21 maart 2018

4 Bewezen tips voor een effectievere urenregistratie

  • Personeelsmanagement

Urenregistratie kan enorm lastig zijn voor veel bedrijven. Wanneer medewerkers niet op kantoor werken, maar uitgezonden werken, hoe weet je dan of ze écht overuren hebben gemaakt en hoe controleer je dit? Dit artikel geeft je 4 tips over hoe je dit makkelijker ziet en meer vertrouwen kan hebben in je medewerkers.

1. Houd de uren in balans

Allereerst is het belangrijk om de samenwerking met de medewerkers goed te houden. Dit zal er al voor zorgen dat de tijdregistratie van de medewerker sneller zal kloppen. Wanneer hij of zij een goede en fijne samenwerking met het bedrijf of leidinggevende(n) heeft, zal de medewerker gestimuleerd zijn om aan goede urenregistratie te doen.

Houd daarom de uren in balans. Wanneer een medewerker voelt dat hij of zij oneerlijk behandeld wordt, zal de medewerker sneller sjoemelen met de urenregistratie. Doe de personeelsplanning dus zo dat iedereen evenveel nachtshifts heeft en dat er niet het gevoel wordt gekweekt dat iemand een (onterechte) voorkeurspositie heeft.

Met de uren in balans houden wordt ook bedoeld dat een medewerker constante uren per week wil maken. Over het algemeen zijn mensen zo ingesteld dat we van ritme en structuur houden. Voor iemand die wekelijks al verschillende diensten werkt, is het dus wel fijn om rooster te hebben die wekelijks niet te veel verschilt. Zowel niet in de tijden als in het aantal uren.

2. Maak urenregistratie simpel

Wij mensen houden van gemak. Onze hersenen zijn zo afgesteld dat we vaak voor de weg van de minste weerstand kiezen. Wanneer we dus een complexe methode van tijdsregistratie voor ons hebben is het dus na een dag werken makkelijk om minder nauwkeurig te zijn. Houd tijdsregistratie daarom simpel. Een app speciaal ingericht voor urenregistratie is dus een goede oplossing. Deze apps en software begrijpen dat het simpel en makkelijk moet en herinneren de medewerker direct na hun werktijden dat ze hun uren moeten opgeven.

3. Geregistreerde uren vs. personeelsplanning

Om te zorgen dat de urenregistratie goed gebeurd, is het belangrijk om de tools te hebben waarin dit overzichtelijk gaat en waar je makkelijk en duidelijk kan zien hoeveel overuren er gemaakt zijn. Doe je dit via Excel of misschien zelfs nog via mail, dan is het onoverzichtelijk en trigger je jezelf niet om de inplanning te vergelijken met de uren die er uiteindelijk gewerkt zijn.

Er zijn apps en online softwares beschikbaar waarmee je personeel kan inplannen en vervolgens de geregistreerde uren kan vergelijken met de uren die je initieel hebt opgegeven in het rooster. ONDURO biedt de mogelijkheid om alle opgegeven uren van de medewerkers te controleren en goedkeuring te geven.

4. Duidelijke personeelsplanning

Wanneer de personeelsplanning simpel en duidelijk verloopt, realiseert de medewerker ook dat ongelijkheden in de urenregistratie gemakkelijk gespot worden. Een helder systeem wekt het gevoel dat alles transparant is voor de leidinggevende/medewerker die verantwoordelijk voor de inplanning van het team.

Het begint dus al bij de planning. Ons advies hierin is dan ook om software/tool te vinden die zowel personeelsplanning als urenregistratie bevat. Dit is altijd het proberen waard en zal waarschijnlijk goedkoper zijn dan medewerkers die sjoemelen met de tijdsregistratie omdat het systeem toch te complex is voor de personeelsplanner om te ontdekken dat er veel overuren worden gemaakt.

New call-to-action

Conclusie

Een goede verstandhouding met de werknemer is belangrijk. Dit houdt in dat uren in balans gehouden moeten worden en dat de personeelsplanning eerlijk verloopt. Daarnaast is een helder systeem voor zowel personeelsplanning als urenregistratie erg belangrijk. Houd het simpel en helder. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht waarin er goed gezien kan worden hoeveel overuren iemand maakt en dat dit uiteindelijk minder is dan bij een complex systeem.