Een personeelsplanner of een slimme online planningstool

Het plannen van personeel is een belangrijk aspect binnen ieder bedrijf en zeker niet makkelijk. Het verandert regelmatig, is het niet de opdracht dan wel de medewerker. Het kost veel tijd om regelmatig op en neer te bellen, mailen en/of appen. Vervolgens worden de wijzigingen in de personeelsplanning doorgevoerd en het aangepaste rooster moet weer bij de juiste medewerker terecht komen.

Hiervoor kun je uiteraard hulp inschakelen van een personeelsplanner. Een personeelsplanner neemt een aantal taken uit handen, hierdoor ga je absoluut tijd besparen. Maar de kans op een miscommunicatie of menselijke fouten is bij een personeelsplanner nog steeds aanwezig. Vooral wanneer de personeelsplanning en het registreren van de uren handmatig gebeurt. Daarnaast heb je nog een medewerker in dienst waar je tijd en aandacht ook naartoe zal gaan, nog los van het inwerken en de learning curve.

Een andere optie is om een online planningstool in dienst te nemen. Een online personeelsplanning neemt grotendeels de werkzaamheden van de personeelsplanner over, daarnaast verminder je de kans op miscommunicaties en menselijke fouten enorm. Vaak wordt er gedacht dat je enige technische kennis nodig hebt om met een online planningstool aan de slag te gaan. Maar in tegendeel, een planningstool zoals Onduro is voor iedereen geschikt. Sterker nog, een online planningstool heeft amper jouw aandacht nodig en het hoeft niet ingewerkt te worden. Het op en neer bellen is niet meer nodig, laat dat maar over aan een slimme tool.

Voordelen van een online planningstool

De manier van plannen

Allereerst, de manier van het plannen van personeel. Nadat de online planningstool op maat en naar jouw wensen is ingericht, kun je direct aan de slag met het plannen van personeel. Het is een leuke en een gebruiksvriendelijke manier van werken. Het handmatig invoeren is niet meer nodig. Sleep je medewerker, met daaraan een functie gekoppeld, naar de klant of opdracht. En vice versa. Zijn het (bijvoorbeeld wekelijks) terugkerende werkzaamheden, maak dan een template aan. Deze template kun je makkelijk en overzichtelijk toevoegen in de online personeelsplanning.

De beschikking over diverse filters maakt dat zoekopdrachten snel en efficiënt verlopen. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een medewerker, een periode, een klant of opdracht en een tag die je aan een medewerker hebt gekoppeld. Bijvoorbeeld de tag, bhv’er of een specialistische reiniging. Dit bespaard een hoop tijd als je snel iets wilt opzoeken. Zodra de online personeelsplanning klaar is kun je het publiceren, het wordt dan direct een rooster voor jou medewerkers.

Communicatie

Het rooster met de geplande diensten worden gepubliceerd t/m de gewenste datum. Vervolgens krijgen de medewerkers hun roosters binnen via de app. Iedereen is tegelijkertijd op de hoogte. Ze kunnen precies zien waar, hoe laat en wanneer hun dienst begint. Het rooster individueel doorsturen of in de kantine hangen is dus niet meer nodig, hiermee voorkom je een hoop miscommunicaties. 

Bij een roosterwijziging worden alle betrokken medewerkers automatisch op de hoogte gehouden, ze ontvangen een melding binnen via de app.  Is er die dag iets wat aandacht nodig heeft of waar men op moet letten, voeg dit toe in een notitie. De medewerkers zien de notitie verschijnen in hun rooster, hierdoor ontstaat er een snelle en duidelijke communicatie.

Beschikbaarheid

Nodig je medewerkers uit om hun beschikbaarheid op te geven. Dat is heel eenvoudig te doen in hun online omgeving. De medewerkers kunnen daar ook een vakantie aanvraag indienen. Wanneer de beheerder de vakantie aanvraag heeft goedgekeurd wordt dit direct verwerkt in het rooster. Op deze manier is er altijd een duidelijk overzicht van welke medewerkers er beschikbaar zijn.

Open diensten

Kan iemand niet komen? In één oogopslag kun je zien wie er beschikbaar is die dag, of verstuur een open dienst eruit. De betrokken medewerkers ontvangen een melding van de open dienst waar ze zich vervolgens voor kunnen aanmelden. Dit bespaart een hoop tijd met op en neer bellen, mailen of appen. 

Opdrachtgevers laten mee kijken

Wil je een opdrachtgever laten mee kijken in de online personeelsplanning? Dat is absoluut mogelijk, nodig ze dan uit via de online omgeving. In Onduro kunnen jou opdrachtgevers mee kijken en precies zien door wie en wanneer de werkzaamheden uitgevoerd worden. Hierdoor is iedereen altijd op de hoogte. Een opdrachtgever kan ook een digitale handtekening zetten voor bevestiging van de gewerkte diensten.

Urenregistratie

Zijn de medewerkers ingepland en zit de dienst erop? Laat ze direct hun uren boeken. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij de medewerkers, ontstaat er een prettige samenwerking. Het scheelt niet alleen tijd voor de werkgever maar ook zeker voor de medewerkers. Met één druk op de knop kunnen medewerkers hun uren doorgeven. Zodra de beheerder de ingevulde uren heeft goedgekeurd, komen de uren automatisch in de urenregistratie te staan. Ook de loonkosten, reiskosten en toeslagen kunnen hierin worden meegenomen, het wordt direct mee berekend. 

Daarnaast ben je als werkgever binnen de Europese Unie ook verplicht om de uren te registeren, dus je voldoet meteen aan de wet en regelgeving. Wil je meer lezen over de regelgeving? Lees dan hier verder.

De urenregistratie heeft diverse zoekfuncties, waardoor je de uren snel kunt vinden. Dankzij de samenwerking tussen werkgever en medewerkers, en omdat de uren niet meer handmatig ingevuld hoeven te worden, voorkom je ontzettend veel fouten. Van de urenregistratie maakt Onduro een rapportage. De rapportage is te downloaden en staat klaar om naar de loonadministratie verstuurt te worden.

Onderzoek; samenwerking tussen software en mens

Binnen Onduro hebben wij onderzoek gedaan naar de samenwerking tussen software en mens. Uit ons onderzoek is gebleken dat 75% van de ondernemers Excel gebruiken voor hun personeelsplanning. Ook komt het regelmatig voor dat de personeelsplanning in het hoofd zitten. De planning en de uren worden naar elkaar gemaild of geappt. Daarnaast wordt er ook nog veel op de old school manier gewerkt, d.m.v. het schrijven van werkbriefjes. 

85% van de ondernemers die de personeelsplanning maken in Exel, voelen hun pijn niet. Men is eraan gewend geraakt. Tot het moment dat ze een online planningstool gaan uitproberen. Op dat moment voelen ze en erkennen ze hun pijn. Het doorsturen van het rooster, roosterwijziging doorgeven en het handmatig invullen van de uren, is enorm foutgevoelig. Net als het op en neer bellen, mailen en/of appen. Dit alles maakt het ook nog eens ontzettend tijdrovend.

Uit ons onderzoek is gebleken dat 99% van de ondernemers, een enorme groei doormaken, nadat ze kennis hebben gemaakt met een online planningstool.

Ondernemers vinden de manier van plannen aangenamer. Het plannen gaat sneller en is eenvoudiger. De online personeelsplanning voelt niet meer aan als een zware klus, maar er wordt juist fijn mee samengewerkt.  

• Er ontstaat een betere communicatie tussen werkgever en medewerker. Medewerkers vinden het prettiger werken met een planningstool omdat het rooster altijd up to date is. Ook het invullen van de uren en het doorgeven van hun beschikbaarheid kost hen en de werkgever minder tijd dan het op en neer bellen, mailen en/of appen.

• Het vermindert de kans op menselijke fouten aanzienlijk. Door de automatisering hoeven de gegevens niet handmatig ingevuld te worden en gaat er geen data verloren. Tevens ook het opzoeken van data gaat veel sneller en makkelijker door de beschikbare filters. Dit zorgt voor minder fouten en het bespaard een hoop tijd. 

• Alles is altijd bij de hand

• Het bespaard tijd

Tijd dat ondernemers kunnen besteden aan hun medewerkers. Meer tijd besteden aan je medewerkers betekent beter gemotiveerde medewerkers. En gemotiveerde medewerkers betekent een betere samenwerking, betere resultaten en een mooie groei. 

Benieuwd naar alle gemakken van een online planningstool?

Wil jij de online omgeving van Onduro zien? Meld je dan aan en ontdek Onduro gratis voor 2 weken. Zonder ergens aan vast te zitten. Tot snel 😉