2 september 2018

De medewerker zelf uren door laten geven, wel of niet?

  • Urenregistratie
  • Leestijd: 6 minuten

De manier waarop bedrijven uren registreren kan erg uiteenlopen. De een kiest ervoor om de medewerkers zelf de uren bij te laten houden, de ander kiest ervoor om de leidinggevenden de uren te laten registreren.

De manier waarop jij besluit de uren te (laten) registeren is afhankelijk van een aantal factoren, zoals het type medewerker, de locatie waar ze werken en de verhouding tussen jou en je werknemer.

In dit artikel kijken we naar wat de voor- en nadelen zijn van een medewerker zelf uren op te laten geven.

Het rooster

Het belang van urenregistratie is afhankelijk van hoe flexibel een medewerker ingezet wordt. Een administratief medewerker met een contract van 40 uur en deze iedere week netjes werkt, heeft weinig baat bij het bijhouden van uren. In dit geval hoef je als werkgever de werknemer niet lastig te vallen met urenregistratie.

Echter, wanneer het werk de uren bepaalt en niet andersom, wordt urenregistratie ineens belangrijk, omdat een medewerker niet weet hoeveel uur hij of zij gaat werken. Een voorbeeld is de evenementenbranche. Wanneer het opbouwen van een evenement langer duurt dan verwacht, kun je als medewerker niet zomaar naar huis gaan omdat je geplande uren erop zitten. Het is in deze branche meer gebruikelijk om flexibele krachten in te zetten, die een urenregistratie nodig hebben. De medewerkers zelf de uren door laten geven lijkt dus meer gebruikelijk in dit soort situaties.

De locatie

Wanneer een medewerker op locatie werkt en niet op kantoor, is het minder makkelijk om bijvoorbeeld de overuren te registreren voor je medewerker vanaf kantoor. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer een medewerker een evenement aan het opbouwen is. Hier kun je lastig vanaf kantoor weten of de medewerker overuren heeft gemaakt omdat het niet op tijd af was.

Als een medewerker op locatie werkt, kun je zelf bijhouden wanneer diegene begint met werken en stopt met werken. Wanneer een medewerker te laat is, weet je dat en kun je dat zelf meenemen in de urenregistratie die jij voor de medewerker doet. Het toezicht hierop is in dit geval wel bepalend of je de medewerker zelf de uren laat doorgeven of niet.

probeer gratis urenregistratie

Wie controleert de uren?

Enorm belangrijk is hoe je de uren uiteindelijk controleert. Sommige bedrijven hebben intern een goede verstandhouding waar er vertrouwen is dat de medewerkers niet frauderen in het doorgeven van de uren. Vaak zijn dit kleinere bedrijven.

Wanneer een bedrijf wat groter is en medewerkers wat anoniemer zijn binnen de organisatie, is het soms lastig te controleren of diegene daadwerkelijk op tijd was en/of overuren gemaakt heeft. Juist omdat het bedrijf wat groter is, is het aan de andere kant ook weer lastig om de uren van een medewerker zelf te registreren.

Een juiste oplossing is om hier een balans in te vinden. Bij online tools als ONDURO zien we dat de meest correcte manier om uren te registreren is om de medewerker zelf op te laten geven hoe lang hij of zij gewerkt heeft. Een leidinggevende die weet hoeveel de medewerker daadwerkelijk productief gewerkt heeft, kan vervolgens de tijden goed- of afkeuren.

Een ander voordeel om een leidinggevende de uren te laten controleren, is dat een medewerker op locatie kan zijn, maar niet per se productief is. Er zijn veel oplossingen voor het registreren van uren, maar weinig tot geen van deze oplossingen registreert gewerkte uren. Uiteindelijk is de leidinggevende de enige die kan controleren of iemand daadwerkelijk gewerkt heeft.