Een efficiënt werkrooster maken in Excel – gratis voorbeeld
Een werkrooster maken in Excel kan een effectieve manier zijn om de personeelsplanning te organiseren. Excel biedt veel aanpassingsmogelijkheden en is erg flexibel. In deze blog door lopen we de stappen om een efficiënt werkrooster in Excel te maken, evenals de nadelen die je moet overwegen.
Stap 1. Personeelszaken
Voordat je begint met het maken van een werkrooster in Excel is het belangrijk om de gegevens van alle medewerkers te verzamelen en te noteren in een helder overzicht. Dit is belangrijk voor de salarisverwerking en de communicatie onderling.
Noteer in een helder overzicht;
– de namen
– contactgegevens
– functie
– beschikbaarheid
– contract
– eventuele diploma en certificaat
Stap 2. Planning behoefte
Wat zijn de planning behoeften van de organisatie? Wat zijn de werkdiensten? Denk hierbij aan ochtend-,middag- en avonddiensten. Zijn er verschillende teams of afdelingen aanwezig? Bepaal en noteer jouw planning behoeften, om zo efficiënt mogelijk een werkrooster te kunnen maken in Excel.
Stap 3. Personeelsbezetting
Bekijk de optimale personeelsbezetting voor elke dienst. Hiermee vermijd je onnodige kosten in de personeelsplanning en kun je kosten minimaliseren. Beschik je over een geschiedenis, neem dan eens een kijkje in de gegevens van de afgelopen jaren. Zie je bepaalde patronen terug in de seizoenen? Wanneer was de vraag naar medewerkers hoog of juist laag? Door dit goed in kaart te brengen voorkom je dat je niet onderbemand bent tijdens drukke periodes en niet over bemand in rustige periodes.
Stap 4. Beschikbaarheid
Wat is de beschikbaarheid van het team? Vraag regelmatig naar de beschikbaarheid, bijvoorbeeld maandelijks of elk kwartaal. Door te beschikken over de actuele beschikbaarheid, kun je blijven voldoen aan de behoeften van je medewerkers. Tevens geeft dit een gevoel van medezeggenschap waar het team beter gaat samenwerken. De beschikbaarheid kun je eenvoudig opvragen via e-mail, whatsapp of andere kanalen. Noteer de beschikbaarheid in Excel in een apart tabblad. Het kost tijd om dit bij te houden, maar het is de moeite waard. Het plannen zal vele malen soepeler verlopen als je beschikt over de actuele beschikbaarheid, je zult hierdoor sneller kunnen schakelen bij roosterwijzigingen.
Stap 5. Basisrooster
Start Excel en open een nieuw werkblad. De dagen van de week kun je verwerken in de kolommen en de tijden verwerk je in de rijen. Vervolgens vul je in de kolommen de namen van de medewerkers in. Koppel iedere medewerker aan een specifieke dienst op basis van hun beschikbaarheid en functie. Hierdoor creëer je een basisrooster en begint je werkrooster vorm te krijgen. Met een basisrooster naast het werkrooster, kun je vele malen sneller de planning invullen. Dat komt doordat je een opdracht verbindt aan een moment en het moment vervolgens koppelt aan een medewerker.
Gratis werkrooster voorbeeld
Ontvang gratis een voorbeeld van een efficiënt werkrooster. Naast het planningsvoorbeeld ontvang je ook handige tips and tricks. Wij delen graag onze kennis met je!
Stap 6. Het werkrooster
Met dezelfde stappen als hierboven kun je de dagen van de week en de werktijden verwerken in de kolommen en rijen. Met het basisrooster, het overzicht van de personeelsbezetting en de beschikbaarheid van het team kun je het werkrooster nu gaan invullen. Houdt bij de beschikbaarheid ook rekening met de vakanties en vrije dagen.
In Excel kun je gebruikmaken van kleuren. Je kunt bijvoorbeeld de ochtenddiensten groen maken, middagdiensten rood en avonddiensten geel. Dit maakt het voor medewerkers maar ook voor werkgevers overzichtelijker. Excel heeft daarnaast ook de mogelijkheid om automatisch berekeningen te maken met de ingevulde data. Bijvoorbeeld het berekenen van het totaal aantal uur dat elke medewerker heeft gewerkt. Maar let wel op bij eventuele aanpassingen die je wilt maken in Excel. Mede door de formules die ingevoerd worden is Excel een ontzettend gevoelig programma.
Stap 7. Het werkrooster delen
Tenslotte, deel het werkrooster met het team. Het rooster kun je eenvoudig delen via e-mail, whatsapp of je hangt het op in de kantine. Communiceer het rooster altijd op tijd met het team, ook wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd. Heb je regelmatig wijzigingen in het rooster? Dan zal men met regelmaat het aangepaste rooster door moeten sturen naar de betrokken medewerker. Hier gaat veel tijd in zitten maar het is onwijs belangrijk dat medewerkers beschikken over het actuele rooster. Ook in verband met de wet en regelgeving, aangezien een dienst vier kalenderdagen van tevoren schriftelijk of digitaal gecommuniceerd moet worden. Excel heeft daarom ook zijn beperkingen.
Nadelen bij een werkrooster maken in Excel
1. Complexiteit
Een werkrooster maken in Excel kan erg complex zijn. Vooral als het gaat om veel medewerkers, meerdere teams en verschillende werkdiensten. Het is een tijdrovende klus om de opmaak met de juiste formules te maken, al helemaal als je niet bekend bent met de Excel functies.
2. Foutgevoelig
Een grote uitdaging aan Excel is het gebrek aan automatisering, het biedt beperkte automatiseringsmogelijkheden. Veel handelingen moeten handmatig bijgehouden of ingevoerd worden. Zoals het opvragen van de beschikbaarheid, het bijhouden van de gewerkte uren, het doorsturen van het rooster en wijzigingen in het rooster. Dit maakt Excel ontzettend foutgevoelig en het kost tijd om de fout te achterhalen en te herstellen.
3. Beperkte samenwerking
Excel is absoluut niet ideaal voor een real time samenwerking. Zodra er meerdere mensen aan het rooster moeten werken kan dit leiden tot miscommunicaties. Dat komt doordat Excel het aangepaste bestand niet automatisch update. Zodra iemand een aanpassing maakt, moet het gehele bestand opnieuw verstuurd worden naar het team. Alleen dan beschikt iedereen weer over het juiste bestand.
4. Geen waarschuwingen
Excel geeft geen automatische waarschuwing weer wanneer diensten elkaar overlappen, of dat een medewerker niet beschikbaar is op die dag vanwege een vrije dag of vakantie. Hierdoor kun je snel fouten maken in het werkrooster en een medewerker dubbel inplannen. Om vervolgens de fout te achterhalen en weer opnieuw in te plannen is een tijdrovende klus.
5. Geen directe communicatie
In Excel kun je niet communiceren of het werkrooster delen. Het werkrooster stuur je individueel door of je hangt het op in de kantine. Omdat je niet real time met je medewerkers kan communiceren kan dit snel leiden tot misverstanden en miscommunicaties. Een effectieve communicatie in het personeel rooster is daarom juist zo belangrijk.
6. Medewerkers betrekken
Als organisatie wil je het team betrekken bij het bedrijf, het gevoel geven van medezeggenschap. In Excel wordt dit lastig gemaakt. Dat komt doordat er niet direct gecommuniceerd kan worden en er geen real time overzichten zijn van het werkrooster en de urenregistratie. Daarnaast kunnen medewerkers niet automatisch de beschikbaarheid invullen, de werkgever moet hier vaak naar vragen. Het is moeilijk om medewerkers met Excel het gevoel van eigen initiatief en regie te geven. Dat komt door het gebrek aan digitale oplossingen. Als een medewerker bijvoorbeeld automatisch een melding ontvangt met de vraag om de beschikbaarheid online in te vullen, dan wordt hier vele malen sneller en actiever op gereageerd.
Conclusie
Een werkrooster maken in Excel heeft zo zijn beperkingen zoals je leest. Het kan mij goed voorstellen dat je als organisatie meer behoefte hebt aan automatiseringen. Bijvoorbeeld dat een roosterwijziging direct gecommuniceerd wordt met de juiste medewerker. Of dat je de urenregistratie niet meer handmatig hoeft te verwerken en je de beschikbaarheid automatisch kunt opvragen. Neem dan eens een kijkje naar een planning software, dat biedt meer automatisering en werkt doelgerichter voor je personeelsplanning.
Werkrooster maken in een planning software
Een planning software biedt oplossingen voor de beperkingen van Excel. Met een planningstool kunnen medewerkers bijvoorbeeld heel eenvoudig hun beschikbaarheid opgeven. De informatie komt vervolgens in een duidelijk overzicht te staan waardoor je altijd beschikt over de actuele beschikbaarheid van het team.
Wanneer je samenwerkt met een online personeelsplanning, beschikt iedereen altijd over een actueel rooster. Hierdoor weet iedereen altijd waar ze aan toe zijn. Zelfs wanneer er een roosterwijziging wordt doorgevoerd in het rooster, wordt de betrokken medewerker direct op de hoogte gebracht van de wijziging. Hierdoor bespaar je een hoop tijd omdat je niet meer het juiste rooster hoeft door te sturen naar de betrokken medewerker.
Met een planning software leg je de verantwoordelijkheid neer bij de medewerkers zelf. Na een gewerkte dienst kunnen medewerkers heel eenvoudig in de online omgeving hun gewerkte dienst doorgeven. De uren worden verstuurd naar de beheerder, die vervolgens de dienst goed of af kan keuren. Na goedkeuring van de dienst, worden de uren automatisch verwerkt in de urenregistratie. De urenregistratie bijhouden is hierdoor geen tijdrovende klus meer, omdat de uren niet meer handmatig ingevuld moeten worden.
De berekeningen die een software kan maken zijn ontzettend handig, je kunt instellen wat je wilt laten berekenen. Bijvoorbeeld het totaal aantal uren, tijd voor tijd of overuren. Een software kan ook heel eenvoudig de vakantie uren bijhouden of het salaris direct berekenen.
Wil je een werkrooster maken in een planning software? Vraag dan nu een demo aan door hieronder je mailadres achter te laten, we sturen direct een demo naar je toe. Je kunt het twee weken lang gratis gebruiken. Ontdek alle gemakken!
