Roosterwijziging verminderen – zo doe je dat!

Terug naar Blog
Onderweg altijd inzicht in het rooster bij een roosterwijziging

Roosterwijziging verminderen – zo doe je dat!

Is je medewerker ziek? Of verzet je opdrachtgever de werkzaamheden? Het op en neer bellen, appen of mailen wanneer er een roosterwijziging plaatsvind kost veel tijd.

Het kan frustrerend zijn wanneer je medewerker niet snel genoeg terug reageert. Je voelt de druk om de betreffende dienst op te vangen. Krijg je nog iemand op tijd gevonden? Ga je zelf bijspringen? Of neem je je verlies en bel je de werkzaamheden af? Dat wil je natuurlijk voorkomen!

Hoe fijn zou het zijn als je jouw medewerkers kunt inplannen zonder overleg! Maar helaas. Medewerkers zijn geen pionnen die je zomaar kunt verschuiven. Het zijn mensen met behoeftes en een privĆ© agenda naast hun werkleven. Behandel ze ook zo šŸ˜‰

Echter is het wel mogelijk om met zo ā€˜min mogelijkā€™ overleg je medewerker in te plannen bij een roosterwijziging. Dit is alleen mogelijk wanneer je de beschikbaarheid met daarbij de behoeftes van je team duidelijk in kaart hebt.

Beschikbaarheid, wat is dat eigenlijk?

Wanneer een medewerker zijn beschikbaarheid opgeeft, wordt er doorgegeven wanneer de medewerker beschikbaar is om ingepland te worden. Het wil niet zeggen dat alle uren worden ingepland. 

Een medewerker kan 38 uur beschikbaar zijn en vervolgens 30 uur ingepland worden. Dat houdt in dat de medewerker indien nodig nog 8 uur beschikbaar is. 

Vormen van beschikbaarheid

Tijdens de contractbespreking hebben jullie gezamenlijk de uren besproken. Het zijn deze terugkerende uren voor een bepaalde periode (wekelijks of maandelijks) waarvoor de medewerker beschikbaar moet zijn. Dat wil niet zeggen dat de medewerker de gehele week op alle momenten beschikbaar is. 

Door de beschikbaarheid van je medewerker op te vragen, breng je in kaart wanneer je de medewerker wel kunt inplannen. Een basisrooster maken helpt om een goed overzicht te krijgen.

Daarnaast is er uitzonderlijke beschikbaarheid. Dit zijn de momenten waarop een medewerker extra kan werken naast het rooster.

Hoe zorg je voor minder roosterwijzigingen achteraf

Of je nu in Excel werkt of in een online personeelsplanning app, zomaar een roosterwijziging aanbrengen is geen goed idee. Dat moet je ook niet willen als werkgever. Je werkt met mensen, mensen hebben behoeftes en zijn geen pionnen.

Vraag aan je medewerkers wanneer ze beschikbaar zijn en creĆ«er een duidelijk overzicht. Van hieruit kun je een basisrooster maken. Een herhalend en individueel rooster met daarin de standaard beschikbaarheid van je medewerkers.  

Wil je meer weten over een basisrooster maken? Lees hierover meer ā€˜Hoe maak ik een basisrooster?‘.

Daarnaast noteer je ook de uitzonderlijke beschikbaarheid. Het gaat je enorm veel tijd besparen als je niet eerst rond hoeft te bellen of er Ć¼berhaupt wel iemand beschikbaar is. 

Overleg bijvoorbeeld maandelijks of om de 4 weken naar hun tevredenheid. Zijn ze tevreden over de uren? Willen ze meer of juist minder werken? Komen er veranderingen aan in hun beschikbaarheid? 

Een terugkerende heldere communicatie zorgt ervoor dat het overzicht actueel blijft. Hierdoor kun je blijven voldoen aan de behoeftes van je team en zul je direct merken dat er minder roosterwijzigingen achteraf plaatsvinden. 

Je zult ook merken dat wanneer er roosterwijzigingen achteraf plaatsvinden, je sneller kunt schakelen omdat je meer inzicht hebt. In het actuele overzicht kun je direct zien wie er ingeroosterd kan worden.

Overzicht van de beschikbaarheid zorgt voor minder roosterwijzigingen
Een basisrooster maken helpt bij het creƫren van een duidelijk overzicht

Wat levert een actueel overzicht van de beschikbaarheid op

Doordat je regelmatig aan je team vraagt of ze tevreden zijn over het rooster, voelen de medewerkers zich gehoord. Je creĆ«ert een gevoel van medezeggenschap en dit zorgt voor betrokkenheid en een betere balans tussen werk en privĆ©. 

Een basisrooster maken helpt bij het creĆ«ren van een duidelijk overzicht en het zorgt voor een stabiel rooster met een soepel verloop. Er ontstaan minder roosterwijzigingen omdat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn. 

Het is belangrijk dat je team tevreden is over het rooster want tevreden medewerkers zorgen voor betere resultaten en een fijne samenwerking. Door de fijne samenwerking zullen je medewerkers het niet zo vervelend vinden om zo nu en dan voor elkaar in te vallen. Jij en je team kunnen hierdoor sneller schakelen bij een roosterwijziging.

Je gaat samenwerken met je team in plaats van vertellen wanneer ze moeten werken šŸ˜‰

Dit zorgt voor verbinding waardoor je medewerkers met meer plezier naar het werk gaan. Meer plezier op de werkvloer betekent meer productiviteit. Tevens verlaag je hierdoor het ziekteverzuim en zullen er dus ook minder roosterwijzigingen voorkomen.

Hoe krijg ik meer inzicht in de beschikbaarheid

  • Maak duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld, laat je team 4 weken van te voren hun beschikbaarheid doorgeven
  • Ontvang de beschikbaarheid bijvoorbeeld via email. Of als je gebruik maakt van een planningspakket, via de app. Let op, niet mondeling! Dat kan makkelijk vergeten worden en kan leiden tot miscommunicaties.
  • Geef altijd een heldere terugkoppeling van de ontvangen beschikbaarheid
  • Communiceer goed als je bijvoorbeeld niet kunt voldoen aan de behoeftes van je medewerkers.
  • CreĆ«er voor je planning een duidelijk overzicht van de (niet) beschikbaarheid. Hierdoor ontstaat er meer inzicht.
  • Overleg met regelmaat of je medewerkers nog tevreden zijn over het rooster

Uiteraard begrijp ik dat het bijhouden van een overzicht soms kan voelen als een tijdrovende klus, maar het is wel een hele belangrijke klus. Jouw medewerkers zorgen namelijk voor een goed lopend bedrijf, zij zijn de kern. Als jou team tevreden is zullen er minder roosterwijzigingen voorkomen wat bijdraagt aan een goed lopend bedrijf.

Een roosterwijziging achteraf kan natuurlijk altijd voorkomen. De kunst is om met zo ā€˜min mogelijkā€™ overleg een medewerker in te roosteren. Je gaat veel tijd besparen als je niet meer zoveel op en neer hoeft te bellen. En dat is alleen mogelijk door de juiste communicatie waardoor je meer inzicht krijgt en vervolgens een overzicht maakt voor jezelf en je team.

Met de juiste communicatie verminder je de kans op de een roosterwijziging achteraf

Slimme hulp

De huidige technologie helpt ons hierbij. Communiceer via Onduro en het legt in een handomdraai jouw afspraken vast in een realtime overzicht. Hierdoor bespaar je veel tijd en is iedereen altijd op de hoogte.

Laat medewerkers hun beschikbaarheid opgeven in de app van Onduro zodat je altijd een actueel overzicht hebt van jouw team. Doordat je meer inzicht hebt in de beschikbaarheid van je medewerkers kun je blijven voldoen aan de behoeftes. Hierdoor verminder je de kans op een roosterwijziging achteraf.

Je medewerkers kunnen ook hun vakantie aanvraag indienen via de app. Dit kun je vervolgens goed- of afkeuren. Bij goedkeuring wordt het direct verwerkt in het realtime rooster. Omdat iedereen inzicht heeft in het realtime rooster creƫer je een heldere communicatie met zo min mogelijk overleg.

Of ben je opzoek naar de juiste medewerkers voor een dienst? Verstuur in de app van Onduro een open dienst. De betrokken medewerkers ontvangen hierover een melding waarvoor ze zich kunnen aanmelden of inschrijven. 

Deze manier van communiceren gaat vele malen sneller dan het op en neer bellen. Daarnaast voldoe je aan de behoeftes omdat de medewerker zichzelf aanmeldt en daarmee beschikbaar stelt voor een dienst.

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Voel je vrij om een demo aan te vragen zodat je alle gemakken gratis 2 weken kunt ervaren, zonder dat je ergens aan vast zit.

    Plannen is meer dan je medewerkers vertellen wanneer ze moeten werken

    Ben je het met mij eens? En wil jij meer te weten komen over een goede personeelsplanning? In het E-BOOK dat je gratis kunt downloaden vertel ik je alle tips en tricks over het plannen voor groei. Waarom zou je moeilijk doen als het ook makkelijk kan šŸ™‚

    Terug naar Blog