Meer balans in je personeelsplanning
Het plannen van personeel is echt een vak apart, het is ontzettend snel schakelen en regelmatig brandjes blussen. Er gaat al gauw veel tijd zitten in de personeelsplanning, vooral wanneer je organisatie groeit in het personeelsbestand. Je krijgt dan steeds meer te maken met verschillende behoeften en wensen van medewerkers, klanten maar ook van de organisatie zelf. Het rekening houden met deze behoeften vergt aandacht en overzicht. Wanneer je deze drie factoren kunt verwerken in de personeelsplanning, vind je de balans die je gaat helpen bij een mooie groei van de organisatie.
Of je nu in Excel werkt of een online planningstool gebruikt, planner blijft een vak apart. Dat komt doordat je met mensen werkt en mensen zijn continu in beweging. Hierdoor zullen er regelmatig veranderingen plaatsvinden waardoor je snel wilt schakelen. Echter kan het wel vele malen makkelijker gemaakt worden, tegenwoordig zijn er tal van handige tools die bijdrage aan meer balans in je personeelsplanning.
Wie bepaald de beschikbaarheid?
Bepaal jij of je medewerkers de beschikbaarheid? Bij het stellen van deze vraag horen we vaak terug dat ondernemers veel aan het rondbellen zijn om op het laatste moment nog een geschikte medewerker te vinden. Het is ontzettend frustrerend wanneer er geen gehoor aan wordt gegeven of wanneer je regelmatig ‘nee’ te horen krijgt, tevens kost dit enorm veel tijd maar ook energie. Je kunt het gevoel krijgen dat je de controle verliest omdat je misschien niet kunt voldoen aan de wensen van je klant, en dat geeft stress.
Die frustratie die je ervaart is voelbaar bij je medewerkers. Hierdoor zul je wellicht ook minder rekening houden met hun behoeftes, omdat je gestrest naar een oplossing aan het zoeken bent en de klant tevreden wil houden.
Als dit regelmatig gebeurt zorgt dit voor een disbalans. Jij wilt alleen maar diensten opvangen en voldoen aan de wensen van je klanten. Maar je medewerkers voelen zich hierdoor misschien niet gehoord en wellicht krijgen ze daardoor het gevoel dat ze niet belangrijk zijn. Gevolg; er wordt minder samengewerkt en de prioriteit verschuift van team naar individu.
Wie bepaald er eigenlijk wanneer iemand beschikbaar is? Jij, de medewerkers of je klant? Deze vicieuze cirkel is heel eenvoudig te doorbreken en het gaat je enorm helpen bij het creëren van een passende balans.
Draai de rollen om
Wat nu als je de rollen omdraait? Dit betekent niet dat je juist gaat vertellen wanneer de medewerker moet werken, nee, dit betekent dat je gaat samenwerken met je team. Door ruim van te voren de beschikbaarheid op te vragen, kun je luisteren naar de behoeften van het team. Dit kun je vervolgens maandelijks herhalen. In veel gevallen hebben de medewerkers contract uren waaraan ze moeten voldoen, het is belangrijk om die uren eerst te plannen. Daarnaast noteer je de uitzonderlijke beschikbaarheid. Dit zijn de momenten waarop een medewerker extra kan werken naast het basisrooster.
Door het op tijd opvragen van de beschikbaarheid en door het vooruit te kijken, kun je het rooster ruim van te voren maken. Hierdoor weten de medewerkers waar ze aan toe zijn. Daarnaast heb je een actueel overzicht van de uitzonderlijke beschikbaarheid, dit betekent dat je minder hoeft rond te bellen bij bijvoorbeeld uitval. Er zullen hierdoor ook minder roosterwijzigingen voorkomen omdat je luistert naar de behoefte en hier rekening mee houdt. Je medewerkers zullen dan ook makkelijker en sneller voor elkaar invallen omdat een roosterwijziging minder vaak voorkomt. Tevens zul je niet meer zoveel tijd kwijt zijn aan het rondbellen doordat je beschikt over de beschikbaarheid van het team.
Door de samenwerking kun je de wensen van je klanten, de behoeftes van je medewerkers, samen met de doelen van het bedrijf verwerken in het rooster. Dit zorgt voor een soepel verloop in het rooster, tevreden medewerkers, blije klanten en hierdoor creëer je een mooie balans en groei in jouw bedrijf.
Wat maakt jullie personeelsplanning bijzonder?
Wil jij weten waar de kansen liggen voor ontwikkeling en groei? Doe dan mee met onze Planning Quiz.
Nog makkelijker personeel inplannen?
Dat is absoluut mogelijk. Omdat Onduro is opgebouwd uit modules kun je heel makkelijk een eigen online personeelsplanning samen stellen. Op deze manier kunnen wij voldoen aan ieders wens. De modules zijn zo gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Ik zal een paar modules uitlichten.
Online personeelsplanning
In Onduro kun je heel eenvoudig (herhalende) diensten inroosteren. Het voordeel hiervan is dat je nog minder tijd hoeft te besteden aan je personeelsplanning en ondertussen houdt je ook nog eens je medewerkers en je klanten tevreden. Als je een template aanmaakt kunt je daarmee in een handomdraai de herhalende diensten inroosteren.
De medewerker met daaraan een functie gekoppeld sleep je heel eenvoudig in het rooster. Zie de afbeelding hiernaast. Met de standaard ‘shifts’ kun je heel snel een tijd koppelen aan de dienst, uiteraard is het ook mogelijk om het handmatig aan te passen.
Soms ontstaan er misverstanden over een online planningstool. Men denkt enige technische kennis nodig te hebben, of dat het ontzettend duur is. Niets is minder waar, lees hier hoe het zit met de meest voorkomende misverstanden omtrent een planningstool.
Open dienst
Het is ook mogelijk om een open dienst te versturen zodat je medewerkers zichzelf kunnen aanmelden voor de dienst. Je hoeft dus niet meer rond te bellen en op zoek te gaan naar de juiste beschikbare medewerkers. De medewerkers met de juiste functie meld zich aan voor een dienst en na goedkeuring van de beheerder wordt dit direct verwerkt in het rooster, dit bespaard een hoop tijd.
Online rooster
Het actuele rooster staat in de online personeelsplanning. Hierdoor is iedereen altijd op de hoogte van waar, wanneer en hoe laat de dienst begint. Je zult merken dat er minder miscommunicaties ontstaan en dat het inroosteren van medewerkers vele malen makkelijker verloopt.
Beschikbaarheid
De beschikbaarheid kun je heel eenvoudig opvragen bij je team. In de online personeelsplanning kun je in één oogopslag zien wie je kunt inplannen voor een dienst, hierdoor gaat het plannen vele malen sneller en makkelijker. Dit is ontzettend handig als je op het laatste moment iemand nodig hebt.
Urenregistratie
Na een dienst vullen de medewerkers zelf hun uren in. De beheerder keurt deze uren goed of af. Bij goedkeuring worden de gewerkte uren direct verwerkt in de online urenregistratie. De medewerkers beschikken hierdoor altijd over een overzicht van de gewerkte uren. Daarnaast ben je als werkgever binnen de Europese Unie ook verplicht om de uren te registeren, dus je voldoet meteen aan de wet en regelgeving. Wil je meer lezen over de regelgeving? Lees dan hier verder.
Durf jij voor verandering te gaan?
Deze verandering gaat je enorm helpen bij het optimaliseren van je personeelsplanning doordat je op de juiste manier gaat plannen en communiceren. Kortom, je gaat samenwerken met je team. Ben je nieuwgierig geworden naar hoe Onduro eruit ziet? Meld je dan aan en probeer Onduro 2 weken gratis uit. Tot snel!
