Hoe je professioneel je personeel kunt plannen

Excel is een geweldig tool. Door de flexibiliteit en open structuur biedt het heel veel verschillende mogelijkheden. In no time maak je een simpel overzicht of een mooie grafiek.

Tegelijkertijd is die open en flexibele structuur ook het probleem. Zeker als het gaat om belangrijke en kritische data voor de organisatie en de klant. Juist omdat je makkelijk iets wijzigt of een formule kopieert, maakt het Excel voor de gemiddelde gebruiker foutgevoelig en tijdsintensief.

Een simpele personeelsplanning of urenregistratie regelen met Excel is goed te doen. Zeker als je er een beetje handig mee bent. Maar als je er afhankelijk van bent, dan kan het veel efficiënter, effectiever en met name ook veiliger.

Dan wil je een veilig en betrouwbaar systeem, waar iedereen in kan werken, zonder dat je bang moet zijn dat er fouten insluipen. Je wilt kunnen groeien en nieuwe mensen aan kunnen sluiten, zonder dat je bang hoeft te zijn dat de planning of administratie in de soep loopt.

Het is belangrijk dat je organisatie het vermogen heeft om zich snel aan te passen aan de veranderingen waar je op in wilt spelen. Om succesvol te groeien moet je flexibel zijn en tegelijkertijd de stabiliteit bewaken om betrouwbaar te blijven.

---

---

Zijn de onderstaande factoren herkenbaar voor jou?

Veel tijd kwijt aan administratie

Uren worden vaak handmatige bijgehouden en opgeslagen in Excel. Best gek aangezien urenregistratie en de personeelsplanning cruciaal en kostbaar zijn voor een bedrijf. Het invullen van het urenbriefje, verzamelen, overtypen en de facturen en salaris verwerken kost veel tijd.

Maar minstens even erg, iedere extra stap vergroot de kans op fouten. Uit onderzoek van Emerce blijkt, dat meer dan 70% van de werknemers hun uren niet goed bijhouden. Hierdoor verdwijnen uren die dus ook niet betaald worden.

Het maken van het Excel overzicht in niet moeilijk, maar het bijhouden is omslachtig. Zeker als je veel medewerkers wilt plannen, of de uren wilt registeren. En dan hebben we het nog niet over de beschikbaarheid, vakantie of werken vanuit verschillende locaties.

Met de huidige online technologie kan het maken van planningen en de urenregistratie veel effectiever en efficiënter. En nog goedkoper dan met gratis Excel.

Last minute het rooster wijzigen

Een planning veranderend voortdurend. Mensen die je ingepland hebt kunnen niet, de klant start op een andere tijd, een opdracht vervalt of er komt een spoedvraag tussendoor.

Hoe vaker de personeelsplanning wijzigt, hoe meer tijd het kost om de planning rond te krijgen. Dan is de kans groter dat een collega de wijzigingen over het hoofd ziet.

Een goede planning is hierop voorbereid. Het gaat uit van onzekerheden die op ieder moment naar boven kunnen komen. Maar is het systeem er ook op voorbereid? Een wijziging in Excel aanbrengen is geen probleem. Maar daarmee is weet de medewerker het nog niet.

Iedere wijziging moet je zelf communiceren naar de medewerkers. Dus dat betekent bellen, appen of mailen en hopen dat je ze op tijd te pakken krijgt. Ik bekijk zelf ook niet iedere ochtend mijn app-berichten. Ik weet dan ook uit ervaring hoe frustrerend het is, om in de auto een telefoontje te krijgen dat de afspraak toch niet doorgaat.

Snel overzicht vanuit verschillende invalshoeken

Wie kan wanneer en waar werken. Voor planners is het cruciaal om te weten wie, wanneer waar en bij welke klant beschikbaar is. Inzicht in vakantiedagen, vrije dagen, nachtdiensten en competenties is niet altijd makkelijk terug te vinden. Met als gevolg dat er geen optimale bezetting gemaakt kan worden. Vooral wanneer de druk toeneemt, zoals bij een spoedaanvraag of ziekteverzuim.

In het verleden was de oplossing mensen in hun vrije tijd als vervanger aan te wijzen de enige oplossing om stress te voorkomen. Hiermee ontneem je de medewerker echter zijn vrijheid en dit kost natuurlijk ook geld.

Met de komst van online planningssystemen en mobile applicaties kan het veel slimmer en sneller. Je vraagt medewerkers zelf wanneer ze willen werken, je kunt open diensten aanbieden waar medewerkers zelf op kunnen reageren en medewerkers kunnen hun eigen vrije dagen aangeven of diensten teruggeven. Alles gemakkelijk en snel door vooral in te stellen procedures.

Doordat alles met elkaar gekoppeld is, kun je op ieder moment de juiste inzichten oproepen die je nodig hebt om tot een optimale planning te komen. Ook kun je alle stakeholders: de klant, de medewerker, de administratie en de directie toegang geven tot de meest actuele informatie. Van lange termijn planning en bezetting, tot live uitvoering op locatie.

Daarnaast kun je gemakkelijk rapporten maken die je nodig hebt om in te spelen op de behoefte van klanten, medewerkers, de administratie en de directie. En dat zonder enige technische kennis.

Discussie over de urenregistratie

Niets is vervelender dan de urenregistratie. Als de bonnen al goed ingevuld zijn, dan zijn ze vaak slecht leesbaar, verkeerd overgenomen, of er ontstaat discussie over de factuur.

Urenregistratie is gewoon een bitch.

Daarom is het wel fijn als dat snel en makkelijk kan. Dat kan omdat de planning eigenlijk al vertelt wat je in de uitvoering te wachten staat. Een goede planning is voor 90% de uitvoering en dus de urenregistratie.

Waarom het meest vervelende werk, -want dat is urenregistratie- twee keer, of eigenlijk drie keer overdoen, als het ook in één keer kan.

Door de planning met de uitvoering te verbinden en de klant toegang te geven, kunnen wij in één keer de hele keten oplossen. Iedereen ziet hetzelfde en kan direct zijn reactie geven.

Werkt de medewerker op locatie en krijgt hij reiskostenvergoeding? Dan wil je die natuurlijk ook direct mee factureren. Tijdens de planning kun je hier al rekenen mee houden, iets wat een systeem makkelijk kan onthouden.

Daarom is het verbinden van urenregistratie en plannen zo belangrijk. Zorg voor een goede planning die aansluit bij de werkelijkheid. Dat voorkomt fouten en discussie tijdens de uitvoering en de verantwoording achteraf.

Een goede transparante planning draagt bij aan het vertrouwen en tevredenheid van zowel de medewerkers als de klant.

Werknemers vergeten wanneer ze moeten werken

Vergeten is misschien nog wel het grootste probleem van ons allemaal. Zelf heb ik hier ook last van, ik maak dan een afspraak via de telefoon en ben deze alweer vergeten als ik de telefoon op hang. Of nog erger: heen en weer ge-app over een datum en tijdstip die ik vergeet op te nemen in mijn agenda.

Mensen maken graag afspraken, maar zijn slecht in onthouden. En zeker als de afspraak wordt gewijzigd. Je vergeet wat je precies hebt toegezegd tot ze je bellen met de vraag waar je blijft.

Ik hoor menig planner dan ook klagen, dat hun werk meer lijkt op dat van een kleuterjuf, die iedereen moet vertellen wanneer en hoe laat ze moeten werken, dan op dat van een planner.

Een goed eenduidig rooster met minimale wijzigingen is daarom erg belangrijk. Een oplossing is medewerkers het onderling laten regelen, maar dan weet je helemaal niet meer wie, waar, wanneer moet zijn.

Communicatie is hier dus de belangrijkste sleutel. Dat kun je handmatig doen, door iedereen steeds op de hoogte te houden. Zoals ik zelf als projectleider jaren heb gedaan. Maar net als met iedere routine, kan dat gelukkig tegenwoordig ook automatisch. Door iedereen inzicht te geven in de meest actuele planning, met een apparaat dat iedereen de hele dag gebruikt: onze mobiele telefoon.

Hoe je in 9 stappen komt tot een professionele planning?

Een goede planning maken is een stuk makkelijker als je een goed proces volgt. Wij hebben de stappen voor je op een rijtje gezet. Als je de stappen volgt, dan voorkomt het dat je iets belangrijks vergeet.

In gebruik je ONDURO dan heb je met deze stappen je hele Personeelsplanning en Workforce management in een keer op orde.

Laten we ze punt voor punt even toelichten

1. Opdracht

Voordat je start met het plannen van de diensten moet je weten wat er voor de betreffende dagen aan opdrachten/werk ingevuld moeten worden.

Heel veel werk bestaat uit repeterende taken of gewoon uit aanwezigheid. Zo hebben we tandartsassistenten, inbound callcenter-, beveiliging-, receptie- en logistieke medewerkers die ingepland worden. Deze medewerkers moeten gewoon op de juiste dag en tijd op locatie zijn om daar hun werk te doen. Dit is onafhankelijk van de hoeveelheid werk die er is. Dit noemen we werk waarbij beschikbaar zijn centraal staat. Dit kun je vaak met een handig template automatisch inroosteren.

Naast beschikbare beroepen is er ook werk dat klant afhankelijk is. Zo is er geen serveerster voor een terras nodig als het regent, of hoeft de weg niet afgezet te worden als er niet aan gewerkt wordt en een event beveiliging hoeft niet uit te rukken als het event niet doorgaat.

Bij deze diensten is de planning sterk afhankelijk van de vraag op een bepaald moment. Flexibiliteit in het rooster en bij de medewerkers is dan belangrijk om tot een goede bezetting te komen.

Als planner moet je dus als eerste weten wat de opdrachten of het werk is waar capaciteit op ingepland moet worden.

2. Beschikbaarheid

Om een goede planning te maken is het belangrijk om op de hoogte zijn van de beschikbaarheid van je werknemers. Je wilt vaak rekening houden met iedereens wensen en ze op de momenten inplannen dat het goed voor ze uitkomt.

Vaak krijg je de informatie over beschikbaarheid op allerlei verschillende manieren aangeleverd en kun je snel het overzicht kwijtraken. Excel houdt namelijk niet automatisch de beschikbaarheid van de werknemer bij. Hierdoor kunnen er fouten ontstaan in het rooster, zoals het inplannen van een niet beschikbare medewerker. Dat is natuurlijk vervelend.

Ook wanneer je in de zomervakantie iedereen met vakantie wilt laten gaan en het bedrijf draaiende wil laten houden, is het belangrijk om duidelijk inzicht te hebben in de vakantie aanvraag van je medewerkers.

Wat is er dan makkelijker dan een softwareprogramma waarbij dit allemaal automatisch gesynchroniseerd wordt.

3. Competent

Naast dat je moet kijken of een medewerker beschikbaar is, is het ook belangrijk om rekening te houden met het takenpakket van de medewerker. Je wilt natuurlijk niet dat een medewerker die normaal gesproken in de bediening staat, nu ineens in de keuken staat.

Je kunt dit wel uit je hoofd doen of iedere taak een ander kleurtje geven, maar dit is natuurlijk erg fout gevoelig, helaas kan een progamma zoals Excel hier niet automatisch rekening mee houden.

4. Inplannen

Voordat je een medewerker daadwerkelijk in kunt planning zijn er een aantal punten waar je rekening mee moet houden.

• Je medewerker moet beschikbaar zijn
• Eventuele vakantie aanvraag van de medewerker
• Is de medewerker competent voor de opdracht/werkzaamheden
• Zijn er verschillende locaties en zo ja, welke medewerker kan op welke locatie werken.

Het zou natuurlijk makkelijk zijn als dit allemaal automatisch gaat en een programma dit soort punten automatisch meeneemt.

5. Uitnodigen

Wanneer je de juiste medewerkers hebt ingeplant op de taken, moet je de personeelsplanning delen met de medewerkers.

Het is namelijk best wel handig dat de medewerkers weten wanneer ze moeten komen werken.

6. Accepteren

Als de personeelsplanning met de medewerkers is gedeeld en je hierin open diensten hebt gezet, moet je als planner wel op de hoogte zijn van de status van die dienst. Het is namelijk belangrijk dat je geen werknemers te kort komt op een werkdag.

Je kunt je medewerkers vragen om een mailtje te sturen met interesse in die dienst, of dat ze je even bellen.

Wanneer je van meerdere medewerkers een berichtje krijgt, moet je de medewerkers die zijn afgevallen voor die dienst dit laten weten. Door ze allemaal langs te bellen of een berichtje te sturen bijvoorbeeld. Dit kost veel tijd.

Nadat de personeelsplanning is geaccepteerd, is het belangrijk om te weten of de medewerkers de planning hebben ontvangen.

7. Aan de slag

Nu zit jouw taak als planner er even op en kan de medewerker aan de slag.

Het kan natuurlijk voorkomen dat je medewerkers hebt op allerlei verschillende locaties. Het is dan lastig om op de hoogte te blijven of de medewerkers daadwerkelijk komen werken. Daarom is het handig dat je dit als planner weet. Dit kan met een berichtje of een telefoontje, maar dat kost natuurlijk veel tijd.

Het zou veel gemakkelijk zijn wanneer de medewerker gewoon kan inchecken en jij als planner dan op de hoogte bent.

8. Urenregistratie

Als een medewerker klaar is mijn zijn werkdag, is het natuurlijk belangrijk dat deze uren worden geregistreerd. Vaak gaat dit via een briefjes, roosters of een template ergens, maar je moet alles nog handmatig invullen. De briefjes raken kwijt, het is niet te lezen of er zijn andere onduidelijkheden. Hierdoor moet je de gewerkte uren vergelijken met de ingeplande uren.

Naast de urenregistratie moet je bij het verwerken van de uren ook rekening houden met allerlei verschillende toeslagen zoals reiskosten, verschillende loonkosten (avond toeslag, weekend toeslag) en overuren. Doordat je dit vaak allemaal handmatig moet verwerken ben je veel tijd kwijt. Naast dat het veel tijd kost, is het ook erg fraudegevoelig en sluipen fouten er gemakkelijk in.

Het is erg belangrijk om deze informatie wel goed te verwerken, anders loop je misschien onnodige kosten mis.

9. Factuur

Nadat de uren zijn geregistreerd en de toeslagen zijn berekend kun je facturen doorsturen naar de klant, of de informatie gebruiken voor de salarisverwerking van de medewerker.

Het zou natuurlijk handig zijn als je een gemakkelijk overzicht kan laten maken om inzicht te krijgen in deze kosten. Dit scheelt tijd voor de personeelsadministratie, zorgt voor openheid richting de medewerkers en hierdoor heeft het management/directie goed inzicht in de gemaakte kosten.

Conclusie

Een professionele planning en opvolging draait voor 25% om een goed overzicht waarin de juiste mensen gekoppeld worden aan de juiste taak. De rest van de tijd en inspanning draait om het uitwisselen van informatie. Dit gebeurd in veel bedrijven via verschillende vormen en media, waardoor een planner veel tijd kwijt is met afstemming.

Niet alleen leidt dit tot veel ruis en vragen, maar het leidt ook tot veel fouten. Een afspraak is makkelijk vergeten, of wordt niet bevestigt, of wordt niet geregistreerd. Voor een gemiddelde klant -en jullie zijn natuurlijk niet gemiddeld- levert een implementatie met ONDURO al gauw 50% minder fouten op en kan een planner al gauw 2 keer zo veel mensen inplannen op een dag.

Omdat ONDURO modulair is opgebouwd, is onze oplossing eenvoudig en breed inzetbaar.

Wil jij met je bedrijf professioneler gaan werken en klaar zijn voor groei? Vraag jij jezelf af of de administratie, de planning, de verantwoording en het contact met je klanten en medewerkers beter kan? Neem vrijblijvend contact met ons op en we onderzoeken samen of ONDURO aansluit bij jou!