15 augustus 2018

Digitale urenregistratie in 2018

  • Urenregistratie
  • Leestijd: 7 minuten

Urenregistratie is voor veel bedrijven en werknemers een lastige klus. Het is saai, soms complex en kost tijd.

Gelukkig zijn er veel nieuwe digitale manieren om de urenregistratie mee te doen. In dit artikel kijken we naar de voor- en nadelen van digitale urenregistratie via een app.

Urenregistratie via een app

Urenregistratie wil je zo snel mogelijk geregeld hebben zodra de medewerker klaar is met werken. Wanneer een medewerker een week later zijn uren een keer opgeeft, is de kans groot dat hij of zij niet meer weet wanneer de dienst precies is begonnen en wanneer geëindigd.

Een app biedt hiervoor een goede oplossing. Aangezien iedereen een smartphone op zak heeft, is het doorgeven van de uren sneller en makkelijker gedaan als de medewerker dit kan doen via de app. Dit zorgt dus voor meer accurate urenregistratie.

Het registreren van uren via een app biedt daarnaast ook de mogelijkheid om inzichten in deze uren te krijgen. Zo kun je rapportages uitdraaien van de goedgekeurde uren, de arbeidsproductiviteit meten en loonkosten & toeslagen koppelen aan de uren. Dit is echter afhankelijk van de software/app die je gebruikt.

Een app biedt je soms ook de mogelijkheid om de urenregistratie te combineren met een locatievoorziening, Wi-Fi punt en QR-scan. Dit koppelt de functionaliteiten van een smartphone direct aan de urenregistratie.

Voor- en nadelen van digitale urenregistratie

Voordelen

Het digitaliseren van de urenregistratie zorgt voor meer mogelijkheden met de data die je verzamelt via de urenregistratie. Denk hierbij aan efficiëntere planning, kosten inzages en rapportages per werknemer.
Een app biedt de mogelijkheid om met zo min mogelijk frictie de uren te registreren. Het is moeiteloos, kost weinig tijd en kan op ieder moment gedaan worden. Dit zorgt voor meer tevreden medewerkers die sneller de uren doorgeven.
Je kunt gemakkelijk bepalen wie de uren goedkeurt. Wanneer je met teamleiders werkt, kun je vaak via apps aanwijzen wie de uren van welke locatie/functie of werknemer goedkeurt.

Nadelen

Niet iedere werknemer is even digitaal aangelegd. Houd er dus rekening mee dat, afhankelijk van je type werknemers, de app gebruiksvriendelijk moet zijn.
Mogelijkheden als locatievoorzieningen, QR-codes en Wi-Fi punten om de medewerkers op in te laten checken zijn leuke features, maar zijn wel fraudegevoelig. Wanneer je besluit hierop over te gaan, maak je jezelf meer afhankelijk van technologie. In veel gevallen is het oordeel van een manager of teamleider meer accuraat dan een digitale check-in van de medewerker.

urenregistratie template gratis download excel

Conclusie

Digitale urenregistratie kan je bedrijfsvoering efficiënter en effectiever maken, maar heeft wel een ‘maar’. De lijn die je trekt tussen het oordeel van leidinggevenden binnen je organisatie en technologie is belangrijk voor de betrouwbaarheid van je urenregistratie. Een medewerker die niets staat te doen, maar wel ingechecked is, is een voorbeeld hiervan.

Maak dus een goede afweging van welke app je gebruikt voor urenregistratie alvorens je het gaat implementeren binnen je organisatie en besluit waar jij de lijn trekt tussen technologie en controle op medewerkers.