Callcenter Carmen groeit door met online personeelsplanning van Onduro

Terug naar Blog

Callcenter Carmen groeit door met online personeelsplanning van Onduro

Carmen Automotive is opgericht in 2010 en richt zich uitsluitend op de autobranche. Al jaren werkt Carmen als een goed geoliede machine. Vanuit Maasdijk staat de manager Jeffrey Silva samen met zijn team elke dag klaar voor het beste klantencontact. Het doel van Carmen is om de waardevolle relatie tussen het autobedrijf en zijn klanten op-  en uit te bouwen. 

Carmen is begin het jaar 2022 klant geworden bij Onduro en langzaam maar zeker breidt Jeffrey zijn online personeelsplanning uit. Omdat Onduro is opgebouwd uit modules kan hij heel makkelijk een eigen personeelsplanning samen stellen. Op deze manier kan Onduro voldoen aan ieders wens. 

Met welke modules zijn ze begonnen

Jeffrey laat weten dat er momenteel voornamelijk gebruik wordt gemaakt van de planning, het rooster en de lijsten. De module lijsten creëert een duidelijk overzicht van de niet en gepubliceerde uren. Jeffrey is ontzettend blij met het overzicht en de zoekfuncties vindt hij ideaal; “Ik vul de naam van een medewerker in of een datum en Hoppakee, de uren komen direct te voorschijn. Ideaal.”

Onduro berekent automatisch het aantal uren, hierdoor is Jeffrey altijd op de hoogte van het huidige saldo van zijn medewerkers. Dit bespaard hem een hoop rekenwerk en dus ook veel tijd.  Daarnaast ben je als werkgever binnen de Europese Unie ook verplicht om de uren te registeren, dus je voldoet meteen aan de wet en regelgeving. Wil je meer lezen over de regelgeving? Lees dan hier verder.

De lijsten worden vaak samen met de planning gebruikt. Door de lijsten naast de planning te leggen gaat het plannen vele malen makkelijker en sneller vanwege het actuele overzicht. De teamleiders maken het meeste gebruik van de planningsmodule. Simpelweg de juiste medewerker naar de opdracht slepen vindt iedereen prettig werken. Zodra de planning af is wordt deze gepubliceerd en verandert de planning in een rooster voor alle betrokken medewerkers. 

Jeffrey vind het fijn dat zijn medewerkers altijd inzage hebben in hun eigen rooster. “Het rooster zorgt voor een goed overzicht. Iedereen kan nu precies zien wanneer, waar en hoe laat hun dienst begint. Op deze manier voorkom je misverstanden en creëren we een betere communicatie’’.

basisrooster
Online personeelsplanning in Onduro
Rooster in Onduro
personeelsplanning lijsten met direct totaaloverzicht
Urenregistratie
Lijsten in Onduro

Wat levert het op

Jeffrey verteld dat het gebruiken van Onduro veel gemak oplevert. “Er wordt veel beter gecommuniceerd”, laat Jeffrey weten. Onduro zorgt voor de juiste, directe en actuele communicatie tussen werkgever en werknemer. Bijvoorbeeld bij een roosterwijziging; de betreffende persoon wordt direct op de hoogte gebracht. Dit voorkomt misverstanden en miscommunicaties.

Het rekenwerk wordt door Onduro gedaan en dat vermindert de kans op menselijke fouten. Omdat alles geautomatiseerd Ă©n aan elkaar gekoppeld is, zijn Jeffrey en zijn team nu minder tijd kwijt aan hun personeelsplanning. 

Welke stappen worden er nog genomen?

Op dit moment zijn ze bezig om de module beschikbaarheid te implementeren. Medewerkers kunnen dit heel makkelijk doorgeven in de online omgeving van Onduro. Als beheerder heb je hierdoor altijd inzage in de beschikbaarheid van je medewerkers en kun je in Ă©Ă©n oogopslag zien wie je kunt inplannen. Je zult vele malen sneller kunnen schakelen bij een uitval of een roosterwijziging. 

Zodra de beschikbaarheid geĂŻmplementeerd is en alles goed draait zullen ze zich gaan richten op de urenregistratie. Jeffrey vertelde dat hij geĂŻnteresseerd is om dat stukje gemak van Onduro ook te ontdekken. Niet vreemd, als je weet dat Onduro zelfs, op basis van de postcodes, de reiskosten van je medewerkers berekent :-).

Als beheerder kun je de medewerkers zelf hun uren laten invullen. In de online omgeving kunnen ze dan na een gewerkte dienst heel eenvoudig hun eigen uren doorgeven. De uren worden ontvangen door de beheerder die deze vervolgens goed- of afkeurt. Na goedkeuring komen de uren in de rapportage terecht. 

De modules die wij Carmen aanraden

Zodra de beschikbaarheid en de urenregistratie ingevoerd zijn, raden wij aan om direct de rapportage te gaan gebruiken. In de rapportage staan alle uren die zijn ingevuld door de medewerker en vervolgens zijn goedgekeurd door de beheer. De rapportage is te downloaden en staat klaar om verstuurt te worden naar de loonadministratie. 

Daarnaast denken we  dat de open dienst erg handig kan zijn voor Jeffrey en zijn teamleiders. Wanneer er een open dienst uit wordt gezet, zullen de betreffende medewerkers hierover een melding ontvangen. De medewerkers kunnen zich inschrijven of aanmelden voor de dienst. Op deze manier hoeft Jeffrey of zijn teamleider geen tijd te besteden aan een belronde met de vraag; ben je beschikbaar? Daarnaast wordt er op deze manier aan iedereen de keus gegeven om zichzelf aan te melden voor een dienst. Zo is het zeker dat diegene wil en kan werken.

Dan willen we graag nog Ă©Ă©n module uitlichten en dat is de tijd voor tijd. Met deze module gaat Jeffrey nog meer overzicht krijgen en heeft hij altijd inzicht in het huidige saldo van zijn medewerkers. De tijd voor tijd module zorgt ervoor dat de arbeidsuren, verlof, vakantie, feestdagen, plus- en minuren worden bijgehouden en direct met elkaar worden verrekend.

Online personeelsplanning

Zelf de gemakken ontdekken van een online personeelsplanning?

Zoals je leest is er een scala aan mogelijkheden. De modules zijn heel duidelijk en gebruiksvriendelijk waardoor je er direct mee aan de slag kunt. Wil jij je eigen online personeelsplanning samenstellen? Vraag dan geheel vrijblijvend een demo aan. Tot snel!

    Terug naar Blog