12 augustus 2018

4 Tips voor betrouwbare urenregistratie

  • Urenregistratie
  • Leestijd: 7 minuten

Urenregistratie kan enorm lastig zijn voor bedrijven. Wanneer medewerkers niet vaste uren werken, maar flexibel werken, hoe weet je dan of ze écht overuren hebben gemaakt en hoe controleer je dit?

Dit artikel geeft je 4 tips over hoe je dit makkelijker ziet en meer vertrouwen kan hebben in je medewerkers.

1. Houd de uren in balans

Allereerst is het belangrijk om de samenwerking met de medewerkers goed te houden. Dit zal er al voor zorgen dat de tijdregistratie van de medewerker sneller zal kloppen. Wanneer hij of zij een goede en fijne samenwerking met het bedrijf of leidinggevend heeft, zal de medewerker gestimuleerd zijn om aan goede urenregistratie te voldoen.

Houd daarom de uren in balans. Wanneer een medewerker voelt dat hij of zij oneerlijk behandeld wordt, zal de medewerker sneller sjoemelen met de urenregistratie. Doe de personeelsplanning dus zo dat iedereen evenveel nachtdiensten heeft en dat er niet het gevoel wordt gecreëerd dat iemand een voorkeurspositie heeft.

Met “de uren in balans houden” wordt ook bedoeld dat een medewerker constante uren per week wil maken. Over het algemeen zijn mensen zo ingesteld dat we van ritme en structuur houden. Voor iemand die al verschillende tijden werkt, is het dus fijn om een rooster te hebben dat wekelijks niet te veel verschilt. Zowel in de tijden als in het aantal uren.

2. Maak urenregistratie simpel

Mensen houden van gemak. Onze hersenen zijn zo afgesteld dat we vaak voor de weg van de minste weerstand kiezen. Wanneer we dus een complexe methode van tijdsregistratie voor ons hebben is het na een dag werken makkelijk om minder nauwkeurig te zijn. Houd tijdsregistratie daarom simpel. Een app speciaal ingericht voor urenregistratie is hiervoor een goede oplossing. Deze apps en software begrijpen dat het simpel en makkelijk moet, en herinneren de medewerker direct na hun werktijden dat ze hun uren moeten opgeven.

3. Geregistreerde uren vs. geplande uren

Om ervoor te zorgen dat de urenregistratie goed gebeurd, is het belangrijk om de tools te hebben waarin de urenregistratie overzichtelijk gaat en waar je makkelijk en duidelijk kan zien hoeveel overuren er gemaakt zijn. Doe je dit via Excel of misschien zelfs nog via de mail, dan is het onoverzichtelijk en vergeet je wellicht de geplande uren te vergelijken met de uren die er uiteindelijk gewerkt zijn.

Met een geschikte software kun je personeel inplannen en vervolgens de geregistreerde uren vergelijken met de uren die je initieel hebt opgegeven in het rooster. ONDURO biedt bovendien de mogelijkheid om alle opgegeven uren van de medewerkers te controleren en goedkeuring te geven.

4. Duidelijke personeelsplanning

Wanneer de personeelsplanning simpel en duidelijk verloopt, realiseert de medewerker dat ongelijkheden in de urenregistratie gemakkelijk gespot worden. Een helder systeem zorgt ervoor dat alles transparant is voor de leidinggevende en planner. Dit weerhoudt medewerkers er van om te frauderen bij het doorgeven van de uren.

Het begint dus al bij de planning. Ons advies hierin is dan ook om een software te gebruiken die zowel personeelsplanning als urenregistratie bevat. Hiermee voorkom je dan ook medewerkers die sjoemelen met de tijdsregistratie omdat het systeem toch te complex is voor de personeelsplanner om te ontdekken dat er veel ‘overuren’ worden gemaakt.

urenregistratie template gratis download excel

Conclusie

Een goede verstandhouding met de werknemer is belangrijk. Dit houdt in dat uren in balans gehouden moeten worden en dat de personeelsplanning eerlijk verloopt. Daarnaast is een helder systeem voor zowel personeelsplanning als urenregistratie erg belangrijk. Houd het simpel en helder. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht voor iedereen.