Stappenplan – een correcte urenregistratie voor freelancers

Terug naar Blog

Stappenplan – een correcte urenregistratie voor freelancers

Freelancers worden steeds belangrijker in de huidige arbeidsmarkt en vaker ingezet, bijvoorbeeld wanneer er een (onverwachte) drukke periode ontstaat en er niet genoeg personeel beschikbaar is. Of wanneer de werkgever een tijdelijke opdracht heeft. Ontzettend cruciaal om een goede urenregistratie te realiseren. Dit is niet alleen belangrijk voor een correcte facturatie voor beide partijen maar ook voor het goed kunnen beheren van projecten. Het zorgt ook voor een transparante samenwerking wat ontzettend prettig werkt met freelancers. In dit artikel bespreken we hoe je een correcte urenregistratie voor freelancers kunt realiseren in een paar eenvoudige stappen en hoe je dit het beste kunt monitoren. Zo hoef je je niet meer overweldigd te voelen door rommelige spreadsheets of uren die verloren zijn gegaan.

Duidelijke afspraken maken

Begin met het maken van duidelijke afspraken over de verwachtingen met betrekking tot urenregistratie. Zorg ervoor dat alle partijen goed op de hoogte zijn van wat betreft het bijhouden van gewerkte uren, tarieven, facturatieperiodes en eventuele andere relevante details. 

Gebruik een gedeeld systeem

Kies een gedeeld systeem of platform voor urenregistratie dat zowel voor jou als de freelancer gemakkelijk toegankelijk is. Dit kan een online tool, softwareprogramma of zelfs een gedeeld spreadsheet zijn. Zorg ervoor dat het systeem gebruiksvriendelijk is en voldoet aan jullie behoeften. En zorg er vooral voor dat jij en de freelancer, ten allen tijde inzicht hebben in de gewerkte uren. Dit om misverstanden te voorkomen en om transparant te blijven.

Maak gebruik van deadlines

Geef deadlines aan voor het indienen van gewerkte uren. Dit helpt bij het handhaven van een consistente en tijdige registratie, waardoor het risico op vergeten of verloren uren wordt verminderd.

Moedig transparantie aan

Creëer een cultuur van transparantie en open communicatie met freelancers over urenregistratie. Moedig hen aan om eventuele problemen of vragen met betrekking tot urenregistratie tijdig aan te kaarten, zodat deze snel kunnen worden opgelost en niet pas achteraf.

Monitor regelmatig

Controleer regelmatig de ingediende uren om ervoor te zorgen dat alles klopt en accuraat is. Dit helpt bij het identificeren van eventuele discrepanties of fouten voordat ze problemen veroorzaken in het facturatieproces.

Automatiseer waar mogelijk

Gebruik automatiseringstools of integraties om het proces van urenregistratie te stroomlijnen. Dit kan bijvoorbeeld het automatisch genereren van de urenregistratie, rapporten of facturen, waardoor handmatig werk wordt verminderd en fouten worden voorkomen.

Feedback en evalueer

Evalueer regelmatig het urenregistratie proces en verzamel feedback van freelancers over eventuele verbeteringen die kunnen worden aangebracht. Dit helpt bij het voortdurend optimaliseren van het proces en het garanderen van een soepele samenwerking.

De beste methode voor een correcte urenregistratie voor freelancers

Zeg vaarwel tegen ingewikkelde spreadsheets en het handmatig invullen van de uren,  want de digitalisering biedt ontzettende handige tools waarmee we de uren vele malen eenvoudiger kunnen registreren. Ga op zoek naar een tool die het beste bij je past, een tool die niet alleen de uren nauwkeurig verwerkt maar ook zorgt voor de juiste communicatie of waarmee je projecten kunt beheren. 

Tip:  ONDURO kun je nu 14 dagen gratis uitproberen.

kloksysteem
digitale urenregistratie
digitale urenregistratie voor freelancers

Voordelen digitale urenregistratie

Tijdbesparing

Ten opzichte van de traditionele methode, uren bijhouden op papier of in een spreadsheet, bespaar je een hoop tijd met een digitale correcte urenregistratie voor freelancers. Dat komt doordat de uren met een paar klikken zijn ingevuld en verwerkt. En niet alleen jij maar ook voor de freelancers is het tijdbesparend.

Foutloze urenregistratie

Digitale urenregistratie voert automatisch berekeningen uit, zoals het totaal aantal gewerkte uren, de gewerkte uren per project en de eventuele overuren en min-uren. Dit elimineert meteen het handmatig uitvoeren van deze berekeningen, wat aanzienlijk de kans op fouten in de rapportage en de facturatie vermindert.

Toegankelijkheid en open communicatie

Een digitale urenregistratie zorgt voor de toegankelijkheid. Opdrachtgevers en freelancers hebben namelijk ten allen tijde inzage in de urenregistratie en in de beschikbaarheid. Ook kan er in een digitale urenregistratie snel en duidelijk gecommuniceerd worden doordat er notities toegevoegd kunnen worden. Dit zorgt voor transparantie en een open communicatie. 

Alles centraal, alles op één plek

Wanneer je alles op één plek beheert, profiteer je van veel voordelen. Voordelen zoals een verbeterde planning en zichtbaarheid, tot efficiënter projectbeheer en minder administratieve lasten. Alles op één plek zorgt ook voor meer overzicht en daardoor een betere communicatie met het team. 

Een tool helpt met de dagelijkse werkzaamheden, het zorgt ervoor dat het soepel en doelgericht verloopt. Het is een investering die niet alleen tijd en moeite bespaart, maar ook bijdraagt aan een betere organisatiestructuur en hogere productiviteit.

Kies het pakket wat bij jou past

Wat heeft jouw organisatie en het team nodig? Wil je alleen de urenregistratie bijhouden? Of net zo makkelijk en slim, het rooster maken waaruit een urenregistratie ontstaat. Wil je dat freelancers kunnen inklokken en uitklokken? Wil je de projecten goed kunnen beheren? Wil je dat het programma samenwerkt met een ander programma, bijvoorbeeld je boekhoudprogramma. Veel zaken om over na te denken en maak vooral gebruik van de gratis proefabonnementen die tools aanbieden. Op deze manier kun je echt ervaren of het bij je past.

Tip:  ONDURO kun je nu 14 dagen gratis uitproberen.

Efficiënt werkrooster maken in Excel Online personeelsplanning medewerkers betrokken houden
correcte urenregistratie voor freelancers
correcte urenregistratie voor freelancers

Handige modules in ONDURO om uit te proberen

ONDURO biedt ontzettend veel handige modules aan, ik ga er een paar uitlichten waarvan ik weet dat ze heel handig zijn voor wanneer je met freelancers samenwerkt.

Klant direct de uren laten ondertekenen

Hoe handig zou het zijn wanneer freelancers op locatie een digitale handtekening van de klant/opdrachtgever kunnen vragen? Dit is hartstikke mogelijk in ONDURO, de klant of opdrachtgever kan digitaal de werkzaamheden ondertekenen in de online omgeving van de freelancer. Na ondertekenen wordt dit automatisch doorgestuurd naar de beheerder. Op deze manier is er meteen sprake van goedkeuring van de werkzaamheden en kunnen de uren direct verwerkt worden in de urenregistratie. 

Laat freelancers zichzelf inroosteren

Als beheerder kun je open diensten versturen, een open dienst houdt in dat je laat weten aan de freelancer dat er een opdracht beschikbaar is. In de open dienst staat de opdracht, datum, tijd en uren vermeld. Freelancers kunnen zich hiervoor aanmelden. Na aanmelding keurt de beheerder het goed en zodra het goedgekeurd wordt, wordt dit automatisch verwerkt in de planning en in het rooster van de freelancer. Iedereen is hierdoor altijd op de hoogte en er kunnen dus geen misverstanden meer ontstaan.

Roosteren op project basis

In ONDURO kun je zoveel roosters aanmaken als je wilt. Je kunt ook een rooster aanmaken dat per project loopt. Hiermee bedoel ik dat je aan een rooster een begin- en einddatum kunt koppelen. Wanneer het project is afgerond, wordt het rooster op inactief gezet. Dit betekent niet dat het rooster verdwijnt, de data blijft bewaard, maar alleen het rooster staat op inactief. Dit zorgt voor veel meer overzicht, je kunt zo precies zien welke projecten er nog lopen en welke afgerond zijn.

Probeer ONDURO 14 dagen gratis uit

Laat hier je naam en je emailadres achter als je ONDURO 14 dagen gratis wilt uitproberen. De demo wordt direct naar je toe gestuurd. Maak jouw urenregistratie voor freelancers online en ontdek het gemak en de eenvoudigheid.

    Terug naar Blog