ZZP ers, uitzend-, of tijdelijke krachten: Slimmer plannen van je flexibele schil wordt er niet makkelijker op

  • personeelsplanning
  • flexwerker
  • flexibele schil

De flexibele schil is voor veel bedrijven belangrijk om als organisatie wendbaar te blijven. Met name in onzekere tijden geeft het de ruimte om snel in te spelen op veranderende marktomstandigheden.

Met de inzet van ZZP’ers, inhuurkrachten en andere tijdelijke medewerkers kun je sneller inspelen verandering door te groeien als de vraag toeneemt, of af te schalen als er tijdelijk minder werk is.

Uit recent onderzoek van TNO komt naar voren dat in 2019, 28% van het personeel bestaat uit flexibele contracten. En hoewel de verwachting is dat dit aantal weer wat zal dalen, blijft ruim 20% van de contracten bestaan uit flexibele werkvormen.

Vanuit organisatorisch perspectief is het prettig om een flexibele schil te hebben die je kunt inzetten om in te spelen op de veranderende vraag. Bij het maken van je personeelsplanning levert het echter wel een extra uitdaging. Want de flexibiliteit die je zelf wenst, kent als keerzijde dat de ander deze ook heeft.

De flexibele schil is voor veel bedrijven belangrijk om als organisatie wendbaar te blijven. Met name in onzekere tijden geeft het de ruimte om snel in te spelen op veranderende marktomstandigheden.

Met de inzet van ZZP’ers, inhuurkrachten en andere tijdelijke medewerkers kun je sneller inspelen verandering door te groeien als de vraag toeneemt, of af te schalen als er tijdelijk minder werk is.

Uit recent onderzoek van TNO komt naar voren dat in 2019, 28% van het personeel bestaat uit flexibele contracten. En hoewel de verwachting is dat dit aantal weer wat zal dalen, blijft ruim 20% van de contracten bestaan uit flexibele werkvormen.

Vanuit organisatorisch perspectief is het prettig om een flexibele schil te hebben die je kunt inzetten om in te spelen op de veranderende vraag. Bij het maken van je personeelsplanning levert het echter wel een extra uitdaging. Want de flexibiliteit die je zelf wenst, kent als keerzijde dat de ander deze ook heeft.

Belangrijke uitdagingen bij het plannen van de flexibele schil

De flexibele schil is prettig als deze je in staat stelt om snel je capaciteit uit te breiden of juist te laten krimpen. Hierin zit de kracht maar ook de uitdaging: “Als jij mensen zoekt omdat de markt aantrekt, dan zoekt de concurrent ze ook”

Of de beste mensen voorhanden zijn als je ze nodig hebt, dat is dus maar net de vraag.

Een flexschil opbouwen is dus een competentie die de organisatie zich eigen moet maken. Het vraagt een operationele personeelsplanning die in staat is een flexibele buffer aan capaciteiten op te bouwen die groei en krimpbestendig is.

Kerncompetenties van een flexibele organisatie

Vier kerncompetenties voor het succesvol opbouwen van een flexibele organisatie:

  • Netwerk opbouwen in de markt
  • Flexibel organiseren van capaciteiten
  • Voorspellen van de vraag in de markt
  • Duurzame relatie opbouwen

Netwerk opbouwen in de markt

De beste mensen hebben altijd werk. De beste mensen leveren de grootste bijdrage en zijn daardoor voor iedereen interessant. Zowel je concurrent, maar zelfs voor je eigen klant.
:
Omdat ze altijd werk hebben, zijn ze moeilijk te vinden en nog moeilijker te contracteren. Ze hoeven immers niet op zoek naar jou. Het werk vindt hen.

Als je echt succesvol wilt zijn, moet je dus zorgen dat je deze groep aan je weet te binden. En daarvoor heb je een goed netwerk nodig. Als organisatie moet je een netwerk opbouwen van mensen die voor jou willen werken.

Mensen die voor jou werken, komen op de werkvloer vaak dagelijks collega’s tegen die hetzelfde werk doen. EN die praten met elkaar.

Door je beste mensen te betrekken bij het uitbouwen van je netwerk, leer je vanzelf met wie zij graag samenwerken. Dit zijn de mensen die je vervolgens in je flexibele schil wilt opnemen. Zo bouw je een netwerk op waarin de sterkste spelers in de markt in beeld komen. En als je het goed doet, in beeld willen komen.

Flexibel organiseren van capaciteiten

Om flexibel te kunnen plannen moet je flexibel kunnen organiseren. Om in te kunnen spelen op de vraag in de markt, moet je slim zijn. Hiervoor moet je weten wat je flexibele schil kan en wil.

Niet iedereen is voor iedere opdracht even geschikt. Dit kan een inhoudelijke uitdaging zijn, omdat iemand niet over de juiste capaciteiten beschikt, maar ook een ideologische of culturele mismatch.

Zo heeft een klant vaak voorkeur aan een bekend gezicht boven een inhoudelijke kennis en vaardigheden. Of is een bepaalde taak prima aan te leren aan iemand met aanpalende vaardigheden.

Door verder te kijken van de bestaande capaciteiten en inzet van een medewerker, kan een slimme planner ruimte creëren en de flexibiliteit vergroten. Door op het juiste moment een nieuwe medewerker voor te stellen, een iets moeilijkere opdracht te geven, een extra taak erbij te geven etc. zorg je ervoor dat je de capaciteiten en inzetbaarheid van je flexschil vergroot en weer aantrekkelijker wordt voor zowel de medewerkers als de klanten.

Het in beeld hebben van de capaciteiten maar ook de inzetbaarheid van een medewerker is dan ook een belangrijke functie van de planning van een flexschil.

Binnen ONDUROhebben we dit dan ook opgelost door dit centraal in de planning zichtbaar te maken. Vanuit het planbord zie je direct op welke functies of opdrachten een medewerker ingezet kan worden en bij welke locaties.

Door te werken met aanvullende tags, kun je aanvullende filters aanbrengen. Met deze filters kun je ambities of bredere inzetbaarheid van de medewerker over teams, klanten of opdrachten stimuleren.

Te vaak wordt bij inzet van flexibele schil alleen naar ervaring gekeken en te weinig naar de ambities van een medewerker. Zeker bij flexibele krachten wordt hier te makkelijk over gedacht. Het gevolg hiervan is dat je flexibele schil steeds zwakker wordt en de schommelingen in vraag en aanbod steeds groter.

Voorspellen van de vraag in de markt

In de laatste alinea refereer ik er al aan, de vraag van de markt. Plannen is het afstemmen van vraag en aanbod. Het kunnen voorzien van de vraag is een belangrijk onderdeel van een goede planning. Te veel mensen inplannen kost geld, maar te weinig mensen inplannen ook.

Hoe beter je in beeld hebt hoeveel vraag er op een bepaald moment is, des te beter kun je zorgen voor de juiste beschikbare capaciteit. Hoe beter het lukt om de vraag te voorspellen en beïnvloeden, des te makkelijker wordt het plannen.

De vraag verschuiven

Als je naar vraag kijkt, dan is een deel van de vraag goed planbaar en vaak beïnvloedbaar. Dit is werk dat moet worden gedaan, maar het hoeft niet direct te gebeuren, of is goed te voorspellen.

Geplande beïnvloedbare capaciteitsvraag
Een voorbeeld van goed planbare en beïnvloedbare capaciteit is het geval bij de ontwikkeling van ONDURO ons Planningspakket. We hebben regelmatig capaciteit nodig om nieuwe modules te programmeren. Dit is belangrijk, maar er is geen klantafspraak over gemaakt met betrekking tot de beschikbaarheid van een module. Bij de planning kunnen we dus makkelijk schuiven met onze capaciteit.

Vaak is het mogelijk om werk in de tijd te schuiven, waardoor er ruimte op de planning komt om efficiënter gebruik te maken van de beschikbare capaciteit. Het voordeel hiervan is dat je de best passende medewerkers kunt selecteren voor het werk.

Naast nieuwe modules, kennen we ook kleine aanpassingen op verzoek van een klant. Dan is de invloed op de planning beperkter, omdat het aanvullingen zijn die voor een klant van belang zijn om efficiënter te kunnen werken. Hoe sneller we kunnen leveren, des te blijer maken we de klant. Dus hier maken we realistische afspraken over de oplevering, maar houden wel rekening met verwachte druk op onze capaciteit en de beschikbaarheid van mensen.

Bij geplande capaciteit, weet je dat het werk eraan komt. Je moet capaciteit beschikbaar stellen ook als het eigenlijk druk is. Doordat het gepland is, kun je wel binnen de tijdruimte schuiven en prioriteiten verleggen.

Ongeplande of moeilijke beïnvloedbare capaciteitsvraag
Ongeplande en beïnvloedbare vraag is het meest lastige voor de planning. Hier moet je capaciteit leveren op het moment zelf, of je mist de opdracht. Of nog sterker de klant valt stil. Dit is het geval als er bij ONDURO een fout optreedt en de klant niet meer kan plannen. OP dat moment moeten we alles uit onze handen laten vallen en de boel repareren.

Dit kost vaak veel meer tijd, dan bij geplande activiteiten. Je moet het doen met de beschikbare krachten voorhanden. Ook als ze niet de beste man op de taak zijn.

Om hierop in te spelen is het van belang je flexschil maximaal beschikbaar en breed inzetbaar te hebben. Een planning met goed inzicht in de beschikbaarheid en capaciteiten en waarmee je snel kunt schakelen naar je team is daarom ook noodzakelijk.

Een belangrijk winstpunt voor veel bedrijven waar we komen is dan ook juist het vergroten van de efficiency op dit punt. Snel kunnen schakelen met veel beschikbare capaciteit, waardoor je binnen de beschikbare mogelijkheden de beste medewerker voor de vraag kunt selecteren.

Duurzame relatie opbouwen

Misschien is het in de bovenstaande drie punten al wel duidelijk geworden, maar snel kunnen schakelen vraagt om een duurzame relatie aan zowel de vraag als aanbodkant. Een goede planning vraagt van mensen om beschikbaar en flexibel te zijn. Een flexibele schil is meer dan een contractvorm. Echte flexibiliteit zit in het gedrag van de medewerker, de organisatie en de klant.

Hoe beter je op elkaar ingespeeld bent, des te beter kun je de capaciteit verdelen. De vraag in tijd verdelen, waardoor er geen piekbelasting ontstaat. Piekbelasting maakt het onmogelijk om overal de beste match te maken.

Daarnaast vraagt het van de mensen die de capaciteit leveren, dat ze op tijd kenbaar maken op welke momenten ze beschikbaar zijn. En dat ze op de momenten dat de vraag er is beschikbaar zijn.

Dit lukt alleen als je het vertrouwen in elkaar hebt en er met elkaar voor gaat. Juist hier leent een flexibele schil zich goed voor, want als je mensen betrekt en vanuit hun zelfstandig ondernemerschap medeverantwoordelijk maakt, dan krijg je dit in het resultaat terug.

ONDURO als planningspakket voor flexibele schil

Je flexibele schil succesvol opbouwen is voor veel bedrijven een belangrijke uitdaging. Dit vraagt inderdaad tijd en energie. Je moet op het juiste moment investeren in de relatie, zodat je erop kunt vertrouwen als de druk toeneemt.

Binnen ONDURO willen we organisaties helpen bij groei. Een goede planning is bij groei onmisbaar. Plannen kost veel tijd en geld en het evalueren ervan geeft veel inzicht om te verbeteren.

Een goede planning vraagt dan ook veel afstemming en goede vastlegging. We hebben binnen ONDURO dan ook veel tijd besteed aan juist het makkelijk en overzichtelijk maken van die twee dingen.

Door de online omgeving kan iedere planner en medewerker zien wat het actuele rooster is, Wanneer iemand moet werken, met wie en voor hoe lang. En met de unieke functie van waarnemer, kan ook de klant op afstand hierin meekijken. Zo is ook voor hen inzichtelijk wie aan het werk is.

Ben je benieuwd hoe we jou kunnen helpen jouw flexschil te optimaliseren en hoe dit kan bijdragen aan jouw groei?
Start dan hier je eigen demo, of stuur een mailtje naar Bart@onudro.com. Dan neem ik graag contact met je op.

Let op: wij kunnen niet garanderen dat deze informatie altijd foutloos, volledig en actueel is. Daarom kunnen aan de informatie op deze website alsmede eventueel advies - per e-mail of via de chatfunctie - geen rechten worden ontleend.