kun je met zo min mogelijk overleg een medewerkers inplannen. Daarnaast creëer je een stabiel rooster doordat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Hierdoor ontstaat er een betere balans tussen werk en privé, dat enorm bijdraagt aan het werkplezier.

Bij een stabiel rooster zullen er minder roosterwijzigingen voorkomen. En omdat er weinig roosterwijzigingen zijn, zullen je medewerkers het niet zo erg vinden om zo nu en dan voor een collega in te vallen. Er ontstaat een prettige samenwerking, een echt team!

Beschikbaarheid voor personeelsplanning

Communicatie

Zoals je inmiddels weet is de juiste communicatie heel belangrijk om een goed overzicht te krijgen en te behouden. Omdat je communiceert met het team, je luistert en reageert op wat de medewerkers nodig hebben, voelen ze zich gehoord. Medewerkers zijn mensen met behoeftes, geen pionnen die je zomaar kunt verplaatsen. 

Dit leidt naar

Door het blijven communiceren met je team geef je het gevoel van medezeggenschap. Je geeft het gevoel dat ze belangrijk zijn, wat ze ook absoluut zijn! Medewerkers willen onderdeel zijn van het bedrijf, zich nuttig voelen en iets kunnen bijdragen. Dat maakt mensen tevreden.

Tevreden medewerkers zorgen voor een fijnere samenwerking en een betere productiviteit, wat vervolgens enorm bijdraagt aan het werkplezier. Iedereen verdient het om met plezier naar hun werk te gaan! 

Voor mij persoonlijk is dit de betekenis van leidinggeven. Werk samen met mensen, luister en reageer, behandel elkaar met respect en zorg voor een fijne werkomgeving.

het rooster is automatisch voor iedereen gekoppeld

Groei

Wist jij dat, een goede personeelsplanning bijdraagt aan de groei van jou bedrijf? Kleine stappen leiden naar grote gevolgen.

Jouw medewerkers zijn de kern van het bedrijf. Het team gaat zorgen voor een soepel verloop in het rooster, ze zullen namelijk minder snel afwezig zijn doordat ze tevreden zijn met het werkrooster. Daarnaast gaat het team je klanten tevreden houden, zij zijn het visite kaartje van jouw bedrijf. En tevreden klanten leiden weer naar een goede mond op mond reclame.

Omdat je minder in de planning hoeft te puzzelen, minder brandjes hoeft te blussen en je klanten tevreden zijn kun jij je focussen op andere werkzaamheden die het bedrijf nodig heeft. Dit alles gaat zorgen voor een mooie stabiele groei.

Wij helpen!

Tegenwoordig bestaat er geweldige software voor personeelsplanning die helpt bij het snel kunnen schakelen en zorgt voor de juiste communicatie. En laten wij nu net beschikken over die software ;-).

Via de online omgeving vraag je heel gemakkelijk de beschikbaarheid op van je medewerkers. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van hun behoeftes en beschik je altijd over een realtime overzicht. Je krijgt dus niet meer achteraf te horen dat iemand toch niet kan.

Tijdens het maken van de planning zie je in één oogopslag wie je in kunt roosteren en wie niet beschikbaar is. Wanneer de planning wordt gepubliceerd wordt het een rooster voor je medewerkers. In het rooster zien je medewerkers waar, wanneer en hoe laat hun dienst begint. Onduro zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van hun komende diensten.

Omdat alle data aan elkaar gekoppeld is krijgt de beheerder direct te zien wanneer een medewerker de uren heeft ingevuld. Wanneer de beheerder de gewerkte uren goedkeurt, verwerkt Onduro het direct in de urenregistratie. Omdat de gewerkte uren door de medewerker en de werkgever is goed gekeurd, is de urenregistratie altijd actueel en zullen er minder misverstanden ontstaan.

Gratis ontdekken

Benieuwd naar hoe Onduro eruit ziet? Je kunt het twee weken lang gratis ontdekken. Laat ons je helpen om het leven makkelijker te maken 😉

    Terug naar Blog