8 september 2018

3 Cruciale factoren om goed ad-hoc te plannen

  • Personeelsplanning
  • Leestijd: 5 minuten

In sommige branches, zoals de beveiligingsbranche, komt het voor dat er ad-hoc gepland moet worden. Soms vraagt een klant een week van te voren om extra personeel, maar soms kan dit ook slechts enkele dagen of zelfs 24 uur van te voren zijn.

In dit geval moet je snel kunnen handelen en komt alles neer op een goed georganiseerde planning. Daarom kijken we in dit artikel naar wat je kunt doen om zo goed mogelijk ad-hoc verzoeken van klanten te plannen.

Het plansysteem

Als je op het punt bent dat een klant je kort van te voren doorgeeft dat ze extra uren nodig hebben en dat er extra gepland moet worden, is het cruciaal om overzicht te hebben. Dit overzicht moet je inzicht bieden in wie er op dat moment al gepland staan en wie er aan de zijlijn staan. Van die beschikbare medewerkers wil je ook weten of zij bevoegd en geschikt zijn voor de opdracht waar extra personeel nodig is. Heb je niemand? Dan is overzicht belangrijk om in te zien waar je kunt schuiven met medewerkers.

Dit overzicht kun je zelf maken in Excel. Echter is dit niet wenselijk. Wanneer er veel verwacht wordt van je planning, wil je niet bezig zijn met het controleren of diegene wel écht beschikbaar, bevoegd of rendabel is en of je geen fout in je overzicht hebt zitten. Een software voor personeelsplanning biedt hier focus op wat echt belangrijk is, namelijk het plannen zelf.

Bereid je voor op extra kosten

In veel situaties kost ad-hoc plannen je extra geld. Denk hierbij aan eventuele verschuivingstoeslagen, overuren en het inschakelen van externe medewerkers, zoals zzp’ers. Dit is in de meeste gevallen duurder dan je eigen personeel en daar moet je op voorbereid zijn.

Wanneer je goede afspraken maakt met de klant over ad-hoc verzoeken, kun je de extra kosten doorberekenen, om je marges hetzelfde te houden. Het is tenslotte niet wenselijk om een gedrukte marge te hebben wanneer jij juist moeite doet om personeel bij elkaar te verzamelen om die ad-hoc diensten te vullen.

rooster maken demo van onduro

Communicatie

Verschuivingen binnen het rooster, voornamelijk de verschuivingen die dezelfde dag nog plaatsvinden, moeten goed gecommuniceerd worden aan de medewerkers. Met een nieuw rooster via de mail versturen met daarin de wijzigingen, red je het niet. Vooral niet als je meerdere wijzigingen in de week hebt. Dit levert verwarring op, omdat de medewerker ondertussen meerdere roosters heeft en makkelijk de verkeerde als geldend ziet.

Ons advies is daarom om te kijken naar een personeelsplanningssysteem dat zowel overzichtelijk is, als dat je er goed mee kunt communiceren. Een app om personeel mee te plannen en te publiceren is hiervoor het meest geschikt. Hiermee heb je een rooster dat altijd up-to-date is, in plaats van dat je zes versies van een rooster hoeft te delen met een medewerkers.