14 augustus 2018

10 fouten die (bijna) iedereen maakt met urenregistratie

  • Urenregistratie
  • Leestijd: 6 minuten

Een goede urenregistratie is van essentieel belang voor je bedrijfsvoering. Echter is het wel foutgevoelig. Veel mensen maken dezelfde fouten in het hanteren van een systeem voor urenregistratie.

In dit artikel hebben we 10 veelgemaakte fouten op een rij gezet om jou te helpen deze fouten te voorkomen.

1. Onhandig voor medewerkers

Het is menselijk om iets wat oncomfortabel is te vermijden. Dit geldt ook voor urenregistratie. Wanneer een medewerker jou de uren moet doorgeven op een manier die tijd, moeite of concentratie kost, is de medewerker geneigd om de urenregistratie uit te stellen. Zorg daarom voor een makkelijke manier om de uren door te geven, die ook snel na de dienst gedaan kan worden door de medewerker, zodat hij of zij niet meer na hoeft te denken over hoeveel uur er nu gewerkt is.

2. Oude systemen

Oude systemen zorgen voor het discomfort dat beschreven is in nummer 1 van deze lijst. Wanneer een medewerker dagelijks op ver doorontwikkelde apps als Facebook, Whatsapp en Instagram zit, is een systeem dat traag is, ingewikkeld werkt en een slechte interface heeft een no-go voor een medewerker. Het contrast met wat een medewerker gewend is, is te groot en dat zorgt voor frustratie.

3. Overtypen

Wanneer je het rapporteren van de uren en het ontvangen van de uren op verschillende manieren doet, komt er een punt waar je de uren moet overtypen. Denk bijvoorbeeld aan wanneer je uren via werkbriefjes ontvangt en deze in Excel wilt krijgen. Ondanks dat dit simpel lijkt, zal het je verbazen hoeveel fouten dit veroorzaakt.

Dit is uiterst foutgevoelig. Het blijft mensenwerk, waar het onvermijdelijk is dat er een foutje wordt gemaakt bij het overtypen. Denk hierbij aan typefouten, fouten bij het verlies van concentratie en misschien wel uit verveling omdat overtypen vaak niet het meest spannende werk is. Zorg daarom voor een systeem waarbij dit op één plek geregeld wordt.

4. Besteding van tijd

Weten hoeveel uur een medewerker ‘gewerkt’ heeft is één ding, maar daadwerkelijk weten wat ze gedaan hebben in de periode waarin ze naar jou communiceren dat ze gewerkt hebben, is een tweede.

Er zijn verschillende tools die op basis van speciale Wi-Fi punten, GPS en kloksystemen de uren bijhouden. Echter zegt dit niets over wat de medewerkers daadwerkelijk doen in de periode dat de klokt tikt.

5. Niet vergelijken met planning

Bij het plannen van personeel heb je nagedacht over hoeveel uur je iemand nodig hebt. Wanneer dit een verkeerde inschatting is, merk je dat door de uren te registreren. Als je dit niet doet, leer je dus ook niet hoe accuraat je plant. Dit kan leiden tot extra toeslagen voor medewerkers die overuren maken, of extra kosten aan medewerkers die je te lang inzet.

Door de gewerkte uren constant af te zetten tegenover de geplande uren, krijg je inzicht in hoe accuraat je hebt gepland. Door dit te blijven monitoren verbeter je dus de effectiviteit van je planning.

6. Overuren niet bijhouden

Als medewerkers jou de uren doorgeven die ze gewerkt hebben, is het een lek in jouw systeem wanneer je de overuren niet bijhoudt van de medewerkers. Door altijd de laatste hand te leggen op de urenregistratie, controleer je of de medewerkers daadwerkelijk de uren hebben gewerkt die ze doorgeven aan jou. Hierdoor merk je dus ook op als één medewerker structureel overuren maakt. Of het nu klopt of niet, het is de moeite waard om dit uit te zoeken en na te vragen waarom de medewerker telkens een uurtje extra boekt.

urenregistratie template gratis download excel

7. Niet gelijk aan facturatie

Een medewerker is gebaat bij zoveel mogelijk geregistreerde uren. De klant aan wie je de uren factureert heeft baat bij zo min mogelijk uren. Door geen rekening te houden met deze belangen, kun je uiteenlopende informatie hebben, wat resulteert in foutieve bedrijfsinzichten en extra kosten.

Wanneer een klant akkoord gaat met de uren die de medewerker heeft opgegeven, lijkt er geen conflict of onenigheid te zijn. Wanneer een klant niet akkoord gaat met de uren die doorgegeven zijn door de medewerker, kun je je afvragen of de doorgegeven uren van de medewerker kloppen. Reden tot onderzoek dus.

8. Medewerkers in Excel

Niet iedere medewerker zal even handig zijn met Excel. Als je medewerkers de uren laat doorgeven in Excel, loop je het gevaar dat ze je sheet overhoop gooien, verkeerde formats gebruiken en loop je uiteindelijk alsnog achter de feiten aan.

Heb je een poule van medewerkers waar dit wel werkt? Denk dan na over wat er gebeurt als je nieuwe medewerkers aanneemt. Denk ook na over de digitale kennis van jouw medewerkers.

9. Uren doorgeven via desktop

Voor medewerkers die doorgaans niet werken met een computer of laptop, is de kans groot dat zij ook thuis niet voortdurend naar het scherm van een desktop kijken. Daarom levert het te veel frictie op als de medewerkers uren moeten doorgeven via een computer of laptop. Het opstarten kan lang duren en dat maakt het een grote moeite om de urenregistratie te voltooien. Een mobiele app volstaat hier dus beter en is altijd bij de hand.

10. Geen controle over de uren

Zoals al eerder benoemd is de besteding van de uren belangrijk om de doorgegeven uren van de medewerker mee te beoordelen. Echter is het gevaar dat niemand kan controleren of de medewerker daadwerkelijk om 16:30 gestopt is met werken, of dat de medewerker van 16:00 tot 16:30 een sigaretje stond te roken met een collega.

Door goed management binnen je organisatie kun je teamleiders dit laten controleren. In plaats van dat jij vanuit je kantoor beoordeeld of een medewerker productief is geweest, kun je beter een teamleider of manager hier het oordeel over laten geven.