20 augustus 2018

10 veel gemaakte fouten bij het maken van een werkrooster

  • Rooster maken
  • Leestijd: 8 minuten

Bij het maken van een rooster komt veel kijken. Het kan complex worden en daardoor is het gevoelig voor fouten.

In dit artikel lopen we de 10 meest gemaakt fouten bij het maken van een rooster door, zodat jij deze kan voorkomen en beter kan plannen.

1. Medewerker dubbel inplannen

Een van de meest gemaakt fouten is een medewerker dubbel gepland wordt. Bijvoorbeeld, wanneer je op verschillende locaties werkt, zoals in de beveiligingsbranche of uitzendbranche, kan het voorkomen dat je bij een gebrek aan een goed overzicht een medewerker op beide locaties plant.

Dit kun je voorkomen door goed op te letten en in de roosters te kijken van de medewerkers individueel. Echter kost dit wel tijd. Wanneer dit vaak voor komt, raden wij je aan om gebruik te maken van een software voor het maken van roosters.

2. Functie te veel inplannen (overbezetting)

Naast dat je medewerkers dubbel kan inplannen, kun je ook te veel medewerkers op één functie zetten. Wanneer je bijvoorbeeld iemand nodig hebt als barmedewerker, gaat het fout wanneer je diegene inzet als kassamedewerker op hetzelfde evenement.

Om dit te voorkomen, kun je beter eerst goed in kaart brengen welke functies je nodig hebt voor een bepaald project. Nadat je de functies hebt gepland, kun je deze koppelen aan medewerkers. Hierdoor plan je nooit een functie te veel in en plan je stap-voor-stap.

3. Rooster niet (correct) delen

Een goed en strak rooster maken is één, maar een rooster op de meest effectieve manier delen is twee. Dit is enorm afhankelijk van je medewerkers. Het is daarom goed om te begrijpen hoe je het beste met hen kan communiceren.

Zitten je medewerkers vaak op WhatsApp? Deel dan de roosters via WhatsApp. Wanneer je medewerkers niet per se hun mail gebruiken, dan is de kans groot dat ze het rooster ook niet voorbij zien komen. Dan kan je rooster nog zo goed gemaakt zijn, de medewerkers weten niet wanneer ze kunnen werken.

rooster maken demo van onduro

4. Medewerker is niet bevoegd voor de opdracht

In sommige branches zijn er regels en wetten die betrekking hebben op de inzet van personeel. Denk bijvoorbeeld aan het schenken van alcohol door jongeren onder de 16, arbeidstijden voor minderjarigen en vergunningen & certificaten.

Wanneer je gaat plannen is het goed om duidelijk inzicht te hebben in eventuele limitaties van je medewerkers. Door ze te categoriseren kun je makkelijker plannen vanuit een poule waar je zeker weet dat iedereen bevoegd is voor deze specifieke dienst.

5. Medewerker inplannen die niet beschikbaar is

Bij het plannen is het belangrijk om de link te leggen tussen de beschikbaarheid die de medewerkers doorgeven en het rooster. Wanneer je de beschikbaarheid met een fysieke agenda of via mail doorkrijgt, is het dus aannemelijk dat het een keer fout gaat doordat je iemand plant die niet beschikbaar is.

Wanneer je eerst de medewerkers in het rooster zet die aangegeven hebben dat ze niet of gedeeltelijk beschikbaar zijn, kun je vervolgens de rest plannen. Hierdoor weet je zeker dat je rekening hebt gehouden met de beschikbaarheid die doorgegeven is door de medewerkers.

6. Niet naar de vraag van de klant kijken

Bij veel dienstverlenende bedrijven worden de facturen op basis van de uren opgemaakt. Wanneer dit fluctueert kan het nog wel eens lastig zijn om zowel het juist aantal uren van de vraag van de klant in te plannen, als dat je de medewerkers genoeg plant. Het komt dan ook regelmatig voor dat bedrijven voornamelijk plannen op basis van de medewerkers en hun contract, in plaats van de vraag van de klant.

Door eerst de benodigde diensten vanuit de klant in te plannen, en er vervolgens medewerkers aan te koppelen kun je onder of overbezetting voorkomen. Echter loop je dan wel het risico om niet aan de uren te kunnen voldoen die de medewerkers volgens hun contract verwachten. Flexwerkers kunnen hier een oplossing bieden. Bij een 0-uren contract en uitzendkrachten hoef je in veel gevallen de medewerkers alleen maar in te plannen als er werk is. Dit zorgt er voor dat je de vaste medewerkers hun uren kan beloven, en dat wanneer er extra vraag is vanuit de klanten, je dit kan opvullen met flexwerkers.

7. Niet conform met de regels van de CAO

Bijna iedere branche heeft wel een CAO, die vaak algemeen verbindend verklaard is voor de branche. In bijna iedere CAO staat iets over de werktijden van de medewerkers. Bij het maken van een rooster gebeurt het dan ook vaak dat medewerkers niet genoeg pauze hebben, niet genoeg uren tussen twee diensten of te veel nachtdiensten draaien.

Om dit te voorkomen is het belangrijk om de CAO gewoon goed te kennen. Daarnaast zijn er ook bedrijven die de CAO niet altijd even gedetailleerd hanteren en er met de medewerkers samen goed uitkomen. Wanneer een medewerkers tenslotte tevreden is met jou als werkgever en jullie verhouden goed staat, is er voor de medewerker geen reden om aan de bel te trekken wanneer de CAO per ongeluk niet 100% nageleefd wordt.

8. Niet consistent het rooster publiceren

Een van de meest effectieve manieren om het rooster te communiceren met medewerkers, met een consistente regelmaat het rooster te publiceren. Bijvoorbeeld kun je het rooster iedere maandag publiceren voor de week er op. Als je dit consistent iedere maandag doet, raken medewerkers hier aan gewend. Hierdoor weten ze dat ze vanaf maandag (kunnen) weten wanneer ze moeten werken, en dus ook dat ze hun beschikbaarheid voor die maandag (op zijn minst) moeten doorgeven.

Wanneer je dus niet het rooster consistent publiceert, loop je tegen het tegenovergestelde aan: medewerkers geven op het laatste moment door dat ze toch niet kunnen, vragen vaak wanneer ze moeten werken en komen sneller niet opdagen.

9. Te laat de beschikbaarheid weten

Wanneer je nét de planning rond hebt, kan het vervelend zijn wanneer medewerkers alsnog hun beschikbaarheid doorgeven. Al helemaal als je niemand extra’s meer achter de hand hebt, kan dit tot problemen leiden die de klant kan merken.

Om dit te voorkomen is het belangrijk duidelijke afspraken te maken met de medewerkers. Net als punt 8, is hierbij consistentie belangrijk. Spreek bijvoorbeeld af dat ze minimaal twee weken van te voren door moeten geven of ze de komende twee weken ergens niet beschikbaar zijn. Door dit ook met regelmaat te vragen en te communiceren dat ze dit twee weken van te voren moeten doorgeven, en ze te herinneren aan de deadline, is het voor de medewerkers duidelijk dat ze hier op tijd mee moeten zijn.

10. Wijzigingen niet (goed) communiceren

Wanneer een rooster gepubliceerd is kan er altijd nog wat verschuiven. Iemand wordt bijvoorbeeld ziek, of de klant wil toch nog twee uurtjes extra. Er zijn genoeg redenen voor een wijziging in het rooster. Echter is het soms lastig deze te communiceren, en is de fout makkelijk gemaakt om iemand hier per ongeluk niet over in te lichten.

De best oplossing hiervoor is om gericht de mensen te bellen of appen bij wie het rooster veranderd. Het voordeel van bellen of appen is dat je weet of diegene de wijziging door heeft gekregen. Zo heb je bij WhatsApp de blauwe vinkjes die aantonen dat iemand het heeft gezien.