28 februari 2018

Personeelsplanning in de Beveiligingsbranche

  • Personeelsmanagement

Personeelsplanning in de beveiliging kan erg lastig zijn. Veel bedrijven werken met een mix van vast personeel, flexwerkers en zzp'ers. Dit kan ervoor zorgen dat de medewerkers die het rooster maken, door de bomen het bos niet meer zien, laat staan als beveiligingsbedrijven dan ook nog regelmatig personeel uitlenen aan elkaar.

Een rooster maken in de beveiliging

In veel branches is het heel simpel: werknemers werken van 9 tot 5, 5 dagen in de week en in het weekend is het bedrijf dicht. Dit vereist dus niet echt ingewikkelde personeelsplanning. Maar wanneer een bedrijf te maken heeft met ochtenddiensten, middagdiensten, avonddiensten en nachtdiensten wordt het al een stuk lastiger. Wanneer het team dan ook nog eens bestaat uit flexwerkers die niet altijd beschikbaar zijn en zzp'ers die ook opdrachten van anderen opdrachtgevers binnen krijgen, wordt het complex. Laat staan als de opdrachten ook nog eens tijdelijk zijn, zoals beveiliging bij evenementen bijvoorbeeld.

Het belang van personeelsplanning

Dit maakt de situatie wat complexer en wordt de personeelsplanning ineens een intensieve baan in plaats van een wekelijks of maandelijks taakje. Als leidinggevende of eigenaar van de organisatie is het belangrijk om op te merken wanneer je kostbare tijd verliest aan processen en taken die makkelijker en sneller kunnen. Bovendien, wanneer het roosteren je moeilijk af gaat en er fouten worden gemaakt, zit je met de gebakken peren wanneer een medewerker niet komt opdagen bij de klant. Dat is natuurlijk cruciaal bij een dienstverlening als beveiliging.

Wat hier nog eens bijkomt, is dat een personeelsplanning ook aan moet sluiten op de CAO van de beveiligingsbranche. Een rooster maken kan een hoop complexiteit met zich meebrengen als je als personeelsplanner ook nog rekening moet houden met allerlei regels die voorgeschreven staan in de CAO.

De mogelijkheden voor het roosteren

Roosteren met Excel

Een van de voordelen van een personeelsplanning maken met Excel is dat je makkelijk en zeer flexibel het rooster kan indelen met datums en uren. Daarnaast kun je in Excel ook makkelijk het aantal uur berekenen per medewerker.

Echter, omdat Excel zo flexibel en vrij is, is het wel gevoelig voor fouten. Wanneer je een rooster met daarin een fout of fouten verstuurd naar de medewerkers, kan het klanten kosten.

Daarnaast is het lastig om met Excel beschikbaarheid door te krijgen van medewerkers. Een bestand delen met anderen vergroot de kans dat er iemand niet of op een andere manier in het bestand werkt, waardoor er miscommunicaties kunnen ontstaan. Uiteindelijk ben je dan toch gebonden om op een compleet andere manier de beschikbaarheid op te vragen en dat maakt de personeelsplanning complexer en zal het moeilijker worden om een rooster te maken.

Je excel bestanden delen met collegas in de beveiligingsbranche is ook een riskante actie. Dit zou echter, wil je met excel werken, wel moeten. In de beveiliging werk je vaak met het (uit)lenen van personeel en dat kan de boel flink complex maken als je in excel werkt.

Roosteren via Mail

Het enige voordeel dat wij zien van een rooster maken via mail, is dat het kosteloos is, maar het brengt een hoop nadelen met zich mee. Bijvoorbeeld kun je via mail niet duidelijk en goed de tijden weergeven. Daarnaast is het berekenen van de gewerkte uren lastig en zal je uit de voorheen gestuurde mails de uren moeten tellen die je daarin hebt gecommuniceerd. Dit kost tijd en daar worden makkelijk fouten in gemaakt.

Daarnaast is het, net zoals een rooster maken met excel, voor de personeelsplanning lastig om te weten wie wanneer beschikbaar is. Ook dit moet je bijhouden door informatie uit mails te halen en deze over te zetten op een kladblok, word of excel. Dit veroorzaakt fouten en slordigheid.

Leen je collegas van andere beveiligingsbedrijven, dan maak je in principe met meerdere mensen een planning op afstand. Dit wordt knap lastig omdat je constant moet communiceren met je concullega's over wie wanneer beschikbaar is.

Roosteren via planning software

Personeelsplanning met planning software is volgens ons de meest effectieve, efficiënte en veilige methode. Via online software staat alle informatie op één plek en bevindt het zich in een omgeving die is gemaakt voor personeelsplanning, urenregistratie en meer. De systemen spelen in op het foutloos en makkelijk roosters maken.

Met ONDURO kun je bijvoorbeeld de medewerkers opvragen om hun beschikbaarheid door te geven, zodat wanneer je medewerkers gaat inplannen, je kan zien wie wanneer beschikbaar is. Ook is een personeelsplanning afhankelijk van een beveiligings CAO. Dit houdt in dat je alle salarisberekeningen en reiskostenvergoeding automatisch berekend hebt via de software door gewoon de gewerkte uren in te vullen. Wijkt er iets af van de CAO, dan biedt ONDURO nog steeds de vrijheid binnen de software om hier en daar wat aan te passen.

Daarnaast is ONDURO ook ingericht om ideaal te werken voor de beveiligingsbranche. Het (uit)lenen van personeel in de beveiliging vereist tools waarin je goed kan communiceren met concullega's en waar je fijn in samenkunt werken om jullie krachten in te plannen. Met ONDURO kan dit en maak je zonder tijd te verliezen makkelijk een planning.

New call-to-action

Conclusie

Personeelsplanning is lastig, maar uiterst belangrijk. Gaat er iets fout bij het maken van een rooster binnen de beveiligingsbranche, dan kan het klanten kosten. Je bent afhankelijk van je mensen en daarom is het belangrijk om duidelijke, makkelijke en nauwkeurige personeelsplanning uit te voeren.

Veel bedrijven gebruiken methoden als Excel en mail, maar binnen een branche als de beveiliging is een software voor personeelsplanning overduidelijk beter. Niet alleen voor de personeelsplanner(s) en medewerkers, maar ook voor de klanten.