3 september 2018

Waar je rekening mee moet houden bij het plannen van personeel in Excel

  • Personeelsplanning
  • Leestijd: 7 minuten

Wanneer je op het punt staat om een personeelsplanning te maken, is Excel waarschijnlijk de meest voor de hand liggende keuze.

Echter zijn er een paar valkuilen bij het maken van een personeelsplanning in Excel, omdat het programma niet gemaakt is voor het plannen van personeel.

Na het lezen van dit artikel kun je een beter afgewogen keuze maken of Excel de ideale oplossing is voor het maken van een personeelsplanning en waar je op moet letten bij het maken van een planning in Excel.

Het publiceren van de planning

Nadat je de personeelsplanning hebt gemaakt in Excel, moet je het delen met de medewerkers. Wanneer je het gaat delen, kun je jezelf afvragen of je wilt dat medewerkers in het Excel bestand kunnen om de planning te zien en hoe de planning in Excel voor hen overzichtelijk is.

Tegenwoordig kun je met meerdere personen tegelijk in één bestand. Dit kan handig zijn voor medewerkers om de planning in te zien, maar ook gevaarlijk. Hoe meer medewerkers je hebt, hoe groter het risico wordt dat iemand zelf (kwaadwillig of niet) aanpassingen gaat maken in de planning, zonder dat je dit door hebt. Daarom is het live delen van een planning in Excel niet ideaal, vooral niet voor bedrijven met een groter personeelsbestand.

Wanneer je het Excel bestand niet live deelt met medewerkers, is de vraag hoe je het wel duidelijk verstuurt. Je kunt het hele rooster in pdf opslaan of als Excel bestand kopiëren, maar dan is het voor de medewerker onduidelijk wanneer hij of zij moet werken, omdat het geen individueel rooster is. Het meest gemakkelijke is vaak dat de medewerker ziet wanneer hij of zij moet werken, zonder een heel rooster te hoeven zien. Ook hier geldt: hoe meer medewerkers, hoe eerder het fout gaat. Daarnaast is het enorm tijdrovend als je medewerkers een individueel rooster stuurt.

Beschikbaarheid van de medewerkers

Bij het plannen speelt de beschikbaarheid van de medewerkers een grote rol. Tijdens de feestdagen en vakantieperiode kan het lastig zijn om foutloos te plannen zonder te vergeten dat iemand wel of niet beschikbaar is. Met het plannen in Excel is dit lastig overzichtelijk te krijgen. Laat staan dat je tijdens deze dagen naar ieders tevredenheid kan plannen. Wanneer je dit zo effectief mogelijk wilt doen, kost het enorm veel tijd en medewerkerstevredenheid.

Tactisch plannen

Wanneer je plant met Excel kost het al veel tijd om het foutloos te doen en te publiceren. Als je ook rekening wilt houden met het verschil van kwaliteiten van je medewerkers en de kosten per medewerker, wordt je sheet complex. Excel is uiteindelijk geen plansysteem, maar een werkblad waarin je zelf de regels bepaalt. Omdat je voor alles zelf moet bepalen hoe je sheet werkt, beperkt het je in de mogelijkheden omdat het anders te ingewikkeld wordt. Houd er dus rekening mee dat als je overweegt Excel te gebruiken voor de personeelsplanning, je minder tactisch en soms ook minder voordelig kan plannen.

New call-to-action

Wijzigingen

Als je de planning hebt gepubliceerd, is het zo goed als onvermijdelijk dat er wijzigingen plaatsvinden. Denk aan medewerkers die ziek zijn of klanten die meer of minder uren nodig hebben. Deze wijzigingen wil je doorgeven aan de de medewerkers. Als dit veel voorkomt, levert dit verwarring op bij medewerkers. Ze zijn op het moment dat je hen de verandering doorstuurt zelf verantwoordelijk voor het rekening houden met de wijzigingen. De planning zoals je hem in eerste instantie hebt doorgestuurd wordt namelijk niet vernieuwd in Excel wanneer je deze niet live deelt.

Planning maken in Excel kost tijd

De punten die hiervoor genoemd zijn, leiden allemaal tot tijd die je moet investeren om je Excel bestand zo goed mogelijk te krijgen. Hoe complexer je planning hoe meer tijd het je kost. Dit geldt ook voor het aantal medewerkers dat je moet plannen. Vooral omdat Excel niet is ontworpen voor personeelsplanning, kost het je extra tijd om het in te delen.

Wanneer je de bedrijfsvoering wilt verbeteren door goed te plannen, is het belangrijk de tijd die je hiervoor moet investeren in het plannen met Excel op te wegen tegen een systeem waarbij je veel aspecten van de planning niet zelf hoeft te maken in Excel. Een verkeerde afweging kan je enorm veel frustratie en tijd kosten. Houd rekening met het aantal medewerkers dat je moet plannen en wat voor inzichten je verlangt vanuit je planning.