Hoe word je een goede personeelsplanner? Tips

Terug naar Blog
Personeelsplanner

Hoe word je een goede personeelsplanner? Tips

Het plannen van personeel is zo makkelijk nog niet, het wordt vaak onderschat. Het is echt een skill, die je uiteraard kunt ontwikkelen. Bij personeel plannen komt namelijk meer kijken dan alleen een rooster maken. 

Als personeelsplanner moet je rekening houden met de wensen van je klant, de behoeftes van medewerkers en de doelen van het bedrijf. Een balans vinden tussen deze drie factoren is een hele uitdaging.

We zien vaak terug dat de ondernemer of een manager de planning op zich neemt en geen ervaren planner bij het bedrijf betrekt. Daarom wil ik je graag mee nemen in de kundigheid van een personeelsplanner.

Wat doet een personeelsplanner?

Een personeelsplanner houdt zich binnen een organisatie bezig met het opstellen en het beheren van de personeelsplanning (en). Ze zijn continu bezig met een opdracht verbinden aan een moment om vervolgens de juiste medewerker daaraan te kunnen koppelen. Ze streven er naar om ten alle tijden een optimale bezetting te creëren.  

Een planner luistert naar alle behoeftes en zorgt ervoor dat deze zoveel mogelijk worden meegenomen in het rooster. Op deze manier houdt je iedereen tevreden. Dit draagt enorm bij in een soepel verloop van het rooster, wat tevens weer de groei van het bedrijf stimuleert.

Een planner kijkt per dag maar ook naar de toekomst. Wat heeft het bedrijf nodig, is het tijd om nieuwe medewerkers aan te nemen, welke opdrachten gaan er binnenkomen, etcetera.

Omdat je met mensen werkt zullen er ook roosterwijzigingen voorkomen. Een planner moet dan snel kunnen schakelen en is daardoor regelmatig bezig met brandjes blussen. Daarnaast houdt de planner zich ook bezig met het registreren van alle uren. Als planner puzzel je heel wat af. 

Wat zijn de taken van een personeelsplanner

De taken zijn heel divers, dat maakt dit beroep tot een sport.

  • Het plannen van dag-, week- en maandplanningen
  • Ervoor zorgen dat de medewerkers beschikken over een actueel rooster
  • Dagelijks bijsturen van het rooster
  • De personeelsbehoeftes analyseren
  • De arbeidsuren, plus – en minuren registreren
  • Het verwerken van ziekmeldingen, verlof en vakantie-aanvragen.

peroneelsplanning
Planning in Onduro
Rooster in Onduro

Welke eigenschappen heeft een personeelsplanner

Een goede personeelsplanner is communicatief vaardig. Je bent veel in contact met de medewerkers maar ook met de klanten. Vaak wordt een planner het klankbord voor het team. Medewerkers vertellen hun behoeftes, maar ook hun persoonlijke verhalen worden vaak verteld. Hierom is het voor de planner een must om communicatief vaardig te zijn.

Je kunt goed plannen en organiseren. Zoals je inmiddels door hebt ben je als planner veel aan het puzzelen. Hoe goed je ook kunt plannen en organiseren, er kan altijd op het laatste moment iets veranderen. Hierdoor zul je snel moeten schakelen en met een oplossing moeten komen. 

Daarover gesproken, je denkt oplossingsgericht. Als planner moet je nooit in de problemen denken, altijd in oplossingen. Dit is een sterke en nodige eigenschap van een goede personeelsplanner. 

Het is begrijpelijk dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Daarom is het heel belangrijk dat je stressbestendig bent. Je bent flexibel en kunt goed tegen een hoge werkdruk.

Omdat er regelmatig snelle beslissingen genomen moeten worden neem je als planner het voortouw. Je hakt knopen door en neemt vlug een besluit waardoor je snel kunt schakelen. Als planner wacht je niet af maar je neemt het initiatief. 

Als planner werk je zelfstandig. Het is belangrijk dat jij voor iedereen een duidelijk overzicht bewaakt.

voordelen personeelsplanning

Hoe ziet een dag eruit van een personeelsplanner?

09:00 uur 

Allereerst start je met een kop koffie, of thee. De drukte kan snel toeslaan waardoor je geen tijd voelt om achter je computer vandaan te komen.

De werkdag start met het controleren van de planning. Je hebt contact met de manager(s) om te bespreken welke diensten nog niet ingevuld zijn, welke diensten al zijn opgelost en waar je kunt ondersteunen. Vervolgens heb je ook contact met de medewerkers om naar hun probleem te luisteren en met een oplossing te komen. 

Vervolgens controleer je je mailbox en behandel je de berichten. Je mailbox bestaat uit een vakantie- en verlofaanvraag, wensen die worden doorgegeven, ziekteverzuim, wijzigingen in het rooster en wellicht berichten over de arbeidsuren. 

Nadat je de mails hebt behandeld ga je verder met het rooster. Het basisrooster staat maar waarschijnlijk heb je alweer ziekmeldingen binnen gekregen of hebben mensen verlof aangevraagd. Het puzzelen gaat beginnen!

12:30 uur

Je gaat een half uur afschakelen omdat er ook gegeten moet worden. Ondertussen hoor je berichten binnenkomen in je mailbox of gaat je telefoon een paar keer af. Maar jij hebt pauze, dus neem die ook!

13:00 uur

Na je pauze neem je de tijd om de vragen van de medewerkers te behandelen maar ook van de manager(s). Je ondersteunt waar nodig is en houdt rekening met alle behoeftes, om die vervolgens zo goed mogelijk te kunnen verwerken in het rooster. 

Het kan zomaar zijn dat er iemand voor een langere tijd uitvalt. Oh jee, het rooster moet aangepast worden. Je gaat op zoek naar iemand die kan invallen voor de komende dagen. Zodra dat gelukt is ga je vooruit kijken en op zoek naar de juiste medewerkers voor de komende periode. Dit betekend veel op en neer bellen en mailen om de medewerker te vinden. 

Wanneer je gebruik maakt van een online personeelsplannings tool gaat dit proces vele malen sneller en makkelijker. De tool zorgt namelijk voor de communicatie waardoor je veel sneller een geschikte medewerker zult vinden zonder al te veel tijd hieraan kwijt te zijn. 

Hierdoor kun je je wellicht focussen op een klacht van een klant die ondertussen binnen is gekomen. Je gaat op zoek naar een oplossing of je benadert de juiste manager die dit kan overnemen. 

16:00 uur 

De tijd vliegt voorbij en het rooster voelt nog niet klaar. Eén geluk, het rooster is nooit klaar omdat het continu in beweging is. Maar het is je gelukt om vandaag en wellicht de gehele week in te vullen. Morgen is er weer dag.

Het laatste uur besteed je aan de gewerkte uren. Je controleert of de uren zijn binnengekomen en controleert dat naast het rooster. Na goedkeuring registreer je de uren in een duidelijk overzicht. 

Bij het gebruiken van een online personeelsplanning zijn de uren gekoppeld aan het rooster. Wanneer de medewerker de uren doorgeeft kun jij de uren goedkeuren door één klik op de knop. Wat vervolgens direct wordt verwerkt in een online urenregistratie die zorgt voor een duidelijk overzicht.

Er zijn minder handelingen om uit te voeren waardoor er meer tijd overblijft. Nu kun je aan het einde van de dag nog even inchecken bij je collega´s voordat je weer op de fiets stap naar huis. 

Wat verdiend een goede personeelsplanner?

Als fulltime planner ga je gemiddeld € 2.670,- bruto per maand verdienen. Het loon varieert tussen de € 2.270,- en € 3.075,- per maand, afhankelijk van welke opleiding je hebt gevolgd; mbo, hbo of universiteit. Maar natuurlijk ook hoeveel werkervaring je al hebt. Daarnaast heeft het uiteraard ook te maken met wat het bedrijf te bieden heeft. 

Als planner kunt je doorgroeien en promotie krijgen waardoor je salaris omhoog zal gaan. Je komt dan wellicht terecht in een HR functie of een administratieve functie.

Leer van elkaar door kennis em ervaring te delen

Opleiding voor personeelsplanner

Afhankelijk van de branche waarin je wilt gaan werken zijn er diverse opleidingen, trainingen en cursussen te volgen. Een goede personeelsplanner is meestal MBO opgeleid. 

In de opleiding leer je uiteraard plannen om daar vervolgens een rooster van te maken. Maar je wordt ook getest op de regels van de arbeidstijdenwet. 

Waar werkt een personeelsplanner mee?

Deze vraag stelde ik mijzelf ook. Wat wordt er nu eigenlijk veel gebruikt door personeelsplanners? Om hierachter te komen ben ik een onderzoek gestart.

Uit mijn onderzoek (tot dusver) is gebleken dat 65 procent van de ondernemers Excel of Outlook gebruikt. Wat me natuurlijk niet verbaasd, want iedereen heeft excel bij zijn officepakket zitten.

En 25 procent van de ondernemers die ik gesproken heb, gebruikt een online personeelsplanning tool, zoals Onduro. 

De ondernemers die met een planningspakket werken, of overwegen over te stappen, geven meestal als reden dat ze tijd willen besparen en de kans op fouten willen verkleinen. 

Nadat ze zijn overgestapt noemen zij als extra voordeel

  • het makkelijker kunnen plannen
  • meer overzicht
  • op voorhand inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers 
  • het niet meer handmatig hoeven invullen van de uren

Wat ook opvalt is dat ondernemers die een online personeelsplanning gebruiken het niet meer hebben over administratie of de planning. Ze hebben het over hoe ze verder willen groeien en hoe een tool deze ontwikkeling verder kan ondersteuning. 

Ze hebben bijvoorbeeld behoefte aan 

  • uitgebreidere rapportages 
  • het kunnen delen van opdrachten en berichten
  • klanten mee laten kijken in de planning 
  • het digitaal goedkeuren van uren 
personeel plannen met online personeelsplanning

Online personeelsplanning is de toekomst

Dat een online personeelsplanning de toekomst is hoef ik je niet te vertellen. Maar wil je meer te weten komen over het maken van een goede personeelsplanning?

Dit gaat je enorm helpen bij;

  • Het eenvoudig plannen
  • Meer overzicht
  • Betere communicatie
  • Een soepel lopend rooster
  • Minder tijd besteden aan je planning
  • De groei van het bedrijf

Ons E-book is nu gratis te krijgen. Laat het ons weten en wij sturen het vandaag nog op.

Terug naar Blog