Eenvoudig een professionele personeelsplanning maken

Terug naar Blog

Eenvoudig een professionele personeelsplanning maken

Veel ondernemers werken met een personeelsplanning. Maar er zijn verschillende manieren om personeel in te plannen. En ieder bedrijf heeft andere behoeftes en een andere manier van plannen nodig. Maar er is een rode draad die iedere onderneming zal helpen om het plannen van personeel makkelijker en professioneler te maken.

Soms zijn het de kleine dingen die leiden naar grote veranderingen. Je moet ze alleen net weten. Daarom neem ik je graag mee in een aantal tips wat jou gaat helpen om je professionele personeelsplanning soepeler te laten lopen. 

Maak een basisrooster

Het maken van een herhalend basisrooster gaat je helpen om sneller een opdracht te kunnen verbinden aan een moment. Om vervolgens het moment aan een medewerker te kunnen koppelen. 

Wanneer je gebruik maakt van een basisrooster krijgt je planning een vaste vorm, dit gaat je helpen om sneller te kunnen schakelen bij onverwachte momenten. Je medewerkers weten namelijk waar ze aan toe zijn. En omdat het rooster niet om de haverklap gewijzigd wordt zullen je medewerkers sneller bereid zijn om mee te helpen bij een roosterwijziging. 

In ons gratis E-book vertellen wij hier meer over en geven we handige tips weg. Wij nemen je in 5 stappen mee naar een ijzersterke personeelsplanning.

Hou rekening met de behoeftes en de wensen van je medewerkers

In je personeelsplanning is het heel belangrijk dat je de juiste mensen op de juiste plek en op het juiste moment neerzet. 

Luister goed naar de behoeftes van je medewerkers en reageer daarop. Dit zorgt voor een tevreden team. Dit wil iedere onderneming, want tevreden medewerkers zorgen namelijk voor betere resultaten, een goede samenwerking en het vermindert de kans op wijzigingen in het rooster. Dit draagt enorm bij aan meer balans in je personeelsplanning en aan vermindering in het ziekteverzuim. 

Vraag regelmatig naar de behoeftes en de wensen van je medewerkers, bijvoorbeeld één maal per 4 weken. Hierdoor blijf je op de hoogte en kun je blijven voldoen aan datgene wat ze nodig hebben. 

Door regelmatig aan je team te vragen wat ze nodig hebben, toon je interesse. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en dat ze serieus genomen worden. Hierdoor bouw je aan een sterke relatie en dat zal leiden naar een betere samenwerking met je team.  

Tip

Laat medewerkers zelf hun beschikbaarheid invullen. Op deze manier weet je zeker dat er gewerkt wordt op dagen dat ze kunnen werken

Dit kun je doen door iedereen hun beschikbaarheid door te laten geven via de mail. Maar wat makkelijker en sneller gaat voor jou en je medewerkers is via een online planningstool. 

De medewerkers vullen online in wanneer ze diensten kunnen draaien, hierdoor heb jij altijd en direct inzage in de beschikbaarheid. 

Beschikbaarheid voor personeelsplanning

Wees oplettend

Je wilt een goede werksfeer behouden, daarvoor is het handig om goed op je medewerkers te letten. 

Als iemand vraagt om een roosterwijziging is dat vaak echt nodig. Maar het kan gebeuren dat iemand zich regelmatig afmeldt. De diensten worden dan opgevangen door collega´s. Je wilt natuurlijk voorkomen dat dit te vaak gebeurt en dat er onderling geen fijne verstandhouding ontstaat. Dit heeft namelijk invloed op het hele team. 

Hou dit in de gaten. Probeer erachter te komen via een persoonlijk gesprek wat diegene nodig heeft om weer met plezier naar het werk te gaan. Is de persoon niet blij met het rooster? Of zijn er problemen om zakelijk en privé in balans te houden? 

Tip

Houdt een logboek bij. Noteer de datum en tijd wanneer er wordt afgemeld en wat hiervoor de reden is. Op deze manier kun je goed in de gaten houden hoe vaak iemand zich afmeldt voor een dienst.

Een personeelsplanning software helpt je om deze problemen goed in kaart te brengen. Een online tool houdt namelijk exact bij wanneer iemand is ingeroosterd en wanneer iemand zich heeft afgemeld. Aan de medewerkers zit een logboek gekoppeld hierdoor kun je de gebeurtenissen makkelijk en snel noteren. 

Communiceer op tijd en duidelijk 

Communicatie is één van de belangrijkste taken. Een duidelijke communicatie voorkomt misverstanden en miscommunicaties. 

Geef op tijd het rooster door. Het is belangrijk dat er een goede balans is tussen zakelijk en privé. Jij als werkgever kunt dit stimuleren door op tijd het rooster door te geven. 

Communiceer regelmatig met je team. Overleg waarom het zo belangrijk is dat er die dag meer mensen aanwezig zijn of leg uit waarom diegene niet van dienst kan ruilen. Leg jouw manier van plannen uit, wat gaat er gebeuren en wat is ervoor nodig. 

Soms moeten er minder fijne beslissingen genomen worden. Ben eerlijk naar je medewerkers, leg uit waarom je dit besluit neemt. Je medewerkers zullen dit eerder kunnen begrijpen en daardoor begrip tonen. 

Personeelsplanner

Actueel rooster

Naast dat het belangrijk is om het rooster op tijd door te sturen, is het ook belangrijk om het rooster actueel te houden. Zorg ervoor dat je medewerkers niet hoeven te vragen naar het rooster. Creëer een rooster die altijd actueel is zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn.

Ook bij een wijziging in het rooster, zorg ervoor dat de betreffende persoon op de hoogte is zodat je misverstanden kunt voorkomen. 

Tip

Wanneer er een roosterwijziging plaatsvindt, zorg dan dat je de nieuwe wijziging met het gehele rooster opnieuw verstuurt. Op deze manier beschikt iedereen altijd over een actueel rooster.

Wist je dat een personeelsplanning software dit automatisch voor je doet. Wanneer er een wijziging in het rooster wordt doorgevoerd, houdt de online tool de betreffende persoon op de hoogte. Op deze manier verlaag je de kans op misverstanden enorm.

Met de juiste communicatie verminder je de kans op de een roosterwijziging achteraf

Betrek je medewerkers bij het rooster

Door je medewerkers bij de planning te betrekken geef je het gevoel van medezeggenschap. Dit heeft een positief effect op het team, iedereen wordt hierdoor productiever en gaat mee oplossingsgericht denken omdat ze zich onderdeel voelen van het bedrijf. 

Je zult al snel gaan merken dat het rooster vele malen soepeler verloopt omdat het team mee gaat denken, er meer initiatief wordt getoond omdat daar meer ruimte voor is en je medewerkers makkelijker voor elkaar invallen.

Doordat iedereen zich betrokken en onderdeel voelt van het bedrijf, wordt er met meer plezier naar het werk gegaan. Dit is ontzettend belangrijk voor de groei van het bedrijf, jouw team is namelijk het visitekaartje. 

Tip

Maak het makkelijk voor je medewerkers. Laat ze zelf hun beschikbaarheid en vakantie doorgeven. Ga werken met open diensten. Door een open dienst eruit te sturen geef je, je medewerkers de kans om zelf te bepalen wanneer ze extra willen werken. Een open dienst kun je versturen wanneer er bijvoorbeeld een ziekmelding is binnengekomen en je op zoek bent naar vervanging. Op deze manier hoef je niet rond te bellen maar stuur je een mail eruit met daarin de open dienst vermeld. 

Als je het via de mail doet, let dan wel op dat het niet onoverzichtelijk wordt. Dat gebeurt al snel als je aanmeldingen terug ontvangt van beschikbare medewerkers. 

Een online personeelsplanning software daarin tegen, houdt het overzichtelijk. Onduro heeft hiervoor een oplossing bedacht. Vanuit de app verstuur je een open dienst, de geschikte medewerkers ontvangen hiervan een melding. Wanneer er wordt aangemeld voor de open dienst, ontvang jij een melding terug. Bij akkoord wordt de medewerkers automatisch geregistreerd in het rooster en worden de betreffende personen direct op de hoogte gebracht van de wijziging. 

Dit gaat je ontzettend veel tijd besparen met het rond bellen en zoeken naar de juiste vervanging. Tevens geeft dit ook duidelijkheid, je weet namelijk zeker dat de persoon die dag op dat moment wil en kan werken. 

 personeelsplanning software

Hou het makkelijk

De beschikbaarheid doorgeven, de vakantie aanvragen, de gewerkte uren doorgeven, of aanmelden voor een open dienst, zorg dat dit een makkelijke klus is voor je medewerkers. Hou het gebruiksvriendelijk en simpel. En tegelijkertijd overzichtelijk voor jezelf. 

Tip

Je kunt dit per mail of whatsapp doen. Zorg ervoor dat je het direct goed noteert, het kan al snel onoverzichtelijk worden. 

Een andere vriendelijke oplossing is een online personeelsplanning software. Omdat alles online gaat en gekoppeld is aan elkaar worden zaken snel en overzichtelijk verwerkt. 

Bijvoorbeeld; iemand vraagt zijn vakantie aan via de online app, dan kan de beheerder dit accepteren of afwijzen. Bij acceptatie wordt de vakantie aanvraag direct verwerkt in het rooster. Hierdoor is de beheerder en de medewerkers op de hoogte omdat de vakantie overzichtelijk in het rooster vermeld wordt. Het scheelt enorm veel tijd maar ook miscommunicaties en menselijke fouten.

Online personeelsplanning software ontdekken?

Meld je dan nu aan, vrijblijvend en zonder contract. Je zit nergens aan vast.

    Terug naar Blog