Gratis Excel personeelsplanning, goedkoop of duurkoop?

Terug naar Blog
Personeelsgegevens

Gratis Excel personeelsplanning, goedkoop of duurkoop?

Het moment is daar, je personeelsplanning groeit en je schakelt Excel in als je nieuwe vriend. Excel biedt ontzettend veel mogelijkheden, iedereen kan er mee leren omgaan en het is ook nog eens gratis. Super fijn maar is het ook echt gratis? Of brengt het indirect toch kosten met zich mee, zonder dat wij het in de gaten hebben?

Personeelsplanning maken in Excel

Excel is een mooi programma met een open structuur, de mogelijkheden zijn echt oneindig. Je personeelsplanning staat in het Blad1, verlof in Blad2, vakantie in Blad3 enzovoort. Het is een kwestie van kopiëren en plakken in de volgende kolom en de personeelsplanning staat klaar. 

Klaar om individueel door te sturen naar je medewerkers. De gewerkte uren kun je vervolgens invoeren en Excel doet het rekenwerk, hieruit ontstaat een uren rapportage. Excel is zeer geschikt voor; 

  • Het verwerken van cijfers
  • Databeheer
  • Rapportage koppelen 
  • Berekeningen 
  • Grafieken creëren

Hartstikke handig, maar kost het niet veel tijd? 

1. Handmatig

Alle bovenstaande handelingen in Excel dienen handmatig te worden ingesteld en ingevoerd. Bovendien moeten aanpassingen per stuk worden gedaan, evenals terugkoppelingen naar personeel en management. Dat is nog prima te overzien als je met een man of 5 werkt maar daarboven wordt het al snel een tijdrovende klus. 

2. Foutgevoelig

Daarbij komt dat excel een foutgevoelig programma is. Excel ziet er in het begin makkelijk en overzichtelijk uit. Echter groeit de complexiteit na de toename in data (sheets). Hoe groter de planning, hoe onduidelijker het wordt, hoe groter de kans op fouten. Dit maakt het uiteraard ook tijdrovend. 

3. Traagheid door toename data

Niet alleen de complexiteit groeit na toename in data, maar ook de traagheid. Excel is een sterk rekenprogramma. Maar hoe meer en complexe berekeningen excel moet maken, hoe zwaarder en trager het bestand wordt. 

4. Basiskennis

Veel bedrijven gaan er vaak van uit dat iedereen met Excel kan werken. Maar vaak beschikt men alleen over de basiskennis. Excel heeft oneindig veel mogelijkheden, hierdoor hebben gebruikers te maken met een learning curve. En dat kost de nodige tijd.

Excel goedkoop of duurkoop?

De vraag of een personeelsplanning maken in gratis excel goedkoop of duurkoop is? Absoluut een duurkoop als je het ons vraagt. Het is enorm tijdrovend doordat alle handelingen handmatig worden verricht en bovendien ook nog eens foutgevoelig. En uiteraard wil niemand een traag programma nadat de data groeit, nog los van de learning curve waar gebruikers mee te maken hebben. 

De huidige technologie heeft ons meer te bieden. Het is mogelijk om dit te automatiseren, dat bespaart ons een hoop tijd en menselijke fouten. En tijd is geld, toch? 

ONDURO is zo eenvoudig, je kunt zonder training direct aan de slag

Excel VS Onduro

Laten we het eens vergelijken met een flexibele personeelsplanning, bijvoorbeeld Onduro. De tijd die je kwijt bent met de hierboven genoemde punten met betrekking tot Excel, bespaar je in Onduro.

1. Handmatig

Een flexibele personeelsplanning zorgt voor de communicatie tussen jou en je medewerkers. Ben je het ook beu om continu op en neer te bellen, appen en mailen, zodra er iets verandert in de personeelsplanning? Zou het niet prettig zijn als je met één druk op de knop alle betrokken medewerkers op de hoogte brengt van de veranderingen in de flexibele personeelsplanning.

Of in één oogopslag kunt zien wanneer jouw medewerkers beschikbaar zijn, om ze vervolgens direct te kunnen inplannen voor een dienst. Het versturen van een open dienst is ook mogelijk. Hiervoor kunnen medewerkers (met de juiste functie) zich vervolgens op aanmelden. Dit wordt automatisch verwerkt in de rooster.

Eén tool waardoor je iedereen kunt bereiken, in één keer. 

het rooster is automatisch voor iedereen gekoppeld

2. Foutgevoelig

Je medewerkers betrekken bij de personeelsplanning zorgt voor een fijne samenwerking maar het scheelt wederom tijd maar ook fouten. En niet alleen voor de planner maar ook voor de medewerkers. Wanneer je de verantwoordelijkheid, over zelf de uren invullen na een dienst, bij jouw medewerkers neer legt ontstaat er een duidelijke samenwerking.

Met één druk op de knop kunnen jouw medewerkers hun uren invullen wanneer hun dienst erop zit. Deze uren gaan direct de urenregistratie in na goedkeuring van de planner en/of beheerder. Hierdoor ontstaat er in de personeelsplanning app een overzichtelijke urenregistratie en het verkleind de kans op fouten enorm.

Weg met het handmatig invullen en beperk menselijke fouten. 

Urenregistratie app direct in de eigen app op de mobiele telefoon

3. Traagheid door toename data

Onduro is een krachtig systeem. Door de toename in data zal Onduro zeer zeker niet verzwakken. De gehele geschiedenis blijft aanwezig, alle informatie zal altijd binnen handbereik zijn. 

Omdat Onduro een grote diversiteit aan opties heeft, wordt het systeem naar jouw wensen ingericht. Hierdoor krijg je alleen de opties te zien waar jij graag gebruik van maakt, zo blijft het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.

personeelsplanning software gebouwd met een flexibele modulaire opbouw

4. Basiskennis

Wij leren jou en je team, geheel vrijblijvend, makkelijk en professioneel een flexibele personeelsplanning te maken. Dit kost éénmalig tijd voordat je aan de slag kunt met je eigen personeelsplanning waarmee je veeeel tijd gaat besparen. Daarnaast blijven we graag helpen, we houden van korte lijntjes. Dus geen grote learning curve voor Onduro.

Hierdoor kun je meer aandacht besteden aan je medewerkers dan aan je personeelsplanning. Lees hierover meer ‘besteed meer tijd aan je medewerkers‘.

Interesse in een nieuwe vriend? 

Nog steeds aan het lezen zijn, leuk! Dan hebben wij het saaie onderwerp ‘Excel’ interessant weten te maken. Ben je benieuwd hoe een flexibele personeelsplanning eruit ziet? Meld je dan nu aan voor een demo en ervaar het zelf.

    Maak vrijblijvend kennis met onze flexibele Personeelsplanning tool

    • Meld je aan en ervaar zelf het gemak van online personeelsplanning
    • Doorloop de universiteit of speel lekker zelf met de mogelijkheden
    • Kijk door de ogen van verschillende medewerkers en zie de verschillen
    • Maak je eigen planning, vul de uren, bekijk de rapportage etc.
    • Kies de modules die passen bij jouw manier van werken

    Ben je overtuigd, weet je zeker dat het bij je past? Pas dan meld je jezelf definitief aan







    Terug naar Blog