14 september 2018

Efficiënter plannen terwijl je rekening houdt met opdrachtgevers en werknemers

  • Personeelsplanning
  • Leestijd: 5 minuten

Het plannen van medewerkers is een hele klus, waar best wel wat bij komt kijken. Zo is de beschikbaarheid van de medewerkers belangrijk, de wensen van de klant en wat het uiteindelijk oplevert voor het bedrijf.

Dit artikel kijkt naar hoe je door samen te werken met de klant en de medewerkers, efficiënter kan plannen.

Samen plannen met de klant

Wanneer je met opdrachtgevers werkt, kun je de klant laten participeren in de planning door ze de diensten te laten plannen die ze nodig hebben. Er zijn planningsprogramma’s (zoals ONDURO) waar de rechten en bevoegdheden van gebruikers dusdanig afgestemd kunnen worden, dat klanten in het systeem de benodigde uren doorgeven.

Belangrijk zijn de afspraken die je maakt met de klant. Zo kun je het maximum aantal uur per maand of per week afspreken met de klant, om te voorkomen dat je niet genoeg personeel kan leveren. Ook kun je een marge afspreken aan uren die je niet kunt vullen met personeel. Daarnaast is een belangrijke afspraak dat de klanten dit niet altijd kunnen doen, maar uiterlijk een bepaald aantal weken van te voren. Hierdoor heb je de tijd om de medewerkers in te plannen.

Rekening houden met medewerkers tijdens het plannen

Het samenwerken met medewerkers kun je op twee manieren doen:

  • je kunt ze beschikbaarheid door laten geven;
  • of je kunt ze in laten schrijven in de diensten die de klant heeft ingevuld.

Ons advies is om het beide te doen. Voordat je de open diensten die de klant heeft ingevoerd publiceert naar de medewerkers, is het handig om de beschikbaarheid te weten van de medewerkers. Bijvoorbeeld, weet wanneer ze niet kunnen, zodat je ze zelf waar nodig kan inplannen op de dagen dat ze niets hebben doorgegeven.

Daarnaast kun je de medewerkers zichzelf laten inschrijven voor de diensten die de klant heeft opengezet. Wanneer er diensten over blijven waar niemand zich voor heeft ingeschreven, kun je zelf nog de laatste uurtjes invullen door medewerkers zelf in te plannen. Hierdoor kunnen medewerkers ook zelf bepalen welke diensten ze werken, en is het hun eigen verantwoordelijkheid of ze ook daadwerkelijk de uren werken die ze willen werken. Let wel op, de CAO die voor jou van toepassing is kan hier regels over hebben. Zorg dus dat je altijd uit blijft gaan van je CAO.

rooster maken demo van onduro

Inzichten

Wanneer je dit toepast, zul je merken dat jouw rol als plannen een stuk passiever wordt. Je legt de verantwoordelijkheid bij de klant en medewerkers, en speelt zelf een sturende en ondersteunende rol om de planning helemaal rond te krijgen. Bij veel bedrijven zorgt dit voor meer tevredenheid onder de medewerkers en klanten, daarnaas neemt het druk weg bij planners.

Uiteindelijk is de belangrijkste taak als planner om overzicht te houden en inzichten te gebruiken om in plaats van alleen een planning rond te krijgen, ook de planning zo efficiënt mogelijk te maken. Daarnaast dien je als planner te bepalen wanneer een planning ideaal is en wanneer het gecommuniceerd wordt met alle partijen.