18 augustus 2018

Hoe moet je een rooster maken?

  • Rooster Maken
  • Leestijd: 5 minuten

Een rooster maken kan enorm ingewikkeld zijn. Er komt veel bij kijken wanneer je het goed en secuur wil doen.

Omdat het voor jou, voor je medewerkers en in veel gevallen ook voor de klanten van groot belang is om een goed rooster te maken, hebben we in dit artikel de uitdagingen in kaart gebracht en lopen we wat oplossingen met je door.

Waar je op moet letten

Wanneer je een rooster maakt, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten en die bepalen hoe jouw rooster eruit ziet.

  • De functies van je medewerkers. Wanneer je gaat plannen, kan het helpen wanneer je op basis van functies en bevoegdheden kan plannen, zodat je niet bij iedere medewerker hoeft te bedenken of hij of zij geschikt is voor de dienst die je wilt plannen.
  • De locatie. Bij het plannen is het belangrijk de juiste klant en/of locatie voor je te hebben. Hiermee kun je rekening houden met de reisafstand van de medewerker en kun je per locatie zien of je er genoeg mensen naartoe stuurt.
  • De vraag. Wanneer de inzet van medewerkers is bepaald door de opdracht van de klant, is het handig om eerst in kaart te brengen hoeveel uur je per functie moet inzetten, voordat je medewerkers koppelt.
  • Beschikbaarheid van de medewerkers. Voordat je medewerkers gaat inplannen, is het handig om te weten wie er überhaupt kan werken.

Dit is natuurlijk niet het enige waar je rekening mee moet houden, maar dit lijstje biedt wel een basis om je rooster te maken. Hoe meer factoren bepalen hoe je iemand in plant, hoe lastiger het wordt om het in Excel te knutselen.

Rooster maken via een app

Nadat je het rooster hebt gemaakt en alle medewerkers hebt ingepland, is het ook handig om na te denken over hoe je het gaat delen met de medewerkers. De manier waarop je deelt kan bepalen of een medewerker wel of niet op komt dagen bij je klant.

We zien vaak nog bedrijven die via de mail een Excel rooster versturen. Wanneer je roosters via Excel deelt met medewerkers, kun je lastig wijzigingen goed doorgeven. De smartphone is niet weg te denken en dat zou dus ook direct een effectieve methode zijn om je medewerkers te bereiken voor hun rooster en up-to-date te houden.

Als je dus je rooster hebt gemaakt en het deelt via WhatsApp of een andere app, komt de notificatie doorgaans beter binnen. Een app waar jij je roosters op kan maken, en waar je vervolgens direct – zonder omweg via een andere app – makkelijk je medewerkers op de hoogte kan stellen is tot slot de meest effectieve oplossing.

rooster maken demo van onduro

Voor- en nadelen van rooster maken in Excel

Wanneer je handig bent met Excel, kun je er best veel mee. Je kan het inrichten zoals je het fijn vindt, het is redelijk flexibel en je kan er het een en ander mee automatiseren. Echter blijft het een rekenprogramma en is niet ontworpen als rooster software. Als je naar de opsomming onder het kopje ‘Waar je op moet letten’ hierboven kijkt met dingen die het rooster maken complexer maken, kan het maken van een rooster in Excel enorm tijdrovend en frustrerend zijn.

Een online rooster programma kan je dus veel tijd en gedoe besparen ten opzichte van zelf een rooster knutselen in Excel. Voor een diepere kijk in hoe je met Excel een rooster kan maken en wat hier de voor- en nadelen van zijn, lees je ons artikel ‘De voor- en nadelen van een rooster maken in Excel’.