Hoe maak je een basisrooster?
Het plannen van personeel, wat een gepuzzel! Komt iedereen wel aan zijn uren? Zijn de vakantieperiodes goed ingedekt? Is het werk eerlijk verdeeld en zijn de medewerkers tevreden? Herken je dit?
Jarenlang had ik dagelijks te maken met het plannen van personeel. Het was elke dag weer een uitdaging om te voldoen aan de behoeftes van het team en de wensen van de opdrachtgevers. In het begin van mijn ondernemerschap liet ik de twee medewerkers die ik had naar de loods komen en gaf ik het rooster ter plekke mondeling door. Naarmate mijn bedrijf groeide, was dit niet meer mogelijk. Het bedrijf, de medewerkers en ikzelf hadden structuur en overzicht nodig. Dus ik begon met het maken van een basisrooster.
Uit ervaring spreek ik dat wanneer een basisrooster staat als het fundament van je planning, je al op de helft bent. Of je dit nu in Excel maakt of in een online planningstool, alhoewel ik me afvraagt hoe goedkoop gratis Excel nu echt is?! Een goed rooster zorgt voor structuur en overzicht, dit maakt het plannen van personeel makkelijk. Daarnaast zorgt het er ook voor dat je medewerkers weten waar we ze aan toe zijn, wat weer leidt naar een fijne communicatie.
Wat is een basisrooster
Het is een herhalend rooster dat wordt opgesteld aan de hand van de wensen van de medewerkers en de opdrachtgevers. Het is een individueel rooster voor een periode van een aantal weken waarin je zoveel mogelijk vaste patronen verwerkt.
Denk hierbij aan; parttime en fulltime dienstverband, overleg- en sportmomenten, misschien een vaste vrijdagmiddagborrel met het team. Het is de eerste opzet voor een perioderooster die zorgt voor een snellere invulling van de planning.
Verschil tussen een rooster en een planning
Nu vraag je je wellicht af, wat is het verschil? Een planning is het proces om tot een plan te komen. Wanneer je de planning deelt met de medewerkers wordt het een rooster.
Nadat je de planning hebt gedeeld en het een rooster is geworden kun je minder makkelijk wijzigingen aanbrengen. Het rooster is namelijk de agenda voor je medewerkers. Dus bij wijzigingen moet je altijd de betrokken medewerker op de hoogte brengen.
In ons E-book vertellen wij je alles over het maken van een goede planning en urenregistratie. Hoe je de groei van jouw bedrijf kunt stimuleren door de manier van plannen te optimaliseren. Oke, laten we verder gaan naar het basisrooster. Dat is waar het allemaal mee begint.
Waar zorgt het basisrooster voor bij het plannen van personeel
Het basisrooster zorgt dus voor een snellere invulling van de planning doordat je een opdracht kunt verbinden aan een moment en het moment aan een medewerker kunt koppelen. Door gebruik te maken van een standaard rooster krijgt je planning vorm.
Wanneer er een standaard rooster aanwezig is weet het team waar ze aan toe zijn. Hierdoor kun je goed rekening houden met de behoeftes van je medewerkers. Dit zorgt voor tevredenheid in het rooster en je creëert het gevoel van medezeggenschap voor je team. Blije medewerkers zijn veel productiever en er ontstaat meer ruimte voor eigen initiatief, hierdoor behoud je goede medewerkers en dat wil iedere organisatie.
Daarnaast helpt het ook bij het naleven van de wet. Hoe minder gepuzzel hoe meer overzicht en hoe beter je kunt voldoen aan de arbeidstijdenwet.
Wat levert het basisrooster op
Doordat het basisrooster zorgt voor een duidelijk overzicht, gaat het plannen van personeel vele malen makkelijker. Daarnaast zorgt het duidelijke overzicht er ook voor dat er minder roosterwijzigingen plaatsvinden waardoor het rooster soepeler verloopt. En doordat de medewerkers weten waar ze aan toe zijn en het gevoel hebben van medezeggenschap, ontstaat er een betere balans tussen werk en privé. Dat creëert tevredenheid in het team. En tevreden medewerkers zorgen voor betere resultaten en een fijne samenwerking.
Daarnaast verlaag je het ziekteverzuim. Doordat het rooster soepel verloopt en je team tevreden is, zullen medewerkers met meer plezier naar het werk gaan. Meer plezier op de werkvloer zorgt voor meer productiviteit. En mocht er iemand uitvallen, dan zullen je medewerkers sneller voor elkaar invallen omdat het niet met regelmaat voorkomt.
Het maken van een basisrooster
Breng eerst het werkaanbod in kaart, creëer een overzicht van de werkzaamheden;
- Hoeveel uur
- Welke dagen / dagdelen
- Welke functie
- Zijn er diploma’s of certificeringen nodig
- Komt de opdracht wekelijks terug? Of is het een eenmalige opdracht?
Stel daarna je bezettingseis vast. Wie zitten er in je personeelsbestand en kan ingepland worden?
- Hoeveel mensen heb ik minimaal en maximaal nodig
- Fulltime of parttime
- Wie is beschikbaar op deze dagen / dagdelen
- Wie beschikt over de juiste functie
- Heeft de persoon de diploma of certificering waarnaar gevraagd wordt
Denk daarnaast na over medewerkers die kunnen invallen bij ziekteverzuim of vakanties. Dit gaat je helpen om snel te kunnen schakelen bij uitval.
Past een basisrooster bij mijn bedrijf
Het is belangrijk om te kijken of een basisrooster goed bij jou past. Dat hangt af van verschillende factoren. Is er een vast werkaanbod? Is er een vast team aanwezig? Voor een standaard rooster is het belangrijk dat het werkaanbod en de beschikbare inzet goed op elkaar wordt afgestemd.
Een rooster komt in verschillende vormen voor. Bijvoorbeeld: een dienstrooster, bezettingsrooster, ploegenrooster en dergelijke. Binnen mijn bedrijf creëerde ik een dienstrooster als basis. In het standaard rooster plaatste ik eerst alle fulltime medewerkers, daarna de parttimers en als laatste de oproep krachten.
Vanaf het moment dat ik een standaard overzicht had creëert voor mij en mijn team, verliep het plannen vele malen soepeler. Alle medewerkers wisten waar ze aan toe waren en konden daardoor privé activiteiten naast het werkrooster plannen. Er ontstond een betere balans tussen werk en privé.
Omdat het rooster stabiel was en er minder wijzigingen waren, was het ook geen probleem voor het team om zo nu en dan voor elkaar in te vallen. Hierdoor ontstond er meer structuur en rust binnen het bedrijf. Het standaard rooster creëert een duidelijk overzicht, dit maakt het snel schakelen bij een roosterwijziging vele malen eenvoudiger.
Wil je brainstormen?
Vind je het fijn als er iemand met je meedenkt bij het maken van een standaard rooster? Wij brainstormen graag vrijblijvende met je mee! Neem gerust contact op en wij kijken mee naar de mogelijkheden.
Heb je behoefte aan meer plannen voor groei? Dan vertel ik met trots dat het boek online staat waarin ik alles vertel over de personeelsplanning en de urenregistratie. Dit gaat je helpen bij;
- Het eenvoudig plannen
- Meer overzicht
- Betere communicatie
- Minder tijd besteden aan je planning
- Een vlot lopende planning
- De groei van jouw bedrijf
Voel je vrij om het boek gratis te downloaden waarin ik je alles vertel over de sleutel naar een mooie groei van jouw bedrijf. Meld je aan en wij sturen het vandaag nog op.
