Hoe maak je snel in vier stappen een goede personeelsplanning?

Het maken van de personeelsplanning wordt vaak overgelaten aan een planner die een totaaloverzicht houdt van alle medewerkers en activiteiten waar de medewerkers op ingezet moeten worden. Het is een ware puzzel die veel tijd kost. Niet alleen is het vaak moeilijk om het werk op een juiste wijze verdeeld te krijgen, maar vervolgens moeten ook alle medewerkers ook op de hoogte gebracht worden van hun opdracht.

Het is daarom van belang om een planning gestructureerd aan te vliegen We hebben hiervoor de planningscirkel voor gemaakt. Hierin zie je stapsgewijs welke acties elkaar opvolgen om tot een geschikte personeelsplanning te komen.

De planningscirkel voor het maken van een optimale personeelsplanning

STAP 1: Wat is de opdracht die ingepland moet worden?

Meestal begint het met “Wat” gerealiseerd moet worden? Wat er dient te gebeuren bepaald namelijk welke kennis en vaardigheden iemand nodig heeft die ingepland moet worden. Niet iedereen is overal voor inzetbaar.

Een opdracht die uitgevoerd moet worden kan inspanning of aanwezigheid gedreven zijn.

Bij een inspanning gedreven vraag moet de medewerker daadwerkelijk iets doen en gaat het om de resultaatbijdrage die iemand levert. Een voorbeeld is een metselaar die een muur moet metselen.

De tweede vorm is een aanwezigheid gedreven opgave. Hierbij gaat het erom dat er iemand is, waarbij de handeling die wordt uitgevoerd onderschikt is. Een voorbeeld hiervan is een gelegenheid die geopend moet worden, of een beveiliger die rond moet lopen.

Stap 2: Wanneer moet de opdracht uitgevoerd worden?

Een opdracht kent meestal ook een tijdsfactor. Zeker bij aanwezigheidsvraagstukken, moet de medewerker voor een bepaalde periode op een vast moment aanwezig zijn om de opdracht te vervullen. Dit maakt de flexibiliteit lager en daarmee de planning moeilijker. Je kunt immers niet een medewerker de ene winkel van 9-12 laten openen en de tweede van 13-18 uur.

Heel veel bedrijven die met personele planningen werken hebben te maken met vaste werktijden, waardoor veel verschillende mensen beschikbaar moeten zijn op bepaalde piekmomenten.

Denk bijvoorbeeld aan de naschoolse opvang, waar mensen werken van 15-19 uur. Terwijl er overdag juist weinig werk is.

Stap 3: Waar moet de opdracht uitgevoerd worden?

Het derde punt van de opdracht is de locatie waar het werk uitgevoerd moet worden. Veel dienstverleners werken op verschillende locaties en niet zelden zijn dit tijdelijke opdrachten. Dit wil je dan meenemen in de planning. hierdoor beperk je de reistijd en reisafstand voor medewerkers, en voorkom je hoge reiskosten.

Met deze drie stappen hebben we de vraagkant gedefinieerd en kan de match gemaakt worden met de beschikbare medewerkers

Stap 4: Wie kan het uitvoeren?

Op basis van de competenties, beschikbaarheid en woonplaats van de medewerkers kan een selectie gemaakt worden van medewerkers die voor de opdracht in aanmerking komen. Om uiteindelijk de definitieve keuze te maken zijn er nog sub-prioriteiten te bedenken. Enkele hiervan zijn:

• Ervaring van de medewerker
• Inwerkmogelijkheden
• Context van de opdracht
• Prijs van de medewerker
• Minimale-maximale contractomvang
• Toeslagen
• Etc.

Van een personeelsplanning naar het publiceren van het rooster

Met de planning gereed kan iedere medewerker op de hoogte gesteld worden. Het overzicht met alle datums en tijden waarop je moet werken noemen we het rooster.

Een rooster kent altijd een vaste publicatietermijn. Dit is de termijn waarvoor de datums met tijdstippen waarop gewerkt moet worden vastligt. Veel gebruikt men hier een 4 of 6 weekse cyclus voor. Hierdoor heeft een medewerker voldoende tijd om andere afspraken en activiteiten rondom het werk in te plannen.

Een langere termijn is voor veel medewerkers dan ook prettiger. Een nadeel daarvan is dat er in zes weken veel kan gebeuren. Als planner krijg je daarom gedurende deze periode regelmatig te maken met verschuivingen of vervallen van zaken. Dit kunnen zowel opdrachten zijn als medewerkers.

Een goede planner houdt daarom niet alleen rekening met een efficiënte maar ook met een flexibele planning. Dit vraagt naast inzicht en ervaring ook een personeelsplanning tool die hierbij past.

Gelukkig is er sinds de twintig jaar dat ik me met planningen bezighoudt ook veel in de personeelsplanning software veranderd. Lees bijvoorbeeld in onze blog over hoe je met ONDURO contact met je ingeplande medewerkers houdt en zie je real time alle doorgevoerde wijzigingen kunt zien. https://www.onduro.com/nl/blog/rooster-acties

Wil je weten hoe dit werkt? Start dan hier je eigen demo, of stuur een mailtje naar Bart@onduro.com. Dan neem ik graag contact met je op.

Let op: wij kunnen niet garanderen dat deze informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kunnen aan de informatie op deze website alsmede eventueel advies – per e-mail of via de chatfunctie – geen rechten worden ontleend.