19 augustus 2018

5 Manieren waarmee je kosten kan besparen met het plannen van personeel

  • Planning
  • Leestijd: 6 minuten

De komst van digitale plannings oplossingen voorziet planners en HR experts van meer efficiëntie.

Inzichten als loonkosten/omzet verhouding, geplande uren vs. gewerkte uren en gemiddelde loonkosten per uur geven je input om efficiënter te plannen.

Na het lezen van dit artikel weet jij wat je kunt verwachten van een efficiënte personeelsplanning, en extra inzichten, waarmee jij kosten kan besparen op je gehele bedrijfsvoering.

1. Duur personeel vs. goedkoop personeel

Wanneer je een planning maakt met een online personeelsplanning zoals ONDURO, krijg je inzichten in de gewerkte uren. Wanneer je uurlonen en toeslagen koppelt aan de gewerkte uren van de medewerker, krijg je inzage in de loonkosten. Wanneer je weet hoeveel één uur aan loonkosten gemiddeld kost van een bepaalde periode, kun je proberen dit gemiddelde de volgende periode omlaag te krijgen. Hierdoor help je jezelf efficiënter te plannen.

Dit kun je doen door personeel in te plannen die een goedkoper bruto uurloon krijgen, vaste werknemers te verkiezen boven medewerkers met een 0-uren contract mits de vaste werknemers hierdoor geen overuren maken.

Het is echter belangrijk om te onthouden dat er regels zijn verbonden aan het voorrang geven aan medewerkers. Zo mag je een uitzendkracht geen voorrang geven op iemand met een 0-uren contract. Het is dan ook ten zeerste aan te raden je CAO goed te checken.

Daarnaast draait het natuurlijk niet altijd om kostenreductie. Sommige personeelsleden, zoals bijvoorbeeld in sales, zorgen ook voor meer omzet. Het is belangrijk om dit mee te nemen in je overweging wanneer je efficiënter wil plannen. Kijk bijvoorbeeld naar de loonkosten/omzet verhouding van de diensten die deze medewerker gewerkt heeft.

2. Overuren reduceren

Overuren zijn duur. In veel gevallen betaal je toeslag op overuren, hoewel dat wel afhankelijk is van de CAO en het contract van de medewerker. Daarnaast levert het ook ontevredenheid op bij medewerkers die niet graag overwerken.

Door goed inzicht in je personeelsplanning kun je overuren verminderen. Wanneer je gewerkte uren tegenover de geplande uren zet, kun je meten hoe accuraat je planning was. Bijvoorbeeld, wanneer voor een bepaalde maand 120% van de uren die je eigenlijk had gepland, gewerkt zijn, weet je dat je te weinig gepland hebt. Je kan kijken hoe dit komt en eventueel deze kennis meenemen in de volgende planning. Zo zou je mensen stand-by kunnen inschakelen, of simpelweg meer uren inplannen. Hierdoor voorkom je eventuele verschuivingstoeslagen of overuren van de medewerkers.

rooster maken demo van onduro

3. Toeslagen

Sommige toeslagen zijn onvermijdelijk: wanneer de klant iemand nodig heeft voor in de avond of het weekend, kun je zolang de opdracht winstgevend is, moeilijk weigeren om je loonkosten/omzet verhouding omlaag te krijgen. Echter kun je wel personeel, dat je zelf in dienst hebt, meer inzetten op toeslagvrije diensten en flexkrachten via payrollers of uitzendbureaus op de diensten waarvoor je toeslag betaalt. Controleer wel of dit is toegestaan binnen jouw CAO, en of dit doorberekend wordt door het uitzendbureau of de payroller.

Er zijn wel toeslagen die te vermijden zijn door een goede planning, zoals de verschuivingstoeslag. Sommige CAO’s hebben een toeslag die je betaalt wanneer een medewerker op het laatste moment is opgeroepen of geruild met een andere medewerker. Door nauwkeurig te kijken naar de beschikbaarheid van de medewerkers en duidelijke afspraken te maken over het aanvragen van verlof, kun je plotse veranderingen in de personeelsplanning voorkomen, en dus ook deze toeslag.

4. Winstgevendheid van de projecten

Wees kritisch naar de opdrachten die je aanneemt. Zijn ze wel winstgevend? Als een project op zondag is en je enorm veel toeslagen moet betalen, bereken deze dan door en beredeneer of je deze opdracht wel wilt aannemen. Je kunt er ook voor kiezen een hogere vraagprijs te hanteren voor de opdracht.

Bijvoorbeeld: wanneer je een terugkerende klant hebt die steeds maar weer op het laatste moment nieuwe eisen heeft, zoals een paar uur meer of minder, kan het zijn dat jij onderhevig bent aan de verschuivingstoeslag. Durf dit dan ook op de factuur te zetten en maak duidelijke afspraken met klanten hierover.

In principe is dit redelijk logisch. Echter zijn er nog steeds veel bedrijven die niet de juiste inzichten hebben om te beoordelen of ze uiteindelijk veel kosten kwijt zijn aan een klant en of dit meer is dan de omzet. Pas wanneer je de inzichten hebt, kun je deze logische beslissingen maken.

5. Medewerkers op tijd naar huis sturen

Wanneer je niet het aantal uur kan doorberekenen naar een klant, zoals bij klanten die een vast bedrag betalen voor een project of personeel in de horeca, bespaar je kosten door personeel op tijd naar huis te sturen als ze niet meer nodig zijn. Zorg dat wanneer de werkzaamheden zijn voltooid, je ze naar huis laat vertrekken. Hiermee voorkom je dat vaste krachten onnodig overuren hoeven te draaien en dat je flexkrachten niet voor uren betaalt die niet nodig zijn.