Een extra medewerker of liever een slimme personeelsplanning software?

Terug naar Blog
slimme personeelsplanning

Een extra medewerker of liever een slimme personeelsplanning software?

Plannen is een belangrijk aspect binnen ieder bedrijf en zeker niet makkelijk. Het verandert regelmatig, is het niet de opdracht dan wel de medewerker. Het kost veel tijd om regelmatig op en neer te bellen, mailen en/of appen. Vervolgens worden de wijzigingen in de personeelsplanning aangepast. En de nieuwe personeelsplanning moet weer bij de juist medewerker terecht komen.

Hiervoor kun je uiteraard hulp inschakelen van een planner. De planner neemt een aantal taken uit jouw handen, wat jou tijd zult besparen. Maar ook een planner maakt menselijke fouten, het handmatig invoeren maakt het foutgevoelig. En heb je niet nog een medewerker erbij waar je tijd aan zult besteden? Nog los van het inwerken en de learning curve.

Een andere optie is om een personeelsplanning software te gebruiken, dat grotendeels de werkzaamheden van de planner zal overnemen en beperkt op menselijke fouten. Een personeelsplanning software heeft amper jouw aandacht nodig en het hoeft niet ingewerkt te worden. Het op en neer bellen is niet meer nodig, laat dat maar over aan een slimme applicatie.

Voordelen van het samenwerken met een flexibele personeelsplanning software

1. De manier van plannen

Allereerst, de manier van plannen. Nadat de personeelsplanning software op maat en naar jouw wensen is ingesteld, kun je direct aan de slag met jouw flexibele personeelsplanning. Het is een leuke en een gebruiksvriendelijke manier van werken. Het handmatig invoeren is niet meer nodig. Sleep je medewerker, met daaraan een functie gekoppeld, naar de klant of opdracht. En vice versa. Zijn het (bijvoorbeeld wekelijks) terugkerende werkzaamheden, maak dan een template aan. Deze template kun je makkelijk en overzichtelijk toevoegen in de planning.

personeel plannen met online personeelsplanning

De beschikking over diverse filters maakt dat zoekopdrachten snel en efficiënt verlopen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een medewerker, een periode, een klant of opdracht en een tag die je aan een medewerker hebt gekoppeld. Bijvoorbeeld de tag, bhv’er of een specialistische reiniging. Dit bespaard een hoop tijd als je snel iets wilt opzoeken.
Vanuit de personeelsplanning app publiceer je direct het rooster naar de medewerkers. 

2. Communicatie

Het rooster met de geplande diensten worden gepubliceerd t/m de gewenste datum. Vervolgens krijgen de medewerkers hun roosters binnen via de app. Iedereen is tegelijkertijd op de hoogte. Ze kunnen precies zien waar, hoe laat en wanneer hun dienst begint. Het rooster individueel doorsturen is dus niet meer nodig, daarmee voorkomt het een hoop miscommunicaties. 

het rooster is automatisch voor iedereen gekoppeld

Verandert er iets in het rooster? Dan krijgen alle betrokken medewerkers dit automatisch te zien via een melding. Is er die dag iets wat aandacht nodig heeft of waar men op moet letten, voeg dit toe in een notitie. De medewerkers zien de notitie verschijnen in hun rooster, hierdoor ontstaat er een snelle en duidelijke communicatie. 

3. Beschikbaarheid

Nodig je medewerkers uit om hun beschikbaarheid op te geven. De medewerkers kunnen ook een vakantie aanvraag toesturen, nadat de werkgever de aanvraag heeft goedgekeurd wordt dit direct verwerkt in de personeelsplanning. Op deze manier is er altijd een duidelijk overzicht welke medewerkers er beschikbaar zijn.

ONDURO beschikbaarheid

4. Open diensten

Kan iemand niet komen? Zie in één oogopslag wie er beschikbaar is, of stel een open dienst beschikbaar. De medewerkers zien de open dienst verschijnen en kunnen zich hiervoor direct aanmelden. Dit bespaart een hoop tijd met op en neer bellen, mailen of appen. 

5. Opdrachtgevers laten mee kijken

Wil je een opdrachtgever een overzicht geven van wanneer er werkzaamheden uitgevoerd zullen worden? Nodig ze uit via de app. Op deze manier is het voor de opdrachtgever overzichtelijk en weet hij of zij precies wanneer en wie er die dag komt. 
Ook kan een opdrachtgever de gewerkte dienst bevestigen door middel van een digitale handtekening

6. Urenregistratie

Zijn de medewerkers ingepland en zit de dienst erop? Laat ze direct hun uren boeken. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij de medewerkers, ontstaat er een prettige samenwerking. Het scheelt niet alleen tijd voor de werkgever maar ook zeker voor de medewerkers. Met één druk op de knop kunnen medewerkers hun uren doorgeven. Zodra de werkgever de ingevulde uren heeft goedgekeurd, komen de uren in de urenregistratie te staan. Ook de loonkosten, reiskosten en toeslagen kunnen hierin worden meegenomen, het wordt automatisch mee berekend. 

Urenregistratie app direct in de eigen app op de mobiele telefoon

In de urenregistratie is er ook beschikking over diverse filters. Hierdoor kun je alle uren snel en efficiënt rapporteren en exporteren. Door de samenwerking die er ontstaat en het niet handmatig invullen van de uren, voorkom je veel fouten. 
Na goedkeuring kan de rapportage vanuit de app direct door naar de salarisadministratie.

Onderzoek; samenwerking tussen software en mens

Binnen Onduro hebben wij onderzoek gedaan naar de samenwerking tussen software en mens. Uit ons onderzoek is gebleken dat 75% van de ondernemers Excel gebruiken voor hun personeelsplanning. Ook komt het regelmatig voor dat de personeelsplanning in het hoofd zitten. De planningen en de uren worden naar elkaar gemaild of geappt. Daarnaast wordt er ook nog veel op de old school manier gewerkt, d.m.v. het schrijven van werkbriefjes. 

85% van de ondernemers voelen hun pijn, omtrent personeelsplanning maken in Excel, niet. Men is eraan gewend geraakt. Tot het moment dat ze een personeelsplanning app gaan uitproberen. Op dat moment voelen ze en erkennen ze hun pijn. Het handmatig invullen en (individueel) doorsturen is enorm foutgevoelig. Net als het op en neer bellen, mailen en/of appen. Dit alles maakt het ook nog eens erg tijdrovend.

Uit ons onderzoek is gebleken dat 99% van de ondernemers, die hun pijn erkennen nadat ze kennis hebben gemaakt met een personeelsplanning app, een groei doormaken. 

  • Ondernemers vinden de manier van plannen aangenamer. Het plannen gaat sneller en is eenvoudiger. Hierdoor voelt plannen niet als een obstakel maar als een prettige samenwerking. 
  • Er ontstaat een betere communicatie tussen werkgever en een medewerker. Medewerkers vinden het prettiger werken met een personeelsplanning software omdat het rooster altijd up to date is. Ook het invullen van de uren en het doorgeven van hun beschikbaarheid kost hen en de werkgever minder tijd dan het op en neer bellen, mailen en/of appen.
  • Het beperkt de menselijke fouten. Door de automatisering hoeven de gegevens niet handmatig ingevuld te worden en gaat er geen data verloren. Tevens ook het opzoeken van data gaat veel sneller en makkelijker door de beschikbare filters. Dit zorgt voor minder fouten en het bespaard een hoop tijd. 
  • Alles is altijd bij de hand
  • Het bespaard tijd

Tijd dat ondernemers, bijvoorbeeld, nu besteden aan hun medewerkers. Meer tijd besteden aan je medewerkers betekent beter gemotiveerde medewerkers. En gemotiveerde medewerkers betekent een betere samenwerking, betere resultaten en een mooie groei. 

Lees hierover meer “Besteed minder tijd aan je flexibele personeelsplanning en meer aan medewerkers

    Maak vrijblijvend kennis met onze flexibele Personeelsplanning tool

    • Meld je aan en ervaar zelf het gemak van online personeelsplanning
    • Doorloop de universiteit of speel lekker zelf met de mogelijkheden
    • Kijk door de ogen van verschillende medewerkers en zie de verschillen
    • Maak je eigen planning, vul de uren, bekijk de rapportage etc.
    • Kies de modules die passen bij jouw manier van werken

    Ben je overtuigd, weet je zeker dat het bij je past? Pas dan meld je jezelf definitief aan







    Terug naar Blog