Vakantie personeelsplanning – Tips voor een stressvrije vakantieperiode

De vakantieperiode is een tijd waarin veel medewerkers genieten van hun welverdiende rust. Voor werkgevers hiertegen kan het een enorme uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de bezetting op peil blijft tijdens deze periode. Het plannen van vakanties en het vinden van de juiste balans tussen werk en vrije tijd kan een stressvolle taak zijn. Maar maak je geen zorgen! In deze blog deel ik handige tips voor een vakantie personeelsplanning, zodat zowel je werknemers als je organisatie kunnen genieten van een soepel verloop in de vakantieperiode.

Tip 1. Begin op tijd met plannen

Een van de belangrijkste aspecten van een succesvolle vakantie personeelsplanning is om op tijd te beginnen. Zorg ervoor dat je ruim van tevoren op de hoogte bent van de vakantieplannen van je medewerkers. Communiceer duidelijk met je team en vraag hen om hun vakantie aanvraag tijdig in te dienen. Op deze manier heb je voldoende tijd om de vakantieplanning rond te krijgen en eventuele conflicten op te lossen.

Tip 2. Personeelsplanning software

Maak gebruik van moderne technologie en investeer in een goede personeelsplanning software. Deze software kan je helpen bij het automatiseren van het planningsproces, waardoor je snel en efficiënt de beschikbaarheid en de vakantieaanvragen van je medewerkers kunt beheren. Met behulp van deze software kun je gemakkelijk oplossingen vinden of een alternatieve oplossingen vinden voor de vakantie personeelsplanning.  

Tip 3. Maak een duidelijk overzicht

Creëer een overzicht van de vakantieperiode en eventueel de drukke periodes waarin extra personeel nodig kan zijn. Houdt rekening met vakanties van belangrijke medewerkers en zorg ervoor dat er voldoende personeel beschikbaar is om de basistaken uit te voeren. Een personeelsplanning software zorgt automatisch voor een duidelijk overzicht. Mocht je hier geen gebruik van maken, maak dan een overzicht in bijvoorbeeld Excel.  

Tip 4. De minimale personeelsbezetting

Denk goed na over de minimale personeelsbezetting in die periode. Het maken van een basisrooster helpt hierbij, het creëert tevens ook overzicht. Bekijk per dag wat je minimaal aan medewerkers nodig hebt. Houdt in het basisrooster ook rekening met de periode, is de vakantieperiode rustig of is het juist ontzettend druk? Om een goede inschatting te maken kun je kijken naar de voorgaande jaren.

Tip 5. Een duidelijk vakantiebeleid

Een duidelijk en strak vakantiebeleid kan veel verwarring voorkomen, daarnaast zorgt het ook voor een eerlijke verdeling van de vakantieperiode onder je medewerkers. Zorg ervoor dat je het beleid duidelijk en op tijd communiceert naar het team: hoe worden de vakantieaanvragen behandeld en welke deadlines en regels gelden voor de vakantie aanvraag. Ben hier zo transparant mogelijk over, dat zorgt voor de juiste communicatie. 

Tip 6. Implementeer een aanvraagsysteem

Maak het indienen van de vakantieperiode zo makkelijk mogelijk voor iedereen. Dit kan eenvoudig via een online planningstool of via e-mail. Zorg in ieder geval voor een duidelijke structuur en heldere richtlijnen, hoe kunnen ze de aanvraag indienen? Binnen welke periode kunnen ze een antwoord terug verwachten? Hierdoor kun je de vakantieplanning beter organiseren en het vermijdt miscommunicaties. 

Tip 7. Moedig het plannen van langere vakanties aan

Om ervoor te zorgen dat medewerkers voldoende tijd hebben om te ontspannen en op te laden, kun je beter langdurige vakanties plannen. Laat medewerkers langdurige vakanties plannen in plaats van verspreide vrije dagen, hierdoor kun je de continuïteit van het werk waarborgen. Tevens worden de werkzaamheden daardoor ook veel interessanter voor invalkrachten.

Tip 8. Zorg voor flexibiliteit en ruil mogelijkheden

Het kan gebeuren dat de vakantieplanning niet loopt zoals je verwacht. Zorg ervoor dat er ruimte is voor flexibiliteit en dat medewerkers kunnen wisselen indien nodig. Dit stelt medewerkers in staat om hun vakantieplannen beter af te stemmen. 

Tip 9. Prioriteiten stellen

Bepaal wat cruciaal is voor het voortzetten van de werkzaamheden in de vakantieperiode. Kijk daarom goed naar de medewerkers die het belangrijkste zijn, dit kunnen medewerkers zijn die een leidinggevende functie hebben of iemand die werkzaam is bij een grote klant of project. 

Tip 10. Externe medewerkers inhuren

Als de personeelsbezetting tijdens de vakantieperiode echt een uitdaging is, overweeg dan het tijdelijk inhuren van externe medewerkers. Dit kunnen uitzendkrachten zijn of tijdelijke medewerkers. Ze kunnen helpen om het personeelstekort op te vangen en ervoor te zorgen dat de vakantieperiode soepel verloopt. 

Online vakantieplanning

Een vakantieplanning kun je absoluut in Excel creëren en uitvoeren, alleen vergeleken met een online vakantieplanning heeft het ontzettend veel handmatige handelingen waarin onwijs veel tijd gaat zitten. En nog los van de tijd die je eraan kwijt bent, is het daarnaast ook nog eens enorm foutgevoelig. Daarom is het aanschaffen van een online planningstool vaak vele malen handiger en voordeliger. Ik zal je meenemen in een aantal voordelen van een personeelsplanning software.

Voordeel 1. Eenvoudig aanvraag systeem

Bijvoorbeeld de personeelsplanning software van Onduro heeft een heel simpel aanvraagsysteem. Medewerkers kunnen namelijk in hun eigen online omgeving de vakantieaanvraag heel eenvoudig indienen. Zodra de aanvraag is ingediend ontvangt de beheerder hierover een melding, de beheerder kan vervolgens de aanvraag goed of afkeuren. Bij goedkeuring wordt dit automatisch verwerkt in het rooster voor beide partijen. Hierdoor blijft iedereen op de hoogte, omdat het direct zorgt voor een duidelijk overzicht en daarnaast vermindert het de kans op miscommunicaties aanzienlijk. 

Voordeel 2. Het gemakkelijk vinden van de juiste medewerker

In de vakantieperiode ben je op zoek naar meer personeel. Soms loopt de vakantieplanning niet helemaal zoals verwacht en zul je snel moeten schakelen. In de personeelsplanning software van Onduro zit een module ingebouwd waarmee je snel de juiste medewerker kunt vinden. Aan de module ‘open dienst’ koppel je een klant, datum en tijdstip, zodra je de open dienst verstuurt zullen alle medewerkers die beschikken over de juiste functie hierover een melding ontvangen. De betrokken medewerker kan zich vervolgens aanmelden voor de open dienst. De beheerder ziet alle aanmeldingen binnenkomen en kan een medewerker uitkiezen voor de dienst. Zodra de beheerder een aanmelding accepteert, wordt dit automatisch verwerkt in het rooster van de online planningstool. Dit scheelt ontzettend veel tijd in het rond bellen, appen of mailen zoekend naar de geschikte medewerker. 

Voordeel 3. Heldere communicatie via een online planningstool

Omdat alle communicatie via een online planningstool gebeurt en vanuit hetzelfde systeem, is alle informatie altijd actueel. Hierdoor creëer je een helder en duidelijk overzicht voor de beheerder en de medewerkers. Dit voorkomt niet alleen veel voorkomende fouten maar daardoor ook miscommunicaties. Tevens creëer je vertrouwen bij het team en daarnaast ook nog een eigenaarschap. Dat resulteert in tevredenheid en het verhoogt de motivatie van het team.

Voordeel 4. Duidelijk vakantiebeleid

In Onduro kun je aangeven tot wanneer iemand de vakantie aanvraag kan indienen. Door de verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf neer te leggen en een deadline op te stellen, wordt er met meer zorg naar gekeken. Medewerkers zullen hierdoor eerder de vakantie aanvraag indienen waardoor jij op tijd kunt beginnen met de planning. Communiceer duidelijk binnen welke tijd men een antwoord terug kan verwachten over de goedkeuring van de vakantie aanvraag. Zodra de vakantie aanvraag in de online planningstool is goedgekeurd zullen de medewerkers dit terug zien in hun online omgeving, het wordt namelijk direct verwerkt in het rooster voor beide partijen. Hierdoor kunnen er geen misverstanden ontstaan over de periode. 

Voordeel 5. Overzicht

Juist omdat alles online aangevraagd, verwerkt en goedgekeurd wordt, is er altijd een duidelijk overzicht. Hierdoor heb je als beheerder een actueel overzicht van wanneer de medewerkers met vakantie gaan en wanneer er meer mankracht nodig is. 

Voordeel 6. Het besparen van tijd en geld

In de vakantieperiode heb je het al druk genoeg met de planning, het vinden van de juiste mensen, alle taken in te vullen en de continuïteit te waarborgen. Als je dan een beetje van je tijd kunt besparen, klinkt al heerlijk niet waar? Met de online vakantieplanning bespaar je meer tijd dan je wellicht verwacht. Dat komt doordat je veel minder handelingen uit hoeft te voeren, het is namelijk grotendeels geautomatiseerd. Daarnaast bespaar je ook enorm veel tijd dat je niet meer op zoek hoeft naar de juiste medewerker, stop maar met het rond bellen, appen of mailen! Er zijn meer manieren waarmee je kunt besparen en je kosten kunt minimaliseren op de personeelsplanning, lees hier verder.

Online vakantie personeelsplanning

Ben jij benieuwd geworden naar een online vakantieplanning? Meld je dan nu aan voor een GRATIS demo. Geen zorgen, je zit nergens aan vast. Je kunt het twee weken lang gratis gebruiken.