Personeelsplanning in een planningstool online

Terug naar Blog
personeelsplanning

Personeelsplanning in een planningstool online

Steeds meer bedrijven komen achter de voordelen van een online planningstool, desondanks wordt er nog veel gebruik gemaakt van Excel of Outlook. Uit mijn onderzoek is gebleken dat 65 procent van de ondernemers Excel of Outlook gebruikt. Wat me natuurlijk niet verbaasd, want iedereen heeft Excel bij zijn officepakket zitten. En 25 procent van de ondernemers die ik gesproken heb, gebruikt een planningstool online, zoals Onduro. 

De ondernemers die met een planningspakket werken, of overwegen over te stappen, geven meestal als reden dat ze tijd willen besparen en de kans op fouten willen verkleinen. 

Nadat ze zijn overgestapt noemen zij als extra voordeel;

  • het makkelijker en sneller kunnen plannen
  • meer overzicht
  • op voorhand inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers 
  • het niet meer handmatig hoeven invullen van de uren

Wat wij voornamelijk terug zien bij bedrijven die gebruik zijn gaan maken van Onduro, is een flinke groei in het bedrijf. Er wordt dan ook gezegd dat men meer tijd kan besteden aan andere dingen dan de personeelsplanning. Daarnaast krijgen we ook regelmatig terug te horen dat het hele bedrijf beter is gaan samenwerken en beter is gaan communiceren. 

In dit artikel geef ik je graag een beter beeld van de online personeelsplanning in Onduro.

Kennismaking

In Onduro maken wij gebruik van een demo, dit is namelijk de vriendelijkste manier om kennis te maken met een planningstool online. Door te gaan spelen met een demo leer je het systeem kennen.

Wanneer er een demo wordt aangevraagd, kan men hier 2 weken lang gratis gebruik van maken. Zonder ergens aan vast te zitten. In de demo staat de ‘university’ die je mee neemt door het hele programma. Maar je kunt er ook voor kiezen om zelf het programma te ontdekken. En kom je er niet uit, dan is het absoluut mogelijk dat iemand jou persoonlijk door het programma begeleid. 

Wil je meer te weten komen over het maken van een personeelsplanning? Dan is ons E-book echt iets voor jou! In het boek staan veel handige tips en voorbeelden, we nemen je in 5 stappen mee naar een professionele personeelsplanning.

Systeem inrichten

Na de kennismaking kun je met volle vertrouwen een beslissing nemen. De demo wordt omgezet naar jouw online werkomgeving waarin je direct gebruik kunt maken van het programma. Er is geen verplichte cursus die je eerst moet volgen. Het programma is zodanig gebruiksvriendelijk dat je er direct mee aan de slag kunt. Je staat er natuurlijk niet alleen voor, wij houden namelijk van korte lijnen en persoonlijk contact. Dus wij zullen ondersteunen waar nodig is.

Tevens blijft Onduro naarmate gebruik, gebruiksvriendelijk. Dat komt omdat het programma is opgebouwd uit modules die je heel eenvoudig aan en uit kunt zetten. Hierdoor kun je heel makkelijk je eigen personeelsplanning samen stellen en kunnen wij blijven voldoen aan ieders wens.

personeelsplanning software gebouwd met een flexibele modulaire opbouw

Kostenplaatje

Het kostenplaatje is absoluut ook belangrijk. Onduro biedt twee soorten abonnementen aan. We willen het voor iedereen zo voordelig en gemakkelijk mogelijk maken, vandaar dat we een vast en een flex abonnement aanbieden.  

Werk je bijvoorbeeld seizoensgebonden, dan bieden wij een flex abonnement aan. Op deze manier betaal je nooit te veel op momenten dat er niet zoveel gebeurt, je betaald namelijk per gewerkte dienst.

Is jouw personeelsplanning vast en stabiel, dan kun je beter voor een vast abonnement gaan. Hier betaal je een vast bedrag voor een X aantal medewerkers. 

Wij geloven dat klanten bij ons blijven om het programma, daarom is het abonnement bij Onduro maandelijks opzegbaar. Geen gedoe met lange opzegtermijnen. 

Aan de slag

Zodra het systeem geheel naar wens is ingericht kun je direct aan de slag met de online planningstool. De online omgeving is te openen vanaf een telefoon, computer, laptop of tablet. Dus overal waar je gaat, gaat Onduro mee. 

Hieronder licht ik een aantal basis modules uit, dit geeft je een beter beeld van Onduro. Het plannen in Onduro gaat namelijk heel eenvoudig. Het is simpelweg de juiste medewerker, die gekoppeld is aan de juiste functie, naar de juiste opdracht slepen. Zie de afbeelding hieronder. 

basisrooster
planningstool online
online planningstool

In de planningsmodule zitten veel mogelijkheden die ervoor zorgen dat het maken van een personeelsplanning heel eenvoudig en soepel verloopt. Bijvoorbeeld;

  • gebruik maken van shifts
  • het snel kunnen wisselen van medewerker bij ziekteverzuim
  • notities doorgeven
  • open dienst versturen
  • actuele beschikbaarheid inzien

Dankzij de beschikbaarheidsmodule is er altijd een actueel overzicht en kun je in één oogopslag zien wie er beschikbaar is. Dit zorgt ervoor dat er snel geschakeld kan worden bij een roosterwijziging of bij het maken van de personeelsplanning.

De medewerkers kunnen hun beschikbaarheid heel eenvoudig doorgeven via de online omgeving van Onduro. Zie de afbeelding hieronder. 

Daarnaast is het ook mogelijk om de vakantie aanvraag in te laten dienen. Doordat de aanvraag online ingediend wordt en doordat iedereen in hetzelfde programma werkzaam is, voorkom je een hoop miscommunicaties. 

De planningsmodule is jouw werkomgeving, medewerkers hebben hier dus geen inzicht in. Zodra de planning klaar is en het een rooster mag worden voor je medewerkers, druk je heel eenvoudig op de knop publiceren. Alle betrokken medewerkers ontvangen direct een melding met daarin het rooster vermeld. 

In het rooster staat waar, hoe laat en wanneer een dienst begint. Zie de afbeelding hieronder. 

Doordat het rooster online staat blijft het altijd actueel. Mocht er bijvoorbeeld een roosterwijziging doorgevoerd worden, dan ontvangt de betreffende medewerker hierover een melding. De wijziging wordt automatisch verwerkt in het rooster.

De medewerkers kunnen na een gewerkte dienst zelf de uren doorgeven. Door een stuk verantwoordelijkheid neer te leggen bij het team, zul je gaan merken dat er beter wordt samengewerkt. De uren doorgeven gaat heel simpel in de online omgeving van Onduro. Het voordeel van een online urenregistratie is dat het niet meer handmatig ingevuld hoeft te worden. 

Zodra de uren zijn doorgegeven kan de beheerder de uren goed – of afkeuren. Bij goedkeuring worden de uren automatisch verwerkt in de urenregistratie. Zie afbeelding hieronder. Dit bespaard een hoop tijd maar daarnaast vermindert het ook de menselijke fouten. 

urenregistratie

Personeelsplanning uitbreiden

Omdat er ontzettend veel mogelijkheden zijn in Onduro, raden wij altijd aan om eerst met de basis te beginnen. Zoals met de vier modules die hierboven uitgelicht worden. Daarna kan de personeelsplanning steeds verder uitgebreid worden. Je gaat vanzelf ontdekken waar de behoeftes liggen en wat je graag in de planning wilt implementeren.

Vanuit mijn onderzoek waar ik eerder over sprak valt het op dat, ondernemers die een planningstool online gaan gebruiken het meer hebben over administratie of de planning. Ze hebben het over hoe ze verder willen groeien en hoe een online planningstool deze ontwikkeling verder kan ondersteunen. 

Ze hebben bijvoorbeeld behoefte aan;

  • uitgebreidere rapportages 
  • het kunnen delen van opdrachten en berichten
  • klanten mee laten kijken in de planning 
  • het digitaal goedkeuren van uren 

De behoeftes verschuiven vrij snel na het gebruik van een online planningstool. De ene behoefte is ingevuld en de volgende behoefte ligt alweer klaar. Gelukkig kunnen wij hierin mee en staan we open voor nieuwe ontwikkelingen en groei. Dit is een deel van de krachten van Onduro. Door open te staan voor ontwikkeling en mee te denken naar oplossingen, kunnen wij blijven voldoen aan ieders wens.

De modules die het meeste worden geïmplementeerd na het gebruik van Onduro zijn de tijd voor tijd module, rapportage en de open dienst. Ik zal de modules kort uitlichten zodat je een beter beeld krijgt van de mogelijkheden in een online planningstool.

De open dienst module is ideaal voor als er nog geen geschikte medewerkers gevonden is voor een openstaande dienst. Zodra er een open dienst wordt uitgezet, ontvangen de betrokken medewerkers een melding. In de melding wordt een openstaande dienst vermeld waarvoor ze zich kunnen aanmelden als beschikbaar. Wanneer de geschikte medewerker met de juiste functie zich heeft aangemeld, verwerkt Onduro dit automatisch in het rooster.

Dit is een veel gebruikte module die enorm wordt gewaardeerd omdat het veel werk uit handen neemt. Je hoeft namelijk niet meer op en neer te bellen of mailen, dit bespaart een hoop tijd.

Een andere populaire module is tijd voor tijd. Tijd voor tijd houdt alle uren bij, zoals; arbeidsuren, verlof, vakantie, feestdagen, plus- minuren. De module berekend vervolgens berekend de uren met elkaar. Hierdoor is er altijd inzicht in het huidige saldo van de medewerkers.

De module rapportage wordt ontzettend veel gebruikt. Alle uren die zijn ingevuld door de medewerker en vervolgens zijn goedgekeurd door de beheerder staan in de rapportage. Alle definitieve uren staan dus in deze module. Met één druk op de knop kun je de rapportage downloaden, om vervolgens door te sturen naar de loonadministratie. 

Klaar voor verandering?

Ben jij nieuwsgierig hoe jouw personeelsplanning werkt in een planningstool online? Vraag dan vrijblijvend de demo aan. Je weet nu dat je nergens aan vast zit en de demo twee weken lang gratis te gebruiken is.

    Terug naar Blog