De voor- en nadelen van urenregistratie in Excel

Excel is waarschijnlijk het meest voor de hand liggende wanneer je een systeem wil gaan opzetten voor je urenregistratie van de medewerkers. Het is gratis, een welbekend systeem en kan gevormd worden naar je wensen.

Echter brengt het gebruik van spreadsheets ook nadelen met zich mee en kan het tot serieuze problemen leiden als je bedrijf groeit.

In dit artikel worden de voor- en nadelen van Excel tegen elkaar opgezet om te kijken of Excel wel echt zo ideaal is en voor wie het interessant is voor urenregistratie.

Voordelen van urenregistratie in Excel

Als je de uren van de werknemers verzamelt via werkbriefjes, Whatsapp of email, is Excel een alternatieve gratis oplossing om de uren in te voeren en later te analyseren. Omdat je zelf kan bepalen hoe jouw urenregistratie Excel er uit ziet, kun je de data verzamelen die je nodig hebt. Zo kun je in Excel een overzicht maken met alle overuren per medewerker, de lonen berekenen en je kan het opsturen naar je accountant, boekhouder en/of payroller.

Daarnaast zijn er meerdere opties waarin je spreadsheets kan maken. Zo kun je via Office 365, Google Sheets en Pages een spreadsheet delen met anderen. Hiermee kun je medewerkers zelf uren laten vullen in de sheets, zodat berekeningen automatisch voor je gemaakt worden.

Het grootste voordeel van spreadsheets zal uiteindelijk toch het feit zijn dat het gratis de urenregistratie mogelijk maakt. Excel en Pages zijn niet per definitie gratis, maar Google Sheets bijvoorbeeld wel.

Nadelen van urenregistratie in Excel

Excel is niet gemaakt voor urenregistratie. Daarom hebben spreadsheets ook een aantal nadelen.

Je kan Excel voor urenregistratie gebruiken, echter moet je dan ook alles zelf inrichten en opzetten zodat het goed voor je werkt. Dit is foutgevoelig en kost enorm veel tijd. Daarnaast zullen er constant verzoeken zijn van medewerkers over je systeem van urenregistratie en blijf je veel rommelen in je Excel bestand.

Daarnaast moet je nog steeds de uren invoeren in Excel. Dit kun je doen door personeel toegang te geven tot de urenregistratie in Excel. Dit brengt risico’s met zich mee. Zo zijn er misschien medewerkers die niet zo handig in Excel zijn en niet weten te werken met een sheet, of nog erger, je sheet overhoop helpen of in de uren van andere medewerkers rommelen.

Je kan de uren ook eerst door de medewerkers laten mailen, whatsappen of invullen op papier. Dit kost enorm veel tijd, omdat iemand deze uren moet overbrengen naar Excel voordat jij je rapportages eruit kan halen. Dit resulteert weer in fouten en een inefficiënte urenregistratie.

Conclusie

Wanneer je personeelsbestand nog te overzien is en je korte lijnen hebt met de medewerkers, is Excel een prima oplossing voor je urenregistratie. Het kost wat minder tijd bij een kleinere groep medewerkers. Wanneer je echter richting de 20 medewerkers gaat of meer, wordt het snel complexer.

Op dit punt moet je jezelf afvragen of Excel nog voldoet aan je eisen en opweegt tegen de complexiteit, tijd en frustratie.