17 augustus 2018

De voor- en nadelen van een werkrooster maken in Excel

  • Rooster maken
  • Leestijd: 5 minuten

Veel ondernemers zijn het er waarschijnlijk wel mee eens dat Excel een prima oplossing is voor het maken van een rooster, omdat het gratis, bekend en flexibel is.

In dit artikel kijken we naar de mogelijkheden van een werkrooster maken in Excel, en waar je op moet letten als je een rooster in Excel maakt.

Na het lezen van dit artikel krijg je een beter beeld of Excel echt waarde biedt voor jouw type organisatie.

Voordelen

  • Het grootste voordeel van een werkrooster maken in Excel is dat het gratis is. De meeste mensen hebben wel toegang tot Microsoft Office, en anders zijn er varianten zoals Google Sheets en Numbers (Apple). Een goede werkrooster app kost vaak geld.
  • Excel is erg aanpasbaar. Je kan het vormen naar je wensen en des te meer Excel expertise je hebt, de complexer je het kan maken. Zodra er data in Excel zit kun je van alles berekenen en vertalen in grafieken, mits je de formules en de mogelijkheden kent.
  • Excel biedt de mogelijkheid om kleuren te gebruiken. Dit kan de boel een stuk overzichtelijker maken. Conditionele opmaak kun je gebruiken wanneer je de nadruk wil leggen op bepaalde gebeurtenissen in Excel.
  • Excel is vaak makkelijk om mee te beginnen. Het systeem is voor velen geen vreemd. De een is misschien net wat handiger dan de ander. Wanneer jij Excel begrijpt, is het dan ook een kleine stap om het te gebruiken voor de personeelsplanning, zonder te leren hoe het werkt.

Nadelen

  • Excel is niet gemaakt voor het maken van een werkrooster. Dit betekent dat je zelf erg goed moet opletten dat alles goed blijft gaan: kloppen de formules? Zijn alle medewerkers die ingeroosterd horen te staan ingeroosterd? Is er rekening gehouden met de beschikbaarheid van de medewerkers? Zijn er overlappingen van diensten? En ga zo maar door. Dit moet je zelf checken en kan veel tijd kosten.
  • Het delen van een werkrooster dat is gemaakt in Excel is misschien niet het meest optimaal voor alle werknemers. De medewerkers die niet handig zijn met Excel, zullen minder snel even hun werkrooster checken. Daarnaast is het ook niet de meest gebruikelijke optie om Excel bestanden te delen met het personeel via de telefoon. Een goede werkrooster app met push notificaties kan een oplossing zijn.
  • Een rooster maken in Excel is foutgevoelig. Het is makkelijk om fouten te maken in de berekeningen, werktijden en dagen. Ook kan een berekeningsfout je verkeerde inzichten geven voor je personeelsmanagement.
  • Excel kost tijd. Hoe meer je verlangd van het systeem, hoe meer tijd je kwijt bent aan het berekenen, formules opzoeken en fouten corrigeren. Deze tijd kan kostbaar zijn als je druk bent met de rest van je werkzaamheden.

Conclusie

Excel is een prima oplossing voor kleinere bedrijven waar alles overzichtelijk blijft en je eventuele fouten makkelijk kan spotten. Wanneer je steeds meer afhankelijk wordt van het systeem, wanneer je bijvoorbeeld meer dan 20 medewerkers of meerdere locaties te plannen hebt, is het verstandig om over te stappen op een systeem wat ervoor gemaakt is..

Naarmate je meer medewerkers te plannen hebt, wordt het maken van een werkrooster steeds tijdrovender. Op dat moment kun je jezelf afvragen hoe de kosten voor een goed systeem voor het maken van roosters opwegen tegen de tijd die je bespaart, de fouten die je voorkomt en de inzichten die je krijgt.