15 augustus 2018

Urenregistratie, hoe werkt dat?

  • Urenregistratie
  • Leestijd: 6 minuten

Het kan lastig zijn medewerkers te motiveren om de uren tijdig en juist door te geven. Voor inzichten in je bedrijfsvoering en de uitbetaling van de medewerkers is dit dan ook een essentieel onderdeel.

In dit artikel kijken we naar wat urenregistratie precies inhoudt en wat voor oplossingen er zijn. Zo kun je kiezen voor een pakket waar alles in zit wat betreft het communiceren van de uren, of knutsel je liever zelf een Excel lijstje in elkaar.

Het nut van urenregistratie

Wanneer je werkt met flexwerkers is het voor de uitbetaling handig om de uren te registreren. Wanneer er iemand bij je werkt op basis van een uurtarief, is een betrouwbare urenregistratie de basis van de uitbetaling aan de medewerker.

Niet alleen voor medewerkers die per uur betaald krijgen is urenregistratie belangrijk. Voor werknemers die een contract met vaste uren hebben is een urenregistratie ook handig. Hiermee kun je bijvoorbeeld het tijd-voor-tijd saldo bijhouden en inzien of iemand daadwerkelijk het aantal afgesproken uren werkt.

Daarnaast biedt urenregistratie ook de mogelijkheid om inzicht te krijgen in de arbeidsproductiviteit. Wanneer je het aantal gewerkte uren binnen je organisatie afzet tegen de omzet, kun je inzien of de arbeid verricht door de medewerkers daadwerkelijk effectief genoeg is. Daarnaast krijg je ook meer inzichten in je loonkosten/omzet verhouding en het geplande aantal uren tegenover de daadwerkelijk gewerkte uren. Door dit structureel bij te houden ontdek je trends en kun je je bedrijfsvoering op koers houden.

Digitale urenregistratie

Tegenwoordig zijn er meerdere digitale oplossingen voor urenregistratie. Meerdere factoren bepalen hoe effectief de methode van het bijhouden van uren is. Zo kun je je waarschijnlijk wel voorstellen dat wanneer een medewerker veel moeite moet doen om uren bij te houden of het systeem lastig vindt, ze geneigd zijn laks de uren bij te houden.

Om deze bepalende factoren niet zelf uit te hoeven vinden, zijn er systemen en apps die zo ontwikkeld zijn, dat de urenregistratie zo makkelijk mogelijk gaat. Zo zijn er apps die de medewerker de uren laat doorgeven op het moment dat de dienst is afgelopen, en zijn er systemen die dit automatisch berekenen op basis van GPS locatie of kloksystemen. Beiden vormen van digitale urenregistratie hebben voor- en nadelen.

Urenregistratie in Excel

Wanneer je handig bent met Excel en gemakkelijk de nodige formules uitvoert waarmee jij de urenregistratie bijhoudt en verwerkt in een rapportage, heb je misschien wel geen app of digitaal systeem nodig. Excel is dan ook vaak kosteloos. Echter zijn er wel een paar voor- en nadelen die je moet overwegen voordat je de urenregistratie met Excel doet. Denk hierbij aan het feit dat je voor de medewerkers geen (makkelijke) optie biedt om uren door te geven en dat Excel niet gemaakt is voor urenregistratie en dus foutgevoelig is.

urenregistratie template gratis download excel

Valkuilen bij urenregistratie

Wanneer je uren gaat registreren van medewerkers zijn er meerdere valkuilen waar je rekening mee moet houden om het zo effectief mogelijk te houden. Heb je ooit nagedacht over de eerlijkheid van de medewerkers? Wanneer er geen controle is op de uren die zij doorgeven, kun je een vertekend beeld krijgen van je bedrijfsactiviteiten. Ook is het belangrijk dat de uren die je werknemers registreren overeenkomen met de uren die je de klant uiteindelijk factureert.

Voorbeelden van urenregistratie

Wanneer je begint met een methode voor urenregistratie, is het makkelijk om naar wat voorbeelden voor urenregistratie te kijken. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. We hebben daarom wat methodes voor je op een rijtje gezet, waar je wat inspiratie op kan doen voor jouw urenregistratie.